Die IT der öffentlichen Verwaltung unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht von der IT in der Privatwirtschaft. Sie hat spezifische Aufgaben, muss aber auch besonderen Vorgaben gerecht werden, die sich aus der Art der öffentlichen Dienste, den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger sowie aus den internen Verwaltungsprozessen ergeben. Hierzu zählen strenge rechtliche Vorgaben und Sicherheitsanforderungen, das Thema Datenschutz, eine große Menge an unterschiedlichen Systemen und Daten oder die besonderen Anforderungen in Sachen Verfügbarkeit und Stabilität. Da die Verwaltung nicht gewinnorientiert arbeitet, müssen zudem die Ressourcen, die es dafür braucht, besonders wirtschaftlich und sinnvoll verwendet werden. Der Einsatz der IT spielt hierbei eine wichtige Rolle. Anwendungen und IT-Lösungen von Digitalisierungspartnern wie der HZD können einen entscheidenden Teil dazu beitragen, diese Prozesse effizienter zu gestalten.
Softwarelösungen der HZD
Zwischen Standard und Maßkonfektion
IT für die Verwaltung
Als Full-Service-Provider deckt die HZD dabei das ganze Spektrum an IT-Leistungen ab, um die komplette Wertschöpfungskette digitaler Verwaltung zu bedienen – von der Basis einer zentralen IT-Infrastruktur und dem stabilen Betrieb über komplexe Sicherheitslösungen zur Abwehr von Cyber-Bedrohungen, dem IT-Support und der IT-Beratung bis hin zur Entwicklung maßgeschneiderter Softwarelösungen inklusive Managed Services. Diese „Rundumbetreuung“ von IT-Systemen macht es möglich, die verschiedenen Systeme sinnvoll ineinandergreifen zu lassen, flexibel auf Anforderungen zu reagieren und die Kosten für die Kunden so gering wie möglich zu halten.
Zwischen Standard und Flexibilität
Eine der wohl umfassendsten Kernaufgaben der HZD liegt in der Bereitstellung sowie dem Betrieb von Softwarelösungen und Anwendungen. So vielfältig wie die Einsatzgebiete, Ressorts und Fachbereiche, in denen sie zum Einsatz kommen, so unterschiedlich sind auch die IT-Lösungen dafür. Die berühmte eierlegende Wollmilchsau sucht man unter den Anwendungen vergeblich. Und auch die Rahmenbedingungen, das verfügbare Zeitfenster für einen vollständigen Rollout oder das Budget sind so individuell, dass für jeden Auftrag genau geprüft werden muss, welche Lösung in Frage kommt und am sinnvollsten ist. Die HZD kann hierbei nicht nur auf einen großen Erfahrungsschatz und breites Know-how zurückgreifen. Sie bietet einen ganzen Werkzeugkasten an verschiedenen Lösungsansätzen. Basierend auf einer umfangreichen Anforderungsanalyse kann – je nach Auftrag – mal der Einsatz von einem etablierten Marktprodukt in Frage kommen und mal eine maßgeschneiderte Softwareentwicklung sinnvoll sein. Prominente Beispiele für Eigenentwicklungen der HZD sind u.a. die digitale Antragsstrecke sowie das Management-Informationssystem MIS.
Deutschlandweit im Einsatz
Für alle Ansätze gibt es gute Argumente und vorhandene Erfahrungen. Eine der wohl bekanntesten Eigenentwicklungen der HZD ist das Spielersperrsystem OASIS. Es dient dazu, Personen mit problematischem Spielverhalten oder solche, die sich selbst schützen möchten, vom Glücksspiel auszuschließen. Alle lizenzierten Glücksspielanbieter in Deutschland sind verpflichtet, vor der Spielteilnahme einer Person deren Status in OASIS zu überprüfen. Die HZD-Anwendung ist also nicht nur in Hessen, sondern bundesweit im Einsatz. Rund 40.000 Anwenderinnen und Anwender verzeichnet OASIS aktuell. Keine leichte Aufgabe, immerhin hat man es dadurch mit einer Vielzahl an unterschiedlichen IT-Systemen und rechtlichen Rahmenbedingungen in den einzelnen Bundesländern zu tun. Hinzu kommen die extrem hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Stabilität, welche die durchschnittlich über 14 Millionen Abfragen pro Tag mit sich bringen.
Für so ein hochperformantes und komplexes Anwendersystem wie OASIS gab es kein Standardprodukt am Markt, das in Frage gekommen wäre. Stattdessen hat die HZD im Auftrag des Regierungspräsidiums Darmstadt eine maßgeschneiderte Eigenentwicklung aufgesetzt.
Mit der Zeit und der Technologie gehen
Für solch ein hochperformantes und komplexes Anwendersystem wie OASIS gab es kein Standardprodukt am Markt, das in Frage gekommen wäre. Stattdessen hat die HZD im Auftrag des Regierungspräsidiums Darmstadt eine maßgeschneiderte Eigenentwicklung aufgesetzt. Auch wenn das mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden war, lagen die Vorteile auf der Hand: Mit einer Individuallösung kann die HZD viel spezifischer auf die Anforderungen der Kunden eingehen und auf veränderte Rahmenbedingungen flexibel reagieren. Mit dem Aufbau und dem Betrieb war und ist es aber nicht getan. Es obliegt der Verantwortung der HZD, die Anwendung weiterzuentwickeln und mit neuen technologischen Standards Schritt zu halten. Um die digitale Transformation weiter voranzutreiben, gehen die Services der HZD immer weiter in Richtung Cloud. Und auch bei OASIS arbeitet die HZD bereits intensiv an einer Container-basierten Lösung, um Prozesse und Automation weiter zu verbessern. So konnte beispielsweise die Bearbeitungszeit von Anträgen von bisher im Schnitt 13 Minuten auf 1,3 Sekunden gesenkt werden.
Low-Code: Einfach, schnell und günstig?
Nicht in allen Fällen ist es notwendig, das Rad völlig neu zu erfinden. Auch in der HZD greift man bei der Anwendungsentwicklung aus Zeit-, Effizienz oder Kostengründen auf fertige Softwarebausteine für Eigenentwicklungen zurück – ganz im Sinne des Low-Code-/ No-Code-Ansatzes. Statt einen umfangreichen Code zu schreiben, nutzen die Software-Profis hierfür visuelle Schnittstellen, Drag-and-Drop-Funktionalitäten und vordefinierte Bausteine, um Software zu entwickeln. So setzt die HZD beispielsweise die am Markt etablierte Low-Code-Lösung von TIM Solutions ein, um Prozesse und Arbeitsabläufe in ihrer eigenen Zentralabteilung vollständig zu digitalisieren. Diese ist auch für Menschen ohne IT-Ausbildung einfach im Handling, und seitens der HZD ist nur wenig Customizing – sprich Anpassung – notwendig, sodass die Einführung mit einem personell relativ kleinen Team realisierbar ist. Zudem gibt es Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen wie dem digitalen Veraktungssystem DMS 4.0. Formulare und andere Dokumente können somit künftig aus dem Prozessmanagement-Tool TIM heraus direkt nach den Vorgaben des Landes veraktet werden. Wichtige Features und Weiterentwicklungen wie die Einbindung von KI sind hier im Gesamtpaket automatisch mit enthalten. Insgesamt also eine deutlich kostengünstigere Realisierung, als wenn man dafür eine umfangreiche Individualanwendung programmiert hätte. Neben der Lösung für interne Verwaltungsabläufe arbeitet die HZD auch bei ihrer Betriebsplattform FISBOX® nach dem Low-Code-Prinzip und führt aktuell für das IT-Servicemanagement sowie für das Assetmanagement eine weitere Low-Code-Lösung ein.
Individuelle Lösung oder Standard: Was wirklich zählt
Auch wenn Entwickeln nach dem Low-Code-Prinzip verlockend einfach erscheint, ist es nicht als Allheilmittel zu verstehen. Mal sind die Anforderungen einfach zu spezifisch, mal genügen sie den strengen Vorgaben von Recht, Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit nicht. Mal gibt es bereits etablierte Software am Markt, die auf bestimmte Prozesse so gut spezialisiert ist, dass eine Eigenentwicklung nicht wirtschaftlich genug wäre. Für die HZD stehen die Kunden und ihre Anforderungen an erster Stelle. Sie entscheiden über den richtigen Weg zwischen skalierbaren Standards und individueller Lösung. Immer mit dem Ziel, die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend für die Modernisierung und Effizienzsteigerung der Verwaltung einzusetzen.