Kennen Sie das? Sie möchten Dateien in HeDok ablegen, doch die vielen Akten im Aktenbestandsverzeichnis dämpfen Ihren Tatendrang. Das lässt sich mit der Favoriten-Funktion in HeDok schnell ändern und an Ihre jeweiligen Bedürfnisse anpassen.
© Adobe Stock / contrastwerkstatt
Tipps
Hilfreiche Funktionen anschaulich erklärt
HessenDrive ist die Landesplattform für den unkomplizierten und sicheren Austausch von Dateien zwischen Personen innerhalb der Landesverwaltung sowie mit externen Partnern. Dateien können zum Download zur Verfügung gestellt oder auch ganze Ordner für den Upload von Dateien freigegeben werden. Auch für den Austausch von Dateien, die größer als 50 MB sind, ist es das Mittel der Wahl. Da HessenDrive ein kostenpflichtiger Service ist, sollten Sie zunächst prüfen, ob Ihr Haus bereits darüber verfügt.
Jira ist ein Collaboration-Tool zur Selbstorganisation und zum Selbstmanagement von Teams bei der Umsetzung von Projekten aller Art. Teams können Jira-Boards mit Hilfe von Schnellfiltern nach ihren Erfordernissen ausrichten. Sie blenden Informationen auf dem Teamboard ein bzw. aus und sorgen so für Übersichtlichkeit und Struktur. Schnellfilter sind aber auch eine gute Möglichkeit, das Board an verschiedene Meeting-Situationen anzupassen. Board-Administratoren können Schnellfilter individuell einstellen.
Jeder von uns hat es im Arbeitsalltag mit einer Vielzahl an Passwörtern zu tun. Diese gemäß unterschiedlicher Vorgaben zu generieren und sich zu merken, kann zur Herausforderung werden. Hier unterstützt der Passwort-Manager KeePass. Auch die Anforderungen der neuen landesweiten Passwortrichtlinie lassen sich mit Hilfe von KeePass meistern.
Seit dem 1. Dezember 2023 erscheint die Startseite des MAP in einem neuen Design. Neben der veränderten Optik mit frischen Farben verbessern neue Funktionen die Usability. Das Portal-Team der HZD stellt einige der wichtigsten veränderten Funktionalitäten vor.
In OneNote lassen sich sehr einfach Bildschirmausschnitte, Fotos oder Abbildungen einfügen. Dabei kann der Text aus Bildschirmausschnitten sogar extrahiert werden, um ihn beispielsweise weiterzuverarbeiten. Eingefügte Bilder lassen sich natürlich auch als dekorative Hintergrundbilder verwenden oder zu produktiven Zwecken nutzen.
Wenn Sie in einem Abschnitt Ihres OneNote-Notizbuchs eine neue Seite erstellen, erhalten Sie ein schmuckloses einfaches Blatt und können direkt mit Ihren Eingaben beginnen. So weit, so gut. Vielleicht benötigen Sie heute aber eine Seite für einen ganz bestimmten Verwendungszweck, etwa eine To-do-Liste oder ein Protokoll. Dann nutzen Sie doch einfach die bereits fertigen Seitenvorlagen, die Ihnen OneNote zur Verfügung stellt, oder erstellen Sie im Handumdrehen eine eigene.
OneNote ist das perfekte Tool, um persönliche Notizen mit einer großen Bandbreite an Werkzeugen zu erstellen und zu verwalten. Über das Selbstmanagement hinaus ist OneNote aber auch dafür geeignet, mit Hilfe von gemeinsam genutzten Notizbüchern die Zusammenarbeit im Team besser zu organisieren – sei es zum Austausch, fürs Brainstorming, für Entwürfe von Konzepten, Ideensammlungen und vieles mehr.
Für Situationen wie Krankheit, Urlaub oder spontane Abwesenheiten ist es ist praktisch, für das eigene Postfach eine dauerhafte Stellvertretung zu besitzen. Diese ist beispielsweise berechtigt, E-Mails zu beantworten oder Termine zu vereinbaren. Grund zur Sorge vor übermäßiger Kontrolle besteht jedoch nicht: Was die Stellvertretung darf, hängt von den erteilten Berechtigungen ab.
Um die Zusammenarbeit besser zu organisieren, stellt die Austauschplattform SharePoint Teamräume zur Verfügung. Hier kann man gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder anderen Teammitgliedern Infos zur Verfügung stellen. Für den übersichtlichen und optisch ansprechenden Einstieg in den Teamraum bieten sich Bild-Kacheln als Links zu bestimmten Inhalten und Unterseiten an. Das Team der IT-Fortbildung zeigt, wie es geht.