Tipp: Dauerhafte Vertretung in Outlook

Für Situationen wie Krankheit, Urlaub oder spontane Abwesenheiten ist es ist praktisch, für das eigene Postfach eine dauerhafte Stellvertretung zu besitzen. Diese ist beispielsweise berechtigt, E-Mails zu beantworten oder Termine zu vereinbaren. Grund zur Sorge vor übermäßiger Kontrolle besteht jedoch nicht: Was die Stellvertretung darf, hängt von den erteilten Berechtigungen ab. Im ersten Schritt erteilen Sie den Zugang und die Berechtigungen für Ihre Stellvertretung. Im zweiten Schritt richtet Ihre Stellvertretung die Anzeige zu Ihrem Postfach ein.

Festlegen der Stellvertretung – Ihr eigener Part

1. Klappen Sie nach Wahl des Menüpunktes „Datei“ die Kontoeinstellungen auf.
2. Wählen Sie „Zugriffsrechte für Stellvertretung“ aus.
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen Sie aus dem Adressbuch den Namen Ihrer Stellvertretung aus.
4. Danach werden die Berechtigungen für die Ordner im Postfach festgelegt. Wenn Sie nur einen lesenden Zugriff wünschen, so stellen Sie „Prüfer“ ein. Wenn Ihre Stellvertretung alles erledigen darf, wählen Sie „Bearbeiter“.
5. Schicken Sie Ihrer Stellvertretung eine Zusammenfassung der gewährten Rechte automatisch per E-Mail.
   Im nächsten Schritt berechtigen Sie die Vertretung, Ihr Postfach einsehen zu können. Bitte vergessen Sie diesen Schritt nicht, sonst funktioniert die Einrichtung nicht.
6. Wechseln Sie auf das Register „Start“, um Ihr Postfach zu sehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach. Es öffnet sich das Kontextmenü.
7. Wählen Sie Ordnerberechtigungen aus.
8. Fügen Sie aus der Adressliste den Namen Ihrer Stellvertretung hinzu.
9. Wählen Sie den Namen der Stellvertretung an.
10. Klicken Sie auf „Ordner sichtbar“.
    Damit sind Sie mit der Einrichtung fertig. Die nächsten Schritte sind von Ihrer Stellvertretung vorzunehmen.

Festlegen der Stellvertretung – der Part der Vertretung

Die Stellvertretung fügt nun Ihr Postfach hinzu:

1. Nach der Auswahl des Menüpunktes „Datei“ werden die Kontoeinstellungen aufgeklappt.
2. Wählen Sie nun „Kontoeinstellungen“ aus.
3. Im folgenden Dialogfenster wird der Button „Ändern“ angeklickt.
4. Wählen Sie „Weitere Einstellungen“ aus und anschließend
5. das Register „Erweitert“.
6. Mit einem Klick auf „Hinzufügen“ und der Eingabe Ihres Namens
7. wird Ihr Postfach bei der Stellvertretung hinzugefügt. Anschließend wird alles bestätigt und die Fenster geschlossen.

In der Übersicht der Postfächer wird bei Ihrer Stellvertretung nun auch Ihr Postfach aufgelistet. Diese Anzeige ist dauerhaft eingerichtet und ermöglicht Ihrem Stellvertreter den Zugriff auf die E-Mails.

Noch ein Tipp

Falls Sie in Ihrem Postfach mit Unterordnern arbeiten, können Sie nachträglich bei jedem Ordner eine Berechtigung für Ihre Stellvertretung einrichten. Diese Unterordner werden dann auch angezeigt.

Autorin des Beitrags

Christiane Stahr
IT-Fortbildung der HZD