Blick auf einen Schreibtisch mit aufgeklapptem Laptop und Notizbuch mit Stift

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Tipp: OneNote gemeinsam nutzen

OneNote ist das perfekte Tool, um persönliche Notizen mit einer großen Bandbreite an Werkzeugen zu erstellen und zu verwalten. Über das Selbstmanagement hinaus ist OneNote aber auch dafür geeignet, mit Hilfe von gemeinsam genutzten Notizbüchern die Zusammenarbeit im Team besser zu organisieren – sei es zum Austausch, fürs Brainstorming, für Entwürfe von Konzepten, Ideensammlungen und vieles mehr.

Speicherort für das gemeinsame Notizbuch

Um das OneNote-Notizbuch gemeinsam bearbeitenzu können, muss es an einem Ort gespeichert werden, auf den alle Beteiligten Zugriff haben. Nach dem Öffnen wird es in der Liste der eigenen Notizbücher angezeigt.

Screenshot von OneNote: Startseite mit Menüstruktur und persönlichen Notizbüchern in der Übersicht

Eine Anleitung zum Einrichten eines gemeinsamen Notizbuches in SharePoint gibt es im Intranet des Landes Hesssen.

zur Anleitung

Änderungen stets im Blick

Im gewählten Beispiel wurde ein Notizbuch namens „Unser Bereich“ angelegt (1), um auf der ersten Seite namens „Sammlungen“ Ideen und Vorschläge für eine anstehende Abteilungsversammlung gemeinsam zusammenzutragen. Sobald andere Teammitglieder neue Beiträge eingestellt haben, ist der Dateiname des Notizbuches in der Liste fett markiert. So kann man auf einen Blick erkennen, in welchem Abschnitt es etwas Neues gibt.

Screenshot von OneNote: In der Liste der Notizbücher ist der Menüpunkt "Unser Bereich" farbig unterlegt und mit der Ziffer 1 markiert

Verlauf detailliert nachvollziehen

Auf der Seite „Sammlungen” sind die neuen Beiträge am Namenskürzel auf der rechten Seite zu erkennen (2). Die eigenen Beiträge werden dabei allerdings nicht gesondert gekennzeichnet.

Screenshot von OneNote: Der Reiter Sammlungen ist geöffnet mit gemeinsamen Notizen unter der Überschrift "Abteilungsversammlung". Hinter den Notizen sind jeweils Namenskürzel zu sehen, die mit der Ziffer 2 markiert sind.

Echter Vorteil gegenüber Word

Die meisten der genannten Funktionen können zwar auch mit Word in SharePoint genutzt werden. Bei OneNote kann man sich aber zudem per Menü-Befehl „Verlauf“ einen detaillierten Überblick über die vorgenommenen Änderungen verschaffen.

Zeitlichen Verlauf anzeigen

Über den Menü-Befehl „Letzte Änderungen“ (3) kann eine Übersicht aufgerufen werden, die genau anzeigt, wann die Änderungen vorgenommen wurden.

Screenshot von OneNote: Oben rechts im Reiter ist der Button "Letzte Änderungen" ausgewählt, der verschiedene Zeitpunkte zur Auswahl stellt und rot umrandet ist. Am rechten Bildrand sind außerdem die Optionen für die erweiterte Suche rot umrandet.

Nach Autoren suchen

Außerdem ist es möglich, sich über den Befehl „Nach Autor suchen“ (4) anzeigen zu lassen, wer welche Beiträge hinzugefügt hat.

Screenshot von OneNote: Oben links ist der Reiter "Verlauf" sowie die Option "Nach Autor suchen" ausgewählt, rot umrandet und mit der Ziffer 4 markiert. Am rechten Bildrand sind die Optionen der erweiterten Suche rot umrandet.

Seitenversionen nachvollziehen

Der Menü-Befehl „Seitenversionen“ (5) macht es möglich, die Entwicklung der Seite nachzuvollziehen und auch auf ältere Versionen zurückgreifen zu können.

Screenshot von OneNote: Im Reiter "Verlauf" ist die Option "Seitenversionen" ausgewählt und mit der Ziffer 5 versehen. Rechts davon wird eine Liste mit älteren Dokumentversionen jeweils mit Datum angezeigt.

Die beschriebenen Funktionen lassen sich zwar nur bedingt mit Tools wie der Versionierung in SharePoint oder gar dem revisionssicheren Arbeiten in HeDok (oder dem neuen DMS 4.0) messen. Dennoch sind sie optimal für das informelle Arbeiten im Team geeignet – so sind Ideen für das Teammeeting oder den Bereichsausflug schnell gesammelt und in die Tat umgesetzt.

Autor des Beitrags

Thomas Neumann
IT-Fortbildung

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