Tipp: Favoriten in HeDok nutzen

Kennen Sie das? Sie möchten Dateien in HeDok ablegen, doch die vielen Akten im Aktenbestandsverzeichnis dämpfen Ihren Tatendrang. Das lässt sich mit der Favoriten-Funktion in HeDok schnell ändern und an Ihre jeweiligen Bedürfnisse anpassen.

Favoriten anlegen

1. Klicken Sie zuerst in der zentralen Eingangsseite im Navigationsbaum per Rechtsklick auf den Eintrag „Favoriten“.

2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Anlegen“ aus.

4. Tragen Sie anschließend eine Bezeichnung ein, z.B. „HeDok Kunden“.

Tipp: Bei Bedarf können Sie auch mehrere Favoritenordner anlegen.

Screenshots vom aufgeklappten Menübaum in HeDok. Ziffer 1 ist beim Menüpunkt Favoriten positioniert. Beim zweiten Screenshot ist im Menüpunkt Favoriten das Kontextmenü mit der Option „Anlegen“ rot umrahmt und mit der Ziffer 2 versehen. Beim dritten Screenshot ist im Menüpunkt Favoriten der Unterpunkt „HeDok Kunden“ rot umrahmt und mit der Ziffer 3 versehen.

4. Um die Verknüpfung anzulegen, klicken Sie im Aktenbestandsverzeichnis ein Objekt an (im Beispiel den Vorgang "2023 Fortbildung").

5. Legen Sie nun im Kontextmenü über den Befehl „Zu Favoriten hinzufügen“ eine Verknüpfung zu dem Vorgang in den Favoritenordner an.

6. Wählen Sie den gewünschten Favoritenordner aus und bestätigen Sie mit „OK“.

Tipp: Es empfiehlt sich, in den Favoriten Verknüpfungen für alle Objekte anzulegen, die häufiger benötigt werden, z.B. für Akten, Vorgänge und auch Dokumente. Die Objekte bleiben im Aktenbestand und sind für Kolleginnen und Kollegen weiterhin nutzbar.

Screenshots vom Aktenbestandsverzeichnis. Der erste Screenshot zeigt zwei Vorgänge, die mit der Ziffer 4 versehen sind. Der zweite Screenshot zeigt das aufgeklappte Kontextmenü im Aktenbestandsverzeichnis. Der Menüpunkt „Zu Favoriten hinzufügen“ ist rot umrahmt und mit der Ziffer 5 versehen. Der dritte Screenshot zeigt den aufgeklappten Menübaum in HeDok. Beim Menüpunkt Favoriten ist der Unterpunkt „HeDok Kunden“ blau markiert, mit der Ziffer 6 versehen und die Schaltfläche OK ist rot umrahmt.

Benutzereinstellungen ändern

Für die bequeme und schnelle Nutzung von Favoriten sollten Sie die Benutzereinstellungen ändern:

7. Wählen Sie auf der zentralen Eingangsseite im Menü „Optionen“ den Befehl „Benutzereinstellungen ändern“ aus.

8. Löschen Sie im Reiter „Favoriten“ das systemseitig vorbelegte Häkchen.

9. Wählen Sie dann über das Drop-down-Menü aus, was mit dem Objekt bei einem Doppelklick passieren soll – nämlich „Akten/Vorgang öffnen“. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um die Benutzereinstellungen dauerhaft zu speichern.

Screenshots vom Menüpunkt Optionen mit dem ausgewählten Befehl „Benutzereinstellungen ändern“, der mit der Ziffer 7 versehen ist. Im zweiten Screenshot ist im Reiter Favoriten die leere Checkbox rot umrahmt und mit der Ziffer 8 versehen. Beim dritten Screenshot ist im Reiter Favoriten die Option „Akten/Vorgang öffnen“ ausgewählt, rot umrahmt und mit der Ziffer 9 versehen.

10. Sie können nun über die Favoriten jederzeit den Vorgang „2023 Fortbildung“ mit einem Doppelklick zur Bearbeitung öffnen.

Screenshot vom aufgeklappten Menübaum in HeDok. Unter dem Menüpunkt „Favoriten“ ist der Unterpunkt „HeDok Kunden“ rot markiert. Rechts im Fenster daneben ist der Vorgang „2023 Fortbildung“ ausgewählt und mit der Ziffer 10 versehen.

Favoriten ändern oder löschen

11. Sie können Favoriten mit dem Kontextmenü bearbeiten.

12. So lässt sich die Bezeichnung ändern oder ergänzen, wenn Sie beispielsweise mehrere Kunden betreuen, in deren Akten Vorgänge mit der Bezeichnung „2023 Fortbildung“ liegen.

Tipp: Auf den verknüpften Vorgang selbst hat diese Änderung keinen Einfluss. Auch das Löschen des Favoriten oder des gesamten Favoritenordners hat keinen Einfluss auf den Aktenbestand.

Der erste Screenshot zeigt den ausgewählten Vorgang „2023 Fortbildung“ mit ausgeklapptem Kontextmenü, in dem der Unterpunkt „Favoriten“ und dessen Untermenüpunkt „Bearbeiten“ rot umrahmt und mit der Ziffer 11 versehen sind. Der zweite Screenshot zeigt das Kontextmenü „Favoriten bearbeiten“. Im Feld „Beschreibung“ ist die Bezeichnung „2023 Fortbildung RP Darmstadt“ rot umrahmt und mit der Ziffer 12 versehen.

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Autorin des Beitrags

Ingrid Steinmel
IT-Fortbildung bei der HZD