Mit laufendem Projektfortschritt hat sich gezeigt, dass ein von der HZD aufgesetztes Informationssystem zur übersichtlichen Abbildung ihrer vielen Vorhaben noch viel mehr leisten kann als ursprünglich angedacht. Durch zahlreiche Erweiterungen wurde das Managementinformationssystem MIS der HZD von einem reinen Informationssystem zu einem leistungsfähigen Multiprojektmanagement-Tool weiterentwickelt, mit dem sich verschiedenste Abläufe und Prozesse kontrollieren und steuern lassen.
Management mit MIS
Ein Tool mit ungeahnten Qualitäten
Von der Not zur Tugend
Der Entschluss zur Entwicklung eines eigenen Produkts resultierte schlichtweg aus dem Mangel anpassenden Angeboten. Ein so leistungsfähiges Werkzeug, wie die HZD es einerseits zur Übersicht und Auswertung der zahlreichen Vorhaben und andererseits zur Steuerung der Projekte und Programme brauchte, war auf dem Markt nicht zu bekommen. Darum machte sich ein Entwicklerteam ans Werk, um die umfangreiche Anforderungspalette eines zentralen Projektmanagements Schritt für Schritt umzusetzen.
Dank der agilen Vorgehensweise stand in kurzer Zeit ein mit den wichtigsten Features ausgestattetes Werkzeug zur Verfügung. Durch die sukzessive Weiterentwicklung und die zahlreichen dabei gewonnenen Erkenntnisse ist MIS zu einem anwenderfokussierten und praxisorientierten Tool herangewachsen, das eine zentrale Säule des Projektmanagements der HZD bildet. Mit ihm werden die Daten sämtlicher Projekte, Programme und Verfahren für die hessische Landesverwaltung zentral erfasst, gepflegt und konsolidiert.
Im MIS wurden seit 2014 über 650 Vorhaben erfasst. Insgesamt 335 Projektanträge konnten mit Hilfe des Systems erfolgreich in Projekte überführt werden. Aktuell werden über 260 Vorhaben im MIS verwaltet.
Breit gedacht für optimale Effizienz
Für Akteure wie die HZD, die ein großes Spektrum an Vorhaben im Auge behalten müssen, bietet MIS eine ganze Reihe von handfesten Vorteilen. Statt mit Individuallösungen, wie sie vor der Einführung der Anwendung je nach Anforderungsprofil zum Einsatz kamen, werden jetzt alle Vorhaben nach demselben Prinzip abgewickelt. Klar strukturierte Workflows sorgen für einheitliche Arbeitsabläufe in den verschiedenen Projektphasen – wie beispielsweise beim Antragsprozess oder dem Risikomanagement. Diese Standardisierung schafft eine echte Arbeitserleichterung, da beim Wechsel von einem Vorhaben in ein anderes nicht immer wieder umgedacht werden muss.
Ein weiteres großes Plus ist die Tatsache, dass MIS ein hohes Maß an Transparenz auf allen Ebenen bietet. Eine breite Palette an Funktionen erlaubt nicht nur die passgenaue Erfassung und Analyse aller relevanten Daten. Je nach Zweck und Interesse können die hinterlegten Informationen auch ganz nach Bedarf verarbeitet werden. So lassen sich Arbeitsunterlagen wie Berichte, Listen oder Grafiken in beliebiger Detailtiefe generieren – egal, ob zur Steuerung durch Vorhabensleitungen oder für strategische Entscheidungen des Managements.
Und auch sonst überzeugt MIS durch seine durchdachten Features. Als webbasierte Anwendung ermöglicht das Tool einen dezentralen Zugriff, sodass es auch von externen Projektpartnern genutzt werden kann. MIS ist mandantenfähig, wodurch es eine Zusammenarbeit mit den Dienststellen aus allen hessischen Ressorts ermöglicht. Durch eine zugrunde liegende Rechtesteuerung werden Zugriffe und Berechtigungen klar geregelt, was eine unerlaubte Einsichtnahme verhindert.
Bereit für neue Anwendungen
Wie interessant die HZD-Eigenentwicklung auch für die Kunden aus der Landesverwaltung sein kann, hat sich schon bald gezeigt. Mit MIS als Integrationsplattform lassen sich weitere Anwendungen auch bei ganz andersartigem Hintergrund mit einem überschaubaren Aufwand programmieren. Hier kann der Vorteil der „Wiedererkennung“ sinnvoll genutzt werden, indem Elemente der MIS-Programmierung für Entwicklungen mit unterschiedlichstem Bezug eingesetzt werden. Zudem profitieren die neuen Anwendungen von den Erfahrungen aus der originären Programmierung des Administrationsbereiches, des Dashboards oder der Berechtigungsstruktur. Diese lassen sich verhältnismäßig schnell und einfach an den individuellen Kundenbedarf anpassen.
Als ersten „Spin-off“ hat die HZD für das hessische Innenministerium auf der MIS-Plattform das Monitoring für das Digitale Lagebild-KRITIS aufgesetzt, das als Tool zur Steuerung von Maßnahmen in Krisensituationen dient. Das Digitalministerium nutzt MIS für sein Strategisches Digitalisierungscontrolling Hessen (SDC), mit dem alle Digitalisierungsmaßnahmen des Landes verwaltet werden. Neuester Zugang in der Liste der Kundenanwendungen ist das Startchancen-Programm des Bildungsministeriums, bei dem MIS die effiziente Abwicklung von Fördermittelanträgen unterstützt.