Das Ende der Papierwirtschaft

Mit den Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) hat die Digitalisierung in Deutschland nicht nur Fahrt aufgenommen, sondern auch eine ganz klare Zielmarke gesetzt: Sämtliche Verwaltungsdienstleistungen müssen digital verfügbar sein. Eine Herausforderung, die tiefgreifende Modernisierungen erfordert: Komplexe Verwaltungsprozesse müssen nicht nur digitalisiert, sondern auch medienbruchfrei miteinander verknüpft werden. Dazu zählen auch Antragsprozesse, die bisher mühsam per Hand bearbeitet wurden. Die HZD hat dafür eine Lösung geschaffen, die bundesweit Maßstäbe setzt: die digitale Antragstrecke. Diese übergreifende Plattform für digitale Verwaltungsabläufe und Serviceprozesse in den hessischen Ministerien und Landesämtern hat das Ziel, die Antragsbearbeitung zu vereinfachen und zu beschleunigen. 

Modulares System aus einer Hand

Die digitale Antragsstrecke der HZD ist eine modulare Platform-as-a-Service (PaaS), die es Behörden ermöglicht, sämtliche Antragsprozesse vollständig digital und medienbruchfrei abzubilden. Petra Fritz, verantwortlich für die Digitalisierungsplattformen, erklärt: „Wir sind in der HZD gewappnet für die Digitalisierung und müssen nichts auf der grünen Wiese aufbauen. Die hessischen Ministerien und Landesämter finden bei uns alle Bausteine und Lösungen, die sie zur durchgängigen Digitalisierung ihrer Antragsprozesse ganz im Sinne des Ende-zu-Ende-Prinzips brauchen.“

Das dafür notwendige System basiert auf drei jeweils als PaaS betriebenen Komponenten, die zusammen genommen die digitale Antragsstrecke bilden:

1. DANTE (Digitale Antragserfassung): Die Einstiegsplattform, auf der Anträge digital veröffentlicht und bearbeitet werden können.
2. FISBOX^®: Eine Software für die digitale Sachbearbeitung, die papierloses Arbeiten ermöglicht.
3. TDP (Technische Digitalisierungsplattform): Eine modulare Plattform, die alle notwendigen Tools und Schnittstellen bereitstellt – vom Dokumentenmanagement bis zur sicheren digitalen Zustellung von Bescheiden.

DANTE: Tor zur digitalen Verwaltung

Die zentrale Komponente der digitalen Antragsstrecke ist DANTE – die „Digitale Antragserfassung“. Hierbei handelt es sich um eine Plattform, auf der Anträge für verschiedene Landesdienstleistungen veröffentlicht, abgerufen und ausgefüllt werden können. Die HZD entwickelte hierfür zunächst zwei parallele Systeme: HessenDANTE, eine speziell für die hessischen Behörden entwickelte Lösung, und EfADANTE, das im Rahmen von EfA-Leistungen (Einer für Alle) konzipiert wurde. EfA sieht vor, dass Antragsverfahren von allen Bundesländern genutzt werden, was zwangsläufig mit anderen Anforderungen, Schnittstellen und Systemen verbunden ist. Hier war eine derart schnelle Implementierung gefragt, dass beide Plattformen zunächst getrennt entwickelt und betrieben wurden, um flexibel reagieren zu können. Ziel ist, beide Lösungen zukünftig zu einer zentralen Plattform zusammenzuführen, die sowohl für Hessen als auch für andere Bundesländer genutzt werden kann – eben eine Plattform für Alle. 

FISBOX^®: Digitale Sachbearbeitung als Herzstück

Nachdem ein Antrag über DANTE eingegangen ist, übernimmt die FISBOX^® die Bearbeitung. Die HZD hat diese Software und die dazugehörige Sachbearbeitungskomponente entwickelt, um eine papierlose, schnelle und optimal strukturierte Bearbeitung nach dem Baukastenprinzip in den Landesämtern zu ermöglichen. José Gaspar aus dem Betriebsteam der HZD betont: „Die FISBOX^® spart Zeit, indem sie wiederkehrende Verwaltungsaufgaben maschinell abwickelt und so Ressourcen für höherwertige Tätigkeiten freisetzt.“ Unterstützt wird die Sachbearbeitung dabei von technischen Komponenten, die wiederum über eine weitere zentrale Plattform der HZD bereitgestellt werden, der TDP.

TDP: Mehr als nur Software

Die TDP ist eine flexible Platform-as-a- Service-Lösung und stellt eine Vielzahl technischer Bausteine zur Verfügung, die den digitalen Antragsprozess unterstützen. „Die TDP hat eine zentrale Drehscheibenfunktion, indem sie diverse Komponenten und die nötigen Schnittstellen zu Systemen bereitstellt – in der HZD, aber auch von anderen Bundesländern“, erklärt José Gaspar, der den Betrieb der Plattform verantwortet. 

Wesentliche Komponenten der TDP sind:

• Rückkanal: für die rechtssichere Zustellung von Bescheiden
• DMS-Adapter: Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem
• Virenscanner: automatisierte Prüfung aller eingereichten Dokumente
• Adressdatenvalidierung: automatisches Vervollständigen von Adressen
• PDF-Service: Verbindungsglied zur Druckstraße
• FIT-Connect-Adapter: Übertragungsmöglichkeit auf Bundesebene, damit auch andere Bundesländer auf Anträge zugreifen können
• AmtsMailer: zur rechtssicheren Übermittlung von wichtigen Behörden-Informationen 

Mehr Tempo für die Verwaltung

Bereits 60 Antragsprozesse in Hessen laufen bisher auf der digitalen Strecke der HZD – darunter auch der Antrag auf Kostenerstattung für das Ehrenamt in der Jugendarbeit, den das Regierungspräsidium Gießen verantwortet. Doch das Potenzial ist weitaus größer, denn die Digitalisierungsstrecke der HZD ist für eine noch viel größere Anzahl von Anträgen konzipiert. Die DANTE-Plattform ist hochlastig angelegt und kann über 60.000 Anträge je Stunde verarbeiten. Viele Schritte oder Teilprozesse in der Verwaltung werden auch heute noch manuell abgewickelt. „Überall da, wo der Mensch in wiederkehrenden Arbeitsprozessen eingebunden ist, dies aber heute mit unseren digitalen Mitteln nicht mehr dringlich notwendig ist, kommt es zu unnötigen Bearbeitungsverzögerungen und vermeidbarer Arbeitslast,“ gibt Petra Fritz zu bedenken. „Die Automation, künftig auch durch KI, kann hier enorm helfen.“

Mit der All-in-One-Lösung stellt die HZD alle Basis-Tools bereit, die es für digitalisierte Antragsprozesse braucht und die hierbei nahtlos ineinandergreifen. Die Kunden bekämen aber noch mehr, so Petra Fritz weiter: „Wir kümmern uns auch um alles, was mit der Einführung dieser Tools zu tun hat – von der Business- und Anforderungsanalyse über die Projektleitung und die Umsetzung bis hin zum Betrieb und dem Änderungsmanagement und nicht zuletzt um die Sicherheitsanforderungen einer modernen IT-Infrastruktur. Dafür haben wir hochgradig qualifiziertes Personal und starke Entwicklungsteams im Rücken. Hier ist die HZD ganz vorne, was die Umsetzung aller Anforderungen aus den OZG-Bestimmungen angeht. Einen vergleichbaren Service wie die digitale Antragsstrecke gibt es in momentan noch in keinem anderen Bundesland.“ 

Ein Blick in die Zukunft: KI und überregionale Nutzung

Die HZD denkt bereits einen Schritt weiter: Zukünftig sollen KI-gestützte Assistenten die Sachbearbeitung unterstützen – etwa durch Plausibilitätsprüfungen. Fritz dazu: „Das ist eine Investition, die sich lohnt, und je mehr Kunden unsere Plattform nutzen, desto günstiger kann sie allen Kunden angeboten werden.“ Darüber hinaus sieht die HZD Potenzial für den überregionalen Einsatz ihrer Lösungen. Gaspar erläutert: „Viele Bausteine der TDP sind cloudready. Als nächstes wollen wir diese über die Deutsche Verwaltungscloud als Platform-as-a-Service anbieten.“

Hessen ist damit auf dem besten Weg, die Digitalisierung der Verwaltung weiter voranzutreiben – nicht nur für das eigene Bundesland, sondern auch für andere. Automatisierte und medienbruchfreie Prozesse wie die Antragsbearbeitung sind dafür ein wichtiger Baustein. Die HZD wird dabei weiterhin eine zentrale Rolle spielen und zeigt, wie digitale Verwaltungsprozesse nicht nur den Bürgern zugutekommen, sondern auch die Effizienz innerhalb der Verwaltung selbst deutlich steigern.