Zur Planung und Einführung des neuen Dokumentenmanagementsystems DMS 4.0 für die gesamte hessische Landesverwaltung wurde das Projekt „DMS-Modernisierung“ ins Leben gerufen. Auftraggeber sind das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS) und das Hessische Ministerium der Finanzen (HMdF). Ihnen obliegt die Projektsteuerung. Die Einführung des Systems vor Ort erfolgt durch die HZD. Das Projekt wird bei der strategischen und konzeptionellen Produkteinführung von dem Beratungsunternehmen Accenture sowie dem Produktlieferanten Fabasoft unterstützt.
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DMS 4.0
Einführung ganz nach Plan
Landesweiter Standard
Das Projekt hat sich zum Ziel gesetzt, die rechtsverbindliche elektronische Aktenführung inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung in der hessischen Landesverwaltung flächendeckend einzuführen. Dabei wird das DMS 4.0 als neuer Landesstandard das seit 2004 im Einsatz befindliche Dokumentenmanagementsystem HeDok Schritt für Schritt ablösen.
Dienststellen, die bisher papierbasiert bzw. ohne elektronische Aktenführung und Datenverarbeitung gearbeitet haben, stellen ihre Prozesse auf das neue Dokumentenmanagementsystem und damit auf digitalisierte Vorgänge um. Nach der Einführung des DMS 4.0 findet die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung ab 2026 im gesamten Land digital statt. Geplant ist, von 2023 bis 2026 rund 25.000 Büroarbeitsplätze mit dem neuen System auszustatten sowie weitere 15.000 Arbeitsplätze einzurichten, die an Fachverfahren angebunden sind. Die Einführung erfolgt auf Grundlage des „Landesreferenzmodells DMS 4.0“, das als neuer Landesstandard auf die spezifischen Anforderungen der hessischen Landesverwaltung zugeschnitten ist und vom HMdIS verantwortet wird.
Umfassende Unterstützung bei der Einführung des neuen Systems erhalten die Behörden vom DMS Competence Center (DCC) der HZD, das für den Betrieb und die Weiterentwicklung des DMS zuständig ist. Darüber hinaus unterstützt das Competence Center Records Management (CCRM) des Hessischen Landesarchivs (HLA) die Einführung des DMS 4.0 mit flankierenden Schulungsangeboten zum Thema (digitale) Aktenführung und bei wichtigen Vorarbeiten, wie z. B. bei der Erstellung eines Aktenplans oder der Modellierung von „Ist- und Soll-Prozessen“.
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Das DMS Competence Center (DCC)
Das DCC ist die zentrale, spezialisierte und ressortübergreifend agierende Unterstützungseinheit für den DMS-Einsatz in der hessischen Landesverwaltung. Mit Beginn des Projekts „DMS-Modernisierung“ wurde das DCC für die Einführung vor Ort in den Behörden, den verlässlichen Betrieb und die Weiterentwicklung des DMS 4.0 aufgebaut. Organisatorisch ist das DCC in der HZD angesiedelt und nahm mit Beginn des Flächen-Rollouts im April 2023 die Arbeit auf. Das DCC verantwortet die strategische Planung, Steuerung und Koordination des landesweiten Rollouts. Dafür steht das DCC mit dem HMdIS in kontinuierlichem Austausch. Dies gilt sowohl für die Projektlaufzeit als auch für den anschließenden Regelbetrieb und die Weiterentwicklung des DMS 4.0. Organisatorisch gehören zum DCC die zwei Kernbereiche Servicemanagement und Kundenmanagement.
Das DCC-Servicemanagement ist für betriebliche Aufgaben zuständig und beinhaltet neben dem Produktmanagement und dem Anwendungsbetrieb auch den technischen und fachlichen Support. Das DCC-Kundenmanagement übernimmt die Migrationsunterstützung, die Einführungsberatung zur Unterstützung der Behördenprojekte, das Rollout-Management sowie die Anbindung von Fachverfahren.
Darüber hinaus unterstützt und koordiniert das DCC die Schulungen für die Fachadministration, für Vor-Ort-Betreuerinnen und -betreuer, für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sowie für Führungskräfte. Die Anmeldung dazu erfolgt über die IT-Fortbildung der HZD.
Das Competence Center Records Management (CCRM)
Neben dem DCC ist das CCRM eine weitere zentrale Unterstützungseinheit in der organisatorischen Vorbereitung. Dabei handelt es sich um eine Beratungsstelle des Hessischen Landesarchivs (HLA), die alle Dienststellen und Gerichte des Landes auf das ordnungsgemäße Führen elektronischer Akten vorbereitet. Auf Basis des Hessischen E-Government-Gesetzes (HEGovG), des Aktenführungserlasses (AfE) und des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG) unterstützt das CCRM unter anderem mit kostenlosen Schulungen für Führungs-, Fach- oder Registraturkräfte zu allen Fragen der analogen und digitalen Aktenführung sowie zur späteren Archivierung. Das in den Schulungen erworbene Wissen rund um die ordnungsgemäße Aktenführung ist eine optimale und wichtige Voraussetzung für den Rollout des DMS 4.0.
Das CCRM bietet darüber hinaus individuelle organisatorische Unterstützung bei der Einführung der E-Akte an. Es berät beispielsweise bei der Erstellung bzw. Überarbeitung eines dienststellenspezifischen Aktenplans, bei der Etablierung einer nachvollziehbaren Vorgangsbearbeitung oder bei der Vergabe von Aufbewahrungsfristen.
Das Landesreferenzmodell DMS 4.0
Das DMS 4.0 basiert auf einer DMS-Standardsoftware, die an die spezifischen Anforderungen der hessischen Landesverwaltung angepasst wurde. Mit Nachweis der Lauffähigkeit und der Eignung erfüllt das DMS 4.0 die Kriterien für das „Landesreferenzmodell DMS“ und ist verbindlicher IT-Standard für den DMS-Einsatz in den hessischen Behörden.
Die landesweite Einführung des DMS 4.0 ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitaler Verwaltungsarbeitsplatz und wappnet die Landesverwaltung diesbezüglich für die Zukunft. Mit diesem Schritt geht eine große Veränderung im Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einher – je nachdem, wie derzeit Aktenführung und Vorgangsbearbeitung gelebt werden, wird die Veränderung für die einen größer als für die anderen sein. Fest steht: Das vom zentralen Projekt ‚DMS-Modernisierung‘ konzipierte Einführungsvorgehen inklusive Schulungskonzept ist nun erprobt und hat sich bewährt. Nach neun Monaten Projektlaufzeit arbeitet die Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main als erste Behörde der hessischen Landesverwaltung mit dem neuen DMS 4.0 – einem Produkt, das durch seine zeitgemäße Benutzungsoberfläche und modernen Funktionalitäten viele Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bietet. Die Behörden, die nach uns in den Modernisierungsprozess aufbrechen, werden von den Erfahrungen der OFD-Einführung profitieren. Gleichzeitig werden das Hessische Innenministerium und das Hessische Finanzministerium als Auftraggeber sowie das gesamte Projektteam intensiv daran weiterarbeiten, dass die Landesbediensteten gut vorbereitet und geschult sind.
Zur Person: Michael Hohmann ist Zentralabteilungsleiter im Hessischen Ministerium der Finanzen.
Die CCRM-Leistungen im Überblick
- bedarfsorientierte Einzelfallberatungen in allen Fragen der Aktenführung
- Unterstützung bei der erfolgreichen Implementierung der E-Akte
- zielgruppenspezifische Schulungen zu den Themen „Grundlagen der Aktenführung“ und „Records Management"
- ein kontinuierlich erweitertes und aktuelles Online-Informationsangebot
- regelmäßige Informationsveranstaltungen an den Standorten des Hessischen Landesarchivs in Darmstadt, Marburg und Wiesbaden
Das CCRM stellt ein umfangreiches Online-InformationsangebotÖffnet sich in einem neuen Fenster zur Verfügung.
Autoren des Beitrags
Arne Schneider
Leiter DCC
Dr. Michael Ucharim
Leiter CCRM