Gut verzahnt – das ganzheitliche Handling der HZD

Erfolgreiche Projektarbeit basiert auf der richtigen Balance von zwei Komponenten: Flexibilität, um in jeder Situation möglichst schnell agieren zu können, und eine klare Struktur, um in allen Projektschritten souverän den Überblick zu behalten. Ob diese Balance gelingt, hängt nicht zuletzt von der gewählten Vorgehensweise ab.

Um komplexe Projekte künftig noch effizienter und zielgerichteter abzuwickeln, hat das Zentrale Projektmanagement im dritten Quartal 2020 mit der Entwicklung eines verbindlichen Vorgehensmodells begonnen. Ziel des Vorhabens war es, allen Projektbeteiligten ein praktikables Werkzeug an die Hand zu geben, das trotz klar geregelter Prozesse ausreichend Handlungsspielraum bei der Umsetzung der Arbeitsaufträge lässt.

Auf Basis der geltenden Landesrichtlinien und Best-Practice-Beispiele aus dem eigenen Umfeld ist daraus das Vorgehensmodell Projekte 2.0 (VM 2.0) entstanden, das bereits Anfang 2021 in den Pilotbetrieb ging. Während dieser Phase wurde das Modell intensiv geprüft und gleichzeitig agil weiterentwickelt. Rund ein halbes Jahr später ging das VM 2.0 in den regulären Betrieb über und ist seitdem für alle IT-Projekte in der HZD verbindlich.

Das neu etablierte Vorgehensmodell verzahnt die unterschiedlichen Projektkomponenten, sodass ein intuitiver und integrativer Einsatz möglich ist. Welche Methodik in einem Projekt angewandt wird oder auch nicht, entscheidet die Projektleitung. So lässt sich beispielsweise eine agile Projektmethodik problemlos in das VM 2.0 einbetten. Diese hybride Form des Vorgehens hat den Vorteil, dass trotz des vorgegebenen Standards eine Vielzahl von individuellen Lösungen realisiert werden kann.

In vier Phasen zum Erfolg

Das Vorgehensmodell 2.0 versteht sich als Wegweiser und berücksichtigt alle notwendigen Schritte eines IT-Projekts – von den einleitenden Maßnahmen bis zur Inbetriebnahme. Ein wichtiges Element, das mit dem VM 2.0 neu eingeführt wurde, ist die Klassifizierung der Projekte von relativ komplex (A) bis relativ einfach (C). Je nach Kategorie greifen unterschiedliche Verbindlichkeiten. Dadurch lässt sich der Aufwand für kleinere Projekte deutlich reduzieren.

Phase 1: Vorbereitung

Kern des Vorgehensmodells sind die Projektmanagement-Phasen, die für alle HZD-Vorhaben verbindlich sind. Sie beginnen mit Phase 1 – der Vorbereitung, bei der die designierte Projektleitung eine interne oder externe Projektanfrage analysiert. Dazu gehören neben einer Anforderungsanalyse und einer Umfeldanalyse zur Definition der Rahmenbedingungen bereits eine grobe Projektplanung sowie erste Lösungsansätze. Für aufwändige Vorhaben mit besonderem Klärungsbedarf wird in Absprache mit dem Anfragestellenden darüber hinaus eine Machbarkeitsstudie durchgeführt, die auch konzeptionelle Überlegungen enthält. Die Erkenntnisse der Bestandsaufnahme fließen in den Projektantrag ein, der über MIS erfasst wird. Ein in MIS abgebildeter Workflow sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten informiert sind oder als QS-Instanz ihre Prüfung abbilden können.

Die Ergebnisse der Vorbereitungsphase bilden die Entscheidungsgrundlage, ob das angedachte Projekt letztendlich auch umgesetzt wird. Für ein Maximum an Transparenz starten auch kleinere Projekte mit der im VM 2.0 vorgesehenen Vorbereitung, wobei der Aufwand natürlich weit geringer ist.

Phase 2: Initialisierung

In der Phase der Projektinitialisierung erfolgt die detaillierte Planung eines Projekts sowie die Beauftragung der Folgephasen. Durch die exakte Definition des Leistungs- und Lieferumfangs wird sowohl in organisatorischer als auch in wirtschaftlicher Hinsicht der Ausgangspunkt für das Projekt festgelegt. Der so gesteckte Rahmen dient zum einen als Referenz für die planmäßigen Projektschritte und deren Ergebnisse; zum anderen ist er wichtig, um Änderungen an Projektumfang oder -inhalt reibungslos managen zu können und revisionssicher zu dokumentieren.

Zu den Aufgaben während der Projektinitialisierung gehört allen voran eine ausführliche Anforderungsanalyse, die neben den Interessen des Kunden auch den Bedarf der weiteren Stakeholder erfasst. In die Planung der einzelnen Projektphasen fließen auch Maßnahmen zu Qualitätssicherung und Testmanagement ein. Außerdem werden Richtlinien und Regelungen festgelegt, die für die Projektdurchführung verbindlich sind.

Phase 3: Durchführung

Die Projektdurchführung startet offiziell mit dem Kick-off-Meeting. Die anschließende operative Umsetzung, die neben rein phasenbezogenen auch phasenübergreifende Aktivitäten beinhaltet, wird von der Projektleitung gesteuert. Diese beauftragt zum Abarbeiten der anstehenden Aufgaben Arbeitspakete und nimmt sie nach Erledigung wieder entgegen. Empfänger der Arbeitsaufträge sind die Projektmitarbeitenden, die unter anderem aus den Themengebieten Anwendungsentwicklung, Testmanagement und Qualitätssicherung stammen. Bereits in dieser Phase werden Arbeitspakete an Personen aus dem Betrieb übergeben, um frühzeitig zu gewährleisten, dass die Betriebseinführung nach Abschluss des Projekts gewährleistet ist.

Alle erzielten Resultate werden von der Projektleitung geprüft, mit den geplanten Projektschritten abgeglichen und im fortlaufend aktualisierten Statusreport erfasst. Bei Diskrepanzen, die sich durch noch offene Punkte oder auftretende Probleme ergeben, werden in enger Abstimmung mit den Beteiligten entsprechende Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Phase 4: Projektabschluss

Der Projektabschluss steckt den Rahmen für die geregelte Beendigung des durchgeführten Vorhabens. Zudem trägt die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen dazu bei, die Effizienz des Projektmanagements bei künftigen Vorhaben noch weiter zu steigern.

Den Auftakt des Projektabschlusses bildet ein finales Meeting mit dem gesamten Team zur Reflexion und Würdigung der gemeinsam geleisteten Arbeit. Im Abschlussbericht werden unter anderem gute Ansätze zur Problemlösung oder besonders zielführende bzw. ungeeignete Vorgehensweisen festgehalten. Darüber hinaus wird von der Projektleitung ein kaufmännischer Abschluss erstellt, um den Einsatz der Ressourcen zu belegen. Die gesammelten Resultate werden in einer Projektdokumentation zusammengefasst und an den Auftraggebenden des Projekts übergeben, bevor die Projektorganisation dann offiziell aufgelöst wird.

Betrieb / Nutzung

Nach erfolgreichem Abschluss werden die während des Projekts umgesetzten IT-Verfahren direkt bei der HZD in den Betrieb überführt bzw. an die Auftraggeber zur Nutzung in ihrer eigenen Infrastruktur übergeben. Als Richtschnur für den produktiven Einsatz dient eine Checkliste, die während der Projektphasen systematisch erarbeitet und zur Betriebseinführung zur Verfügung gestellt wird.

Unterstützung durch das Projektmanagement-Office

Zum effizienten Management von strategisch wichtigen Projekten braucht es neben dem strategischen Vorgehen im besten Fall auch ein Projektmanagement-Office (PMO), bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Da insbesondere bei kleineren und mittleren Vorhaben diese Rolle nicht immer besetzt ist, liegt es der HZD am Herzen, diese Aufgabe zu zentralisieren und ein zentrales PMO als verbindlichen Teil der Projektorganisation zu etablieren. Dieses ergänzende Element zum VM 2.0 bringt für das Projektmanagement und auch für den Aufraggeber entscheidende Vorteile:

1. Reduzierung des Personalaufwands: Die Bündelung der Aufgaben hat einen positiven wirtschaftlichen Effekt. Werden Erfahrung und Kompetenz im zentralen PMO gebündelt, können Aufgaben schneller bearbeitet werden, was Personalkosten reduziert.
2. Qualitätssicherung der Liefergegenstände: Im Projektmanagement werden Liefergegenstände erbracht, die durch die Zentralisierung in einer höheren Qualität erbracht werden.
3. Projektstandards werden geschaffen: Die Standards sorgen für einen nachvollziehbaren Aufbau und eine strukturierte Erledigung der Projektmanagement-Aufgaben. So werden Qualitätsansprüche eingehalten und gute Voraussetzungen für Prüfungen durch den Rechnungshof geschaffen.
4. MIS-Weiterentwicklung: Das zentrale PMO wird eng mit dem MIS-Anwendungsmanagement zusammenarbeiten und Anforderungen entsprechend der Bedarfe aus dem Projekt- management-Alltag mitformulieren.
5. Qualifizierungsschritt zur Projektleitung: Da das PMO alle Projektaufgaben bündelt, ist ein sehr guter Einblick in die Arbeit eines Projektleiters gegeben. Potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten können in dieser Rolle entdeckt und qualifiziert werden.

Der erfolgreiche Einsatz des VM 2.0 in Kombination mit dem WiBe-Tool und des seit Februar 2022 eingesetzten Projektmanagement-Handbuchs legen nahe, die drei Elemente in einem Werkzeugkasten zusammenzufassen und als Standard für die hessische Landesverwaltung einzuführen. Bis dahin gilt es, alle Tools weiterhin im Praxiseinsatz zu testen und anhand der Anforderungen der Kunden weiterzuentwickeln.

Das gesamte Vorhabensportfolio mit MIS auf einen Blick

Zentrales Werkzeug für die Abwicklung von HZD-Vorhaben ist das Management-Informationssystem MIS. Durch seinen bedarfsgerechten Einsatz in der HZD und den auftraggebenden Ressorts werden Prozessabläufe optimiert, was die Steuerung der hessischen Digitalisierungsvor- haben erheblich erleichtert.

MIS dient vor allem der Darstellung von Managementaspekten. Doch auch der Lebenszyklus der Projekte wird damit abgebildet. In dem System wird der gesamte Antragsprozess mit Einbindung aller Projektbeteiligten integriert. Während der Projektdurchführung können Statusberichte und Präsentationen (wie man sie beispielsweise für den Lenkungsausschuss benötigt) automatisiert erstellt werden. Änderungsanträge werden in MIS ebenfalls erfasst und als Grundlage für die anstehenden Entscheidungen zur Verfügung gestellt. Auch der Projektabschluss und damit das Ende eines Projekts wird dokumentiert.

Im Zuge der Weiterentwicklung dieses wichtigen Projektmanagement-Tools ist die Integration weiterer Features und Schnittstellen geplant. So soll beispielsweise für die Schnittstelle zwischen MIS und SAP eine Controlling-Funktion eingeführt werden. Darüber hinaus stehen Optimierungsmaßnahmen für die Ressourcenverwaltung und den WiBe-Bereich an. Um einen noch größeren Mandantenkreis als bisher zu bedienen, soll MIS künftig zur landesweiten Nutzung angeboten werden.

Die vier größten Vorteile von MIS

1. Projektmanagement für jedermann, angefangen beim Projektmitarbeitenden über Projektleitende bis hin zur Entscheidungsebene
2. Übersicht über das gesamte Vorhabensportfolio mit wenigen Klicks
3. Hohes Maß an Transparenz
4. Grafische Aufbereitung und Veranschaulichung von komplexen Projektdaten

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen leichtgemacht

Um einen möglichst sinnvollen Einsatz öffentlicher Gelder zu gewährleisten, muss nach der hessischen Landeshaushaltsordnung (LHO) für alle neuen Vorhaben eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung vorgenommen werden. Zu diesem Zweck hat das hessische Innenministerium bereits 2014 eine umfassende Vorlage für die Durchführung von Kapitalwert- und Nutzwertanalysen bereitgestellt, die alle Vorgaben der LHO berücksichtigt.

Die HZD hat in Zusammenarbeit mit dem hessischen Finanzministerium die in dieser Vorlage enthaltenen Dokumente weiterentwickelt und ergänzt. Mit den WiBe-Templates wurde eine Toolbox geschaffen, mit der die Projektleitungen die erforderlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vorgabenkonform durchführen können. Gleichzeitig bietet die übersichtliche Darstellung der Sachverhalte, die durch Erläuterungen der WiBe-Ersteller ergänzt wird, den Entscheidungsträgern eine solide Grundlage zur Bewertung der Ergebnisse nach monetären und qualitativen Gesichtspunkten.

Zur Qualitätssicherung wurde das WiBe-Tool 2020 von der renommierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG untersucht. Der Prüfbericht bescheinigte der HZD-Entwicklung die Konformität mit den Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen und des Bundesrechnungshofs hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit öffentlicher Vorhaben. Somit können die Dokumente auf landesweiter Ebene eingesetzt werden.

Die Autorin

Dagmar Rickhaus ist seit 2007 für die HZD tätig und seit 2017 Teil des ZPM-Teams. Hier war sie an der Weiterentwicklung des MIS 2.0 beteiligt und hat die Neuausrichtung des Vorgehensmodells maßgeblich mitgestaltet. Heute verantwortet sie mit dem ZPM-Team u. a. das Projektmanagement der HZD.

Kontakt: zentralesprojektmanagement@hzd.hessen.de