Das Zentrale Projektmanagement der HZD

Um die definierten Vorgaben und Ziele bestmöglich zu erfüllen, ist gerade bei anspruchsvollen Vorhaben ein Projektmanagement gefragt, das in jeder Projektphase alle Aspekte im Auge behält – von der Spezifizierung und Planung über die Organisation und Steuerung bis hin zur Finalisierung mit abschließender Dokumentation. Bei der Planung sollte das Projektmanagement als fester Kostenfaktor eingerechnet und mit rund 10 Prozent des Gesamtbudgets veranschlagt werden.

Messbaren Nutzen bringt das Projektmanagement immer dann, wenn es drei Elemente in Einklang bringt: eine umfassende Stakeholder- und Umfeld- Analyse, ein aktives Risikomanagement und eine in sich stimmige Projektplanung, die Abläufe, Timings, Ressourcen und Finanzen gleichermaßen berücksichtigt. Die Vorzüge dieses ganzheitlichen Vorgehens liegen auf der Hand: Festgelegte Kommunikationsstrukturen sorgen für einen Austausch ohne Streuverluste. Die Abwicklung des Projekts über eine zentrale Stelle garantiert eine optimale Kontrolle der einzelnen Schritte mit festem Blick auf die definierten Ziele. Durch Standards und Regeln wird die Effizienz innerhalb des gesamten Projekts erhöht. Und last, but not least, ist ein Reporting möglich, das auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe zugeschnitten ist.

Herausforderung Verwaltungsdigitalisierung

Die fortschreitende Digitalisierung verlangt zunehmend auch in der Verwaltung ein agiles Handeln, um die immer komplexer werdende IT-Landschaft bedarfsgerecht gestalten zu können. Hinzu kommt, dass digitale Verfahren nicht nur den Dialog zwischen Institutionen und den Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, sondern auch untereinander kommunikationsfähig sein müssen. Um diese Herausforderung meistern zu können, braucht es ein hohes Maß an Standardisierung – vor allem natürlich bei der Technik, aber auch bei den angewandten Methoden und Prozessen. Genau hier kommt das standardisierte Projektmanagement ins Spiel. Die effiziente Abwicklung von Vorhaben hatte bei der HZD schon immer einen hohen Stellenwert. Mit den steigenden technischen Anforderungen und den zahlreichen neuen Digitalisierungsvorhaben wurde es allerdings nötig, die Projektarbeit noch weiter zu professionalisieren.

Projektmanagement als Organisationseinheit

Um die nötige Standardisierung der Abläufe zu erreichen, wurde Anfang 2017 das Zentrale Projektmanagement (ZPM) in der HZD etabliert, das direkt an den Technischen Direktor berichtet. Inzwischen werden über das ZPM alle HZD-Projekte als Matrix-Projektorganisation durchgeführt. Diese Variante sieht vor, dass die Projektmitarbeiten- den organisatorisch in ihrer Abteilung verankert bleiben. Zu deren Einbindung in die Projektarbeit wird eine Vereinbarung getroffen, die das jeweils veranschlagte Zeitkontingent und die individuellen Aufgabenpakete regelt. So werden Mitglieder verschiedener Abteilungen gezielt ausgewählt und für die Dauer des Vorhabens in das Projektteam eingebunden.

Der Stellenwert des MIS

Die erste große Aufgabe des ZPM- Teams war die Weiterentwicklung des Management-Informationssystems MIS. MIS war bis dato eine reine SharePoint-Anwendung, die innerhalb des Teamraums Listen zu Vorhaben, Risiken und Releases bündelte. Auf Grundlage dieser Listen wurde den jeweiligen Management-Teams täglich eine automatisiert erstellte Übersicht zur Verfügung gestellt. Damit gab es zwar eine Gesamtdarstellung aller Verfahren und Projekte, allerdings bildete diese immer nur die Zahlen und Fakten des Vortags ab.

Um möglichst schnell eine umfassende Web-Anwendung mit deutlich erweiterten Features bereitzustellen, wählten die Verantwortlichen des MIS-Projekts eine agile Vorgehensweise. In jeweils zweiwöchigen Sprints wurden zunächst die Basisanforderungen umgesetzt und getestet. Damit war es möglich, bereits nach vier Monaten eine erste Version des neuen MIS produktiv zu setzen. In den folgenden Projektphasen wurden weitere Anforderungen, welche die Bedienbarkeit verbessern und den Informationsgehalt erhöhen sollten, geplant und realisiert. Das MIS, wie es heute im Einsatz ist, konnte schließlich 2019 in den Verfahrensbetrieb überführt werden. Mit ihm haben die Projektverantwortlichen in der HZD nun ein leistungsfähiges Tool an der Hand, das eine Gesamtsicht auf die IT-Vorhaben aller Abteilungen liefert und durch die Abbildung der wechselseitigen Abhängigkeiten eine effiziente Planung der bestehenden Ressourcen ermöglicht.

Eine zentral agierende Organisationseinheit

Gestartet als Zwei-Personen-Team ist das Zentrale Projektmanagement heute ein wachsender Bereich der HZD, der für eine zeitgemäße Form der bereichs- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit mit agilen bzw. hybriden Methoden steht. Unter Leitung von Sabine Spang arbeiten aktuell zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an immer neuen Aufgaben.

So liegen mittlerweile auch alle Rahmenverträge rund um das Thema Projektmanagement in der Verantwortung des ZPM. Da alle Abteilungen in der HZD, und darüber hinaus auch alle Dienststellen des Landes, Leistungen aus diesen Verträgen abrufen können, wurde von dem Team zudem ein userfreundliches Controlling-System aufgebaut. Für strategisch wichtige Projekte ist die organisatorische Auftragsverantwortung hinzugekommen. In einigen Fällen agiert die Bereichsleitung sogar als offizielle Vertretung des Auftraggebers.

Darüber hinaus übernimmt das Zentrale Projektmanagement eine wichtige Rolle beim Wissenstransfer innerhalb der HZD. Über das Mitarbeiterportal und die Homepage des ZPM können die Mitarbeitenden der HZD auf alle relevanten Informationen zugreifen. Außerdem bietet das ZPM den Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit zu hospitieren und im Anschluss das erworbene Wissen als Multiplikatoren in den eigenen Bereich einzubringen.

MIS im landesweiten Einsatz

Ende 2020 ging beim Zentralen Projektmanagement der Auftrag zum Aufbau einer Datenbank für das Controlling der sogenannten Digitalmilliarde ein. In der laufenden Legislaturperiode verantwortet der Geschäftsbereich der Ministerin für Digitale Entwicklung und Strategie (HMinD) rund 1,2 Milliarden Euro, die von der Landesregierung für Digitalisierungsvorhaben bereitgestellt wurden. Voraussetzung für ein zuverlässiges Management dieses Budgets ist ein umfassendes und standardisiertes Verfahren, mit dem die eingehenden Projektanträge erfasst und abgewickelt werden können.
Als nutzerfreundliche Lösung wurde von der HZD eine web-basierte Anwendung entwickelt, die das hauseigene Management-Informationssystem MIS als Integrationsplattform nutzt. Der Prozess zur Verwaltung der Digitalisierungsmaßnahmen ist nun vollständig digitalisiert – von der Antragstellung über das Controlling bis hin zur Genehmigung. Damit steht für Hessen erstmals ein umfassender Überblick aller Digitalisierungsmaßnahmen des Landes zur Verfügung.

Aber nicht nur beim Controlling von Digitalisierungsprogrammen ist MIS den Kinderschuhen entwachsen und hat seinen Weg in die Landesverwaltung gefunden. Mit dem Hessischen Kultusministerium (HKM) nutzt ein weiterer externer Kunde das Management-Informationssystem. Das HKM hatte nach einer Lösung gesucht, um eigene Vorhaben und auch die Beteiligungen an externen Projekten in vollem Umfang abzubilden. Das Projekt wird planmäßig Ende Juli 2022 abgeschlossen sein.

Seit 2021 ergänzt zudem ein Vorgehensmodell für IT-Projekte das Portfolio. Es orientiert sich an Vorgehensweisen verschiedener Projektmanagement-Methoden und hat zum Ziel, allen Projektbeteiligten – von der Leitung bis zum Teammitglied – praktikables Werkzeug an die Hand zu geben und gleichzeitig den nötigen Handlungsspielraum zu lassen. Das ZPM entwickelte es auf Basis von Landesrichtlinien und Best-Practice-Beispielen gemeinsam mit erfahrenen Projekt- leitenden in einem agilen Vorgehen. In Kombination mit dem MIS lassen sich dadurch gegenwärtige und zukünftige Herausforderungen in der Projektarbeit ideal meistern.

Agile Methoden im Einsatz

Neben der Entwicklung und Bereitstellung von Management-Tools wie dem MIS und dem Vorgehensmodell Projekte 2.0 versteht sich das Zentrale Projektmanagement der HZD auch als Ko- ordinierungs- und Kompetenzstelle, wenn es um den Einsatz agiler Methoden bei der Projektdurchführung geht. Daher ist das ZPM integraler Bestandteil des aktuell laufenden und vom HMinD verantworteten Programms Cloud-Transformation, das in der HZD nicht nur einen technischen Wandel, sondern auch einen Kulturwandel einleitet.
Die Durchführung des Programms, die in der Verantwortung der HZD liegt, erfolgt nach der agilen Methode „Scaled Agile Framework“ (SAFe^®) und wird daher eng durch das ZPM-Team begleitet. Besonderes Augenmerk gilt der Frage, wie bestehende Prozesse und Standards angepasst werden müssen, um die agile Arbeitsweise zu integrieren. Außerdem wird ausgelotet, welche Unterschiede zur klassisch organisierten Projektmethodik bestehen und wie diese zu bewerten sind. Die gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Programm Cloud-Transformation fließen in die weitere Entwicklung des ZPM ein.

Standards für mehr Effizienz

Thomas Kaspar, der Technische Direktor der HZD, betont die Wichtigkeit einer ganzheitlichen Herangehensweise: „Die Komplexität sowie die Verzahnung von Projekten untereinander sind in den vergangenen Jahren stetig gewachsen – zumal Projekte heutzutage immer öfter in der Form von umfangreichen Programmen in Erscheinung treten, die wiederum Schnittstellen zu anderen Programmen besitzen“, so Kaspar. „Bei diesen komplexen Abhängigkeiten und Kommunikationsbeziehungen verliert man ohne standardisierte Prozesse und zentrale Steuerung schnell den Überblick. Daher haben wir als HZD das Projekt-, Portfolio- und Programmmanagement verstärkt in den Fokus unserer Organisationsentwicklung gerückt.“

Die Vorteile dieser gezielten Ausrichtung liegen auf der Hand: „Mit dem Zentralen Projektmanagement wurde nicht nur eine Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Projektdurchführung geschaffen. Das ZPM hat mit dem MIS und dem Vorgehensmodell Projekte darüber hinaus wesentliche Standards für Projektmanager und Projektleiter etabliert, um Steuerung zu vereinfachen, Abhängigkeiten untereinander zu erkennen und so die Effizienz zu steigern.“

Die Autorin

Sabine Spang hat den Bereich D3 – Zentrales Projektmanagement in der HZD aufgebaut und leitet ihn seit 2017. Hier verantwortet die zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau u. a. die zentralen Projekte der HZD sowie die Projekte Digitalisierungscontrolling HMinD, die Einführung von MIS im HKM und die Servicestelle DVH.

Kontakt: zentralesprojektmanagement@hzd.hessen.de