Bis 2026 werden insgesamt 40.000 DMS-4.0-Arbeitsplätze in der hessischen Landesverwaltung bereitgestellt. Damit die Landesbediensteten für die Arbeit mit dem neuen System gewappnet sind, sollen sie vorab die neuen Funktionen und Klickwege des DMS 4.0 kennenlernen und sich mit den Arbeitsweisen vertraut machen. Hierfür wurde ein umfassendes, zielgruppenspezifisches Schulungskonzept entwickelt, das aus Produktschulungen (E-Learnings und Live- Online-Schulungen), Grundlagenschulungen in ordnungsgemäßer (digitaler) Aktenführung und Vorgangsbearbeitung sowie einer umfangreichen Evaluierung dieser Schulungen besteht.
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DMS 4.0
Das Schulungskonzept DMS 4.0
Produktschulungen – den Umgang mit DMS 4.0 erlernen
Die zentrale IT-Fortbildung der HZD führt zeitnah vor dem Go-live des Systems in den einzelnen Behörden die DMS 4.0 Produktschulungen durch, um Anwenderinnen und Anwender mit der Nutzung des neuen Systems vertraut zu machen. Das Schulungsangebot wurde zielgruppenspezifisch für Anwenderinnen und Anwender, Führungskräfte, Fachadministratorinnen und -administratoren, Vor-Ort-Betreuerinnen und -Betreuer sowie Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entwickelt. Koordiniert werden die unterschiedlichen Formate durch das DMS Competence Center (DCC).
Ein zentraler Baustein des Schulungskonzepts sind E-Learnings, in denen die wesentlichen Funktionen des DMS 4.0 vorgestellt werden. Die E-Learnings stellt die IT-Fortbildung der HZD den Anwenderinnen und Anwendern auf der bekannten Lernplattform Moodle zur Verfügung. Für ausgewählte Zielgruppen wird es auf Anfrage ein zusätzliches Angebot an Live-Online-Schulungen und Präsenzschulungen geben. Zur Evaluierung der Schulungsmaßnahmen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Multiplikatorinnen und Multiplikatoren Rückmeldungen an das Team der Einführungsberatung geben. Ergänzend finden im Anschluss an die Schulungen stichprobenartige Befragungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt.
E-Learning als Erfolgsmodell
E-Learnings haben sich bereits in anderen Ländern wie Bayern und Rheinland- Pfalz als sinnvolle Lernmethode für die Anwendung eines neuen DMS bewährt. Die größten Vorteile gegenüber Präsenzveranstaltungen sind, dass die Unterrichtseinheiten unbegrenzt wiederholbar sowie orts- und zeitunabhängig durchführbar sind.
Zudem bietet der didaktisch durchdachte Aufbau der E-Learnings die passende Aufbereitung für jeden Lerntyp: Zunächst erhalten Anwenderinnen und Anwender eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu dem themenspezifisch E-Learning-Baustein, gefolgt von einer praktischen Übung des Gelernten und einem Selbst-Check mit Fragen. Anschließend wird ein Video gezeigt, um das Gelernte gezielt zu verinnerlichen. Zum Abschluss stehen ergänzende Informationen zur weiteren Vertiefung bereit.
Insgesamt gibt es für DMS 4.0 etwa 40 E-Learning-Module, die in zehn Lernstrecken – z. B. zu den Themen Oberfläche und Bedienung, Akten und Vorgänge anlegen, Wiedervorlage und Stellvertretung – aufgeteilt sind. Die einzelnen Module sind jeweils wenige Minuten lang und bestehen aus einem Erklär- und einem Übungsteil. Die Inhalte sind in kurze, thematisch aufeinander aufbauende Lerneinheiten unterteilt.
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Den entsprechenden Zugang zur Lernplattform erhalten Anwenderinnen und Anwender einige Wochen vor dem Go-live in ihrer jeweiligen Behörde. Die Durchführung der E-Learnings ist verpflichtend. Nachdem die E-Learnings absolviert wurden, wird ein Zertifikat ausgestellt.
Mittels der verschiedenen Lernformate können die Inhalte bestmöglich verinnerlicht werden. Eine grafische Anzeige hilft dabei, den eigenen Lernfortschritt nachzuvollziehen. Ergänzend zu den E-Learnings stehen Ansprechpersonen, die Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, für Fragen und den persönlichen Austausch zur Verfügung. Diese werden vorab in den behördlichen Einführungsprojekten zu Themen rund um die E-Learnings ausgebildet.
Grundlagenschulungen als Fundament für das DMS 4.0
Im DMS 4.0 wird das gesamte Portfolio der Arbeit mit Akten, Vorgängen und Dokumenten (inkl. Arbeitsprozessen) vollumfänglich elektronisch abgebildet. Sichere Grundkenntnisse der Anwenderinnen und Anwender über die ordnungsgemäße Aktenführung sind deshalb eine unverzichtbare Voraussetzung für den Einstieg in das neue System.
Das Competence Center Records Management (CCRM) bietet dafür individuell zugeschnittene Präsenz- und Online-Schulungen, E-Learnings und Beratungsleistungen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes Hessen rund um die Themen Aktenführung und -archivierung.
Das Schulungskonzept zur Einführung des neuen DMS 4.0 sieht unter anderem E-Learnings vor. Dies sind kurze Lernstrecken für verschiedene Arbeits- und Themenbereiche des DMS 4.0. Die einzelnen Module bestehen jeweils aus einem Erklär- und einem eigenständig durchführbaren Übungsteil inklusive Videosequenzen, anhand derer die Anwenderinnen und Anwender die Funktionalitäten des neuen Systems kennenlernen.
Autoren des Beitrags
Thomas Neumann
Koordination DMS-4.0-Fortbildung
Till Roth
Einführungsmanagement, DCC