Geplatzte Zeitpläne, explodierende Kosten oder nicht erfüllte Anforderungen sind leider ein immer wiederkehrendes Problem bei Projekten, egal ob in der Wirtschaft oder in der Verwaltung. Häufige Ursache ist, dass Anforderungen komplexer Projekte zu Beginn noch gar nicht vollumfänglich überblickt werden. Eine erfolgversprechende Möglichkeit, dieses Dilemma zu umgehen, ist ein agiles Projektvorgehen: Kundinnen und Kunden, Entwicklerinnen und Entwickler sowie das Management agieren kontinuierlich zusammen, definieren gemeinsam eine in einem überschaubaren Zeitrahmen umzusetzende Funktionalität und bewerten nach festgelegten Intervallen den erzielten Fortschritt. Ist das gewünschte Ergebnis entstanden? Ist das Vorhaben auf dem richtigen Weg, oder muss nachgebessert werden? All dies fließt in den nächsten Umsetzungszeitraum ein, in dem neue Funktionalitäten hinzugefügt werden. Durch die ständige Rückkopplung wird für alle Beteiligten transparent, wo das Projekt steht.
Wir haben uns in Hessen schon frühzeitig mit der agilen Projektmanagement-Methodik Scrum auseinandergesetzt und diese gemeinsam mit der HZD erprobt: Die Entwicklung der bundesweiten Spielersperrdatei OASIS war eines der ersten Projekte. Und auch bei der Erstellung der Technischen Digitalisierungsplattform (TDP) haben wir uns für die Scrum-Methode entschieden.
Dies ermöglicht uns, an der Plattform zu arbeiten, ohne sehr früh fixiert zu haben, wie diese final aussehen soll. Dadurch sind wir flexibel im Umgang mit Änderungsanforderungen und können auf Entwicklungen oder geänderte Rahmenbedingungen kurzfristig reagieren, um das optimale Produkt – in diesem Fall die Plattform und das Werkzeug nicht nur für die OZG-Umsetzung, sondern für die Verwaltungsdigitalisierung in Hessen – zu schaffen.
Ganz wichtig im agilen Projektmanagement ist, dass die Mitgestaltungsspielräume groß sind. Ressortverantwortliche wirken in der Rolle der Business Owner an der Weiterentwicklung mit. Das heißt, die Plattform dient nicht lediglich der Umsetzung des OZG, sondern darüber hinaus der Digitalisierung der kompletten Verwaltungsprozesse – von der Antragsstellung bis zur Zustellung des Bescheids. Die TDP bietet Entwicklerinnen und Entwicklern wie auch Administratorinnen und Administratoren einen standardisierten, leichten Zugang zu einer sukzessiv auszubauenden Anzahl an Werkzeugen und Funktionen, die als Service verfügbar gemacht werden. Die Services können zu spezifischen Verwaltungsprozessen orchestriert werden, ohne die Komplexität der zugrundeliegenden IT-Systeme berücksichtigen zu müssen. Ohne diese Plattform wären einzelne komplexe Projekte mit einer Vielzahl an Teams erforderlich, um die einzelnen Systeme individuell zu integrieren. Der Plattformansatz und das agile Vorgehen bei der Technischen Digitalisierungsplattform sind wichtige Aspekte bei der praktischen Umsetzung der Strategie „Digitale Verwaltung Hessen 4.0“.