DMS 4.0 ist das landesweit standardisierte Dokumentenmanagementsystem für die hessische Landesverwaltung. Es bildet die technische Basis für die digitale Verwaltungsakte und stellt sicher, dass Dokumente – sogenannte Schriftstücke – revisionssicher, strukturiert und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet werden können. Während der Aktenführungserlass die inhaltliche Struktur der E-Akte vorgibt, liefert das DMS Funktionen unter anderem für Berechtigungen, Suche und Vorgangsbearbeitung. Vom Posteingang über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung oder Aussonderung werden alle Schritte zentral unterstützt. Damit ist das DMS 4.0 weit mehr als ein Ablagesystem – es ist die Basis für eine durchgängige digitale Vorgangsbearbeitung. Auftraggeber des Systems sind das Hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation (HMD) sowie das Hessische Ministerium der Finanzen (HMdF). Die Einführung und der Betrieb erfolgen durch die HZD.
DMS 4.0
Rückgrat der digitalen Akte
Die Einführung des DMS 4.0 ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum digitalen Verwaltungsarbeitsplatz in Hessen. Eine Verwaltung ohne Papier ist kein Selbstzweck, sondern Voraussetzung für schnellere Verfahren und transparente Prozesse – und nicht zuletzt ein Beitrag zum Umweltschutz. Als Auftraggeber setzen das HMD und das HMdF mit der Einführung des DMS 4.0 die Optimierung der E-Administration und verwaltungsinterner Prozesse um. Wir haben mit dem DMS 4.0 einen landesweit einheitlichen Standard geschaffen, der Effizienz mit Rechtssicherheit verbindet und den hohen Anforderungen an das staatliche Handeln entspricht. Standards sind entscheidend, um Automatisierung überhaupt zu ermöglichen. Individuelle Sonderlösungen fühlen sich bequem an, verhindern aber meist genau die Effekte, die wir mit der Digitalisierung erreichen wollen.
Für uns als Landesbedienstete hat das DMS 4.0 Arbeitsabläufe automatisiert und beschleunigt, was zu einer enormen Zeitersparnis führt. Wir können nun schneller, einfacher und ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen, was die Zusammenarbeit und Flexibilität im Arbeitsalltag erhöht. Der Erfolg ist natürlich nicht ohne die Unterstützung und das Engagement aller möglich. Das in der HZD verortete DCC hat einen reibungslosen Rollout der Anwendung in den Behörden sichergestellt und dafür gesorgt, dass die Dienststellen gut vorbereitet sind und dass die Kolleginnen und Kollegen gründlich geschult wurden.
Zudem bietet das DMS 4.0 Möglichkeiten für den Einsatz von KI – dort, wo sie konkrete Mehrwerte liefert. Wir prüfen derzeit, wie wir KI-Technologien zur Prozessoptimierung einsetzen können, um Entscheidungen auf einer datengestützten Basis treffen zu können. Das DMS 4.0 hebt Verwaltungshandeln auf ein nächstes Level und trägt damit zur Zukunftsfähigkeit der hessischen Landesverwaltung bei.
Louisa Solonar-Unterasinger, Chief Information Officer (CIO) und Bevollmächtigte für E-Government und Informationstechnologie des Landes Hessen, Hessisches Ministerium für Digitalisierung und Innovation
Die flächendeckende Modernisierung und Ablösung des bisherigen Dokumentenmanagementsystems und Einführung des neuen DMS 4.0 ist nach wie vor eines der bedeutendsten Digitalisierungsprojekte der Hessischen Landesverwaltung. Das Projekt wird in gemeinsamer Auftraggeberschaft von HMD und HMdF verantwortet. Im Finanzressort befinden wir uns aktuell in der finalen Umsetzungsphase und damit auf der Zielgeraden. Bereits Ende 2025 waren gut 90 Prozent der insgesamt rund 6.000 DMS-Arbeitsplätze eingerichtet und an das DMS angebunden.
Ein zentraler Erfolgsfaktor für die effiziente und zielgerichtete Einführung des DMS 4.0 war die sehr erfolgreiche Pilotierung durch die Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main (OFD), die bereits im Juni 2023 in den Produktivbetrieb überführt wurde. Die in der Pilotierungsphase gewonnenen Erkenntnisse ermöglichten eine substanzielle Optimierung der prozessualen und strategischen Vorgehensweise bei der Einführung des Systems für die gesamte Hessische Landesverwaltung. So konnten bereits frühzeitig zahlreiche Funktionalitäten des DMS 4.0 an die spezifischen Anforderungen der Hessischen Landesverwaltung angepasst und implementiert werden. Damit steht in unserem Geschäftsbereich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein wichtiger Baustein für den „Digitalen Verwaltungsarbeitsplatz“ zur Verfügung. Das DMS setzt neue Maßstäbe für eine effiziente und ortsunabhängige Aktenführung, unterstützt maßgeblich das Arbeiten im Homeoffice und ermöglicht eine effiziente, medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen den Behörden. Die Einführung des Systems markiert somit einen zentralen Baustein für die weitere Digitalisierung der Hessischen Landesverwaltung und unseres Geschäftsbereichs.
Michael Hohmann, Zentralabteilungsleiter, Hessisches Ministerium der Finanzen
Grundlage für die Einführung von DMS 4.0 ist das Hessische E-Government- Gesetz, das auf Basis klarer gesetzlicher Vorgaben die elektronische Aktenführung für Landesbehörden verbindlich regelt. Denn seit dem 1. Januar 2022 sind Behörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Ergänzt werden diese Vorgaben durch den Aktenführungserlass des Landes Hessen. Er ist gewissermaßen die „Gebrauchsanweisung“ für die ordnungsgemäße Aktenführung und definiert verbindlich, wie Akten zu strukturieren sind, welche Metadaten erforderlich sind und welche Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen gelten. Ziel ist es, Verwaltungshandeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren – damit diese Informationen auch Jahre später noch zugänglich sind. Weitere Rahmenbedingungen für das digitale System ergeben sich unter anderem aus Datenschutz-, Informationssicherheits- und Barrierefreiheitsvorgaben, die das DMS stringent berücksichtigt.
Um Fachverfahren hessenweit effizient mit dem DMS 4.0 zu verbinden und die E-Akte für alle Anwenderinnen und Anwender zugänglich zu machen, hat die HZD den DMS-Adapter entwickelt. Wo bisher Fachverfahren individuell angebunden werden mussten, schafft der Adapter eine standardisierte, komfortable Lösung. Als generische Lösung ermöglicht er den automatischen Datentransfer zwischen Fachverfahren und der E-Akte – unabhängig vom Softwaresystem des jeweiligen Fachverfahrens und der aktuellen DMS-Software-Version, was potenzielle Wechsel deutlich vereinfacht. Ob SKAT-R, IFAS, OASIS oder eines der vielen weiteren Fachverfahren: Alle können sich problemlos anbinden. Der Adapter läuft produktiv auf der Technischen Digitalisierungsplattform (TDP) der HZD, die als Platform-as-a-Service-Lösung zahlreiche Services zur effizienten Digitalisierung und Vernetzung von Verwaltungsleistungen bietet. Damit werden Prozesse direkt im Fachverfahren abgebildet und nahtlos in die DMS-Akte übertragen. Der DMS-Adapter ist in Hessen bereits im produktiven Einsatz und hat durch seine breiten Möglichkeiten auch über die Landesgrenzen hinaus Interesse geweckt.
Effizienter arbeiten im Alltag
Im Verwaltungsalltag entfaltet das DMS 4.0 seinen größten Nutzen. Dokumente sind orts- und zeitunabhängig verfügbar, die Anmeldung erfolgt komfortabel per Single Sign-on. Medienbrüche entfallen, da Vorgänge durchgängig digital bearbeitet werden können. „Einer der größten Vorteile ist jedoch die Suchfunktion“, erläutert Günther Laubsch, DMS-Produktmanager in der HZD. „Früher musste man auf der Suche nach Informationen teils mehrere Aktenordner durchsehen. Heute reicht eine Volltextsuche, um in Sekunden die richtigen Treffer zu erhalten.“ Die beschleunigten Abläufe schaffen spürbare Entlastung für die Mitarbeitenden in der Verwaltung. Zeit, die früher für Suchen, Kopieren oder Abstimmen aufgewendet wurde, steht heute wieder für fachliche Aufgaben zur Verfügung.
Ein zentraler Mehrwert von DMS 4.0 liegt in der landesweiten Standardisierung. Einheitliche Aktenstrukturen, Prozesse und Arbeitsweisen verbessern die Zusammenarbeit – auch über Ressortgrenzen hinweg. Das System unterstützt behördenübergreifendes Arbeiten vom Dokumentenaustausch bis zu durchgängigen Prozessen und schafft damit zugleich die Grundlage für künftige Automatisierung und den Einsatz Künstlicher Intelligenz.
Wie die Übergabe von Verwaltungsakten an die Justiz digital, sicher und komfortabel funktionieren kann, zeigt eine weitere Eigenentwicklung der HZD: die beBPo-Einbindung ins DMS 4.0. beBPo – das besondere elektronische Behördenpostfach – ist die offizielle Schnittstelle, über die Behörden rechtskonform Nachrichten und Akten an die Justiz übermitteln können. Bisher nutzten die Ressorts separate Anwendungen, mussten Daten exportieren und wieder importieren – ein Vorgehen, das zahlreiche Medienbrüche birgt. Nun gibt es eine digitale Schnittstelle für ERV-konforme Nachrichten, die direkt ans DMS angebunden ist. Die HZD hat dafür die Anforderungen skizziert, gemeinsam mit dem DMS-Softwarehersteller umgesetzt und im klassischen Releaseprozess integriert. Das Pilotprojekt ist bereits auf dem Weg, sodass künftig Aktenbestandteile und Verwaltungsvorgänge direkt aus dem DMS in das besondere Behördenpostfach der Justiz übertragen werden können. In Zukunft sollen alle Ressorts davon profitieren können, die DMS 4.0 nutzen und ein beBPo-Postfach haben. Hessen geht damit neue Wege: Erstmals wird beBPo-Kommunikation direkt aus dem DMS ermöglicht und für alle DMS-nutzenden Ressorts ermöglicht – ein Paradebeispiel für die Rolle der HZD als Enabler digitaler Verwaltungsprozesse und zugleich eine notwendige Antwort auf die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV), die bundeseinheitliche Standards für die elektronische Aktenübermittlung an die Gerichte verbindlich vorgibt.
Wandel von Arbeitsweisen und Rollen
Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems verändert mehr als nur das Medium. Prozesse werden transparenter, Verantwortlichkeiten klarer und Arbeitsweisen hinterfragt. Trotzdem kann die Vielfalt an Funktionen anfangs überfordern. Umso wichtiger sind gezielte Schulungen und eine enge Begleitung der Beschäftigten. „Das bringt natürlich auch mit sich, dass ganz neue Arbeitsweisen etabliert werden müssen“, gibt Arne Schneider, Leiter des DMS Competence Centers (DCC) in der HZD, zu bedenken. „Es handelt sich also um mehr als nur eine technische Umstellung, es ist ein Wandel in der Arbeitskultur.“
Das DCC als Unterstützungseinheit
Für den einheitlichen DMS-Standard stellt die HZD die zentrale Plattform bereit, verantwortet Betrieb und Sicherheit und sorgt für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems. Die Organisation übernimmt dabei das in der HZD angesiedelte DCC. „Unser Team fungiert als ressortübergreifende Unterstützungseinheit für den DMS-Einsatz in der hessischen Landesverwaltung“, erläutert DCC-Leiter Arne Schneider. „Wir bündeln Kunden- und Servicemanagement, koordinieren die landesweiten Rollouts und unterstützen die Dienststellen bei fachlichen und organisatorischen Fragestellungen.“ Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei auch die Qualifizierung der Anwenderinnen und Anwender. Die HZD bietet Schulungen für Fachadministration und Vor-Ort-Betreuung und befähigt Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sowie deren Führungskräfte. Ergänzt wird das Angebot durch umfangreiche E-Learning- Formate. Über 390.000 absolvierte E-Learning-Module zum DMS 4.0 zeigen, wie stark dieses Angebot bereits genutzt wird.
Seit wir mit DMS 4.0 arbeiten, hat sich unser Alltag im Regierungspräsidium spürbar verändert. Früher war das Suchen, Abstimmen und Weitergeben von Dokumenten oft ein Kraftakt. Jetzt finde ich alles in Sekunden und kann Entscheidungsprozesse sowie Zeichnungsläufe besser nachvollziehen. Besonders praktisch ist der informelle Arbeitsbereich: Wir können Dokumente unkompliziert miteinander teilen und gemeinsam bearbeiten, ganz ohne aufwendige Berechtigungen. Das macht die Zusammenarbeit merklich leichter und flexibler.
Im Vergleich zu HeDok ist DMS 4.0 ein echter Quantensprung. Alles läuft schneller, die Strukturen des Aktenplans sind übersichtlicher, und ich kann die Darstellung so anpassen, dass sie für mich passt. Da das DMS 4.0 eine Browseranwendung ist, muss ich dafür nicht einmal spezielle Programme installieren. Auch das Anlegen von Wiedervorlagen oder das Arbeiten mit Geschäftsgangvermerken geht jetzt einfach, schnell und flexibel – alles bleibt digital nachvollziehbar.
Was ich persönlich sehr schätze: Man hat jederzeit den Überblick, auch wenn plötzlich Vertretungen anfallen oder Unterlagen kurzfristig gebraucht werden. Mobiles Arbeiten wird für uns alle einfacher, da keine Papierakten mehr umhertransportiert werden müssen. Weniger Ausdrucke schonen nicht nur die Umwelt, sondern verringern obendrein auch die Kosten für Druckmaterialien. Kurz gesagt: DMS 4.0 macht unsere Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch moderner und deutlich angenehmer. Die gewonnene Zeit hilft mir, meine Aufgaben noch fokussierter zu bearbeiten und das Team bestmöglich zu unterstützen.
Michael Ohletz, Dezernat Organisation, Regierungspräsidium Kassel
Quo vadis DMS 4.0?
Die Einführung von DMS 4.0 erfolgt in vier Rollout-Wellen. Die letzte Welle ist planmäßig Anfang 2026 gestartet. 27 behördliche Einführungsprojekte sind schon abgeschlossen, weitere 23 befinden sich in Umsetzung. Insgesamt arbeiten heute schon 248 Dienststellen mit dem neuen System. Rund 17.000 von etwa 25.000 Landesbediensteten – also etwa 68 Prozent – nutzen DMS 4.0 bereits im Alltag. Damit ist das System kein Pilot mehr, sondern gelebter Standard. Im Laufe des Jahres werden alle geplanten Rollouts abgeschlossen sein. Gleichzeitig melden sich weitere Behörden, die ursprünglich nicht Teil der Einführung waren, den neuen Landesstandard für Verwaltungsvorgänge aber auch gerne nutzen wollen. Die hessische Polizei beispielsweise will künftig neben ihrem bereits eingesetzten polizeilichen Vorgangsbearbeitungssystem ComVor auch DMS 4.0 etablieren.
Parallel zum Rollout ist ein größeres Funktions-Release in Vorbereitung, das unter anderem neue Managementansichten und zudem die Möglichkeit bietet, Akten direkt an das Hessische Landesarchiv zu übermitteln. Parallel wird der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der DMS-Software geprüft. Die Weiterentwicklung von DMS 4.0 bleibt also eine Daueraufgabe, damit es auch weiterhin als zentraler Baustein für eine moderne, leistungsfähige und zukunftssichere digitale Verwaltung in Hessen sorgt.