Laut der aktuellen ELSTER-Statistik wurden allein im Kalenderjahr 2025 ganze 53.472.099 Steuererklärungen an die Finanzämter in Deutschland übermittelt – darunter die Erklärungen zur Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer und Grundsteuer. Damit hat sich die Anzahl der eingereichten Steuererklärungen seit 2010 fast verfünffacht. Die technische Grundlage für die Bearbeitung dieser Datenmassen bilden die IT-Verfahren von KONSENS. Seit 2007 wird über dieses Verwaltungsabkommen die Steuer- IT bundesweit einheitlich entwickelt, gepflegt und betrieben und so für dieselben Voraussetzungen für die Festsetzung und Erhebung der 38 verschiedenen Steuerarten gesorgt.
Steuerakte
Ordnung ohne Ordner
Arbeiten mit der elektronischen Akte
Die Sachbearbeitung der eingehenden Steuererklärungen erfolgt in den Finanzämtern schon lange hauptsächlich über die elektronische Steuerakte; erklärtes Ziel der Steuerverwaltung ist die vollständige Ablösung von Papierunterlagen und eine digitale Gesamtfalldarstellung. Die elektronische Steuerakte zieht die relevanten Fallinformationen über das KONSENS-IT-Verfahren Gesamtdokumenten- und -datenablage (GDA) aus den einzelnen IT-Verfahren der Steuerverwaltung und führt diese dann zusammen. In die Einkommensteuererklärung eines Arbeitnehmers fließen beispielsweise die Stammdaten aus dem IT-Verfahren GINSTER (Grundinformationsdienst Steuer) ein, also Name, Adresse, Bankverbindung. Hinzu kommen weitere Informationen, beispielsweise aus dem IT-Verfahren LAVENDEL, in dem die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale für rund 43 Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland zur Festsetzung der Steuern auf den Arbeitslohn verwaltet werden.
All diese Fallinformationen, darunter auch Schriftverkehr, Festsetzungen und Bescheide aus aktuellen und vergangenen Veranlagungsjahren, stehen den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern in den Finanzämtern beim Aufrufen der elektronische Steuerakte gebündelt zur Verfügung. Sie dient in erster Linie als Anzeigemedium. Über das Dialogfenster erhält man einen schnellen, sicheren Zugriff, unabhängig davon, ob die Bearbeitung der Akte in der Dienststelle oder im Homeoffice stattfindet. Zudem können mehrere Personen parallel die elektronische Steuerakte einsehen und bearbeiten – zu Zeiten der Papierakten undenkbar. Ablagefehler, die früher bei aller Sorgfalt aufgrund von Steuererklärungen mit unsortierten Loseblattsammlungen und Belegen doch gelegentlich vorgekommen sind, gehören der Vergangenheit an: Heute erfolgt die Zuordnung der Fallinformationen zum Großteil automatisiert, bei Bedarf ordnen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die nicht automatisiert zugeordneten Fallinformationen thematisch zu. Grundsätzlich gilt, dass zu jeder vergebenen Steuernummer eine elektronische Steuerakte vorliegt. Ein Ehepaar kann so eine gemeinsame Steuernummer für die Zusammenveranlagung und zwei weitere Steuernummern für die Einzelveranlagungen der Ehegatten haben. Ebenso liegen bei einem Steuerpflichtigen, der etwa mehrere Gewerbebetriebe hat, mehrere Steuernummer vor.
Gutes Zusammenspiel gefragt
Die elektronische Steuerakte ist ein Produkt aus dem KONSENS-Verbund, dessen Entwicklung federführend in Bayern liegt und als sogenannte „eAkte“ eine Anwendung im IT-Verfahren KDialog ist. Seit 2011 ist die elektronische Steuerakte in Hessen im Einsatz. Sie wird – wie alle KONSENS-Softwareprodukte – kontinuierlich weiterentwickelt, um den neuen fachlichen Anforderungen, Sicherheitsvorgaben und rechtlichen Änderungen gerecht zu werden. Über die verantwortliche Fachgruppe können die anderen Bundesländer ihre Anforderungen einbringen, die dann abgestimmt, priorisiert und entsprechend umgesetzt werden. Der Betrieb der elektronischen Steuerakte liegt bei den einzelnen Bundesländern – in Hessen übernimmt dies die HZD in enger Abstimmung mit der Oberfinanzdirektion (OFD), bei der die Fach- und Dienstaufsicht für die 28 hessischen Finanzämtern liegt.
„Eine große Herausforderung für den Betrieb der elektronischen Steuerakte sind das Zusammenspiel und die durchgängige Verfügbarkeit der zahlreichen beteiligten KONSENS-Fachverfahren“, erläutert Danilo Jakob, Gesamtbetriebsleitung KDialog in der HZD. Basis für den Betrieb der elektronischen Steuerakte ist die Bereitstellung der Serverinfrastruktur der verschiedenen KONSENS-Verfahren, zu denen unter anderem das IT-Verfahren Gesamtdokumenten- und -datenablage (GDA) gehört. Im Fokus steht außerdem das Einspielen von Releases. Diese werden im Rahmen eines in KONSENS abgestimmten Release-Management- Prozesses von den entwickelnden Ländern bereitgestellt. Die HZD bereitet das Softwarepaket für den Rollout vor und stellt es auf der Abnahmeumgebung bereit, die den Arbeitsplatz in den Finanzämtern simuliert. Im Anschluss übernimmt die OFD die fachlichen Abnahmetests. Auf diese Weise wird das Zusammenspiel aller KONSENS-Verfahren abgesichert, bevor sie an die User in den Finanzämtern weitergegeben werden. Immerhin arbeiten innerhalb des KONSENS-Verbunds über 1.300 Personen in den fünf auftragnehmenden Ländern Bayern, Baden-Württemberg, Hessen, Niedersachen und Nordrhein-Westfalen parallel an der Weiterentwicklung der 19 IT-Verfahren – auch da kann es zu Bugs kommen.
Die Elektronische Akte Steuer im KONSENS-Verbund ist ein zentraler Baustein in der digitalen Gesamtstrategie der Steuerverwaltung. Sie steht exemplarisch für unseren Anspruch, bewährte Strukturen der Steuerverwaltung in das digitale Zeitalter zu überführen – ohne dabei die fachliche Identität aufzugeben, die unsere Leistungsfähigkeit seit Jahrzehnten prägt. Mit ihr verfügen die Finanzämter sowohl in Hessen als auch bundesweit erstmals über eine vollumfängliche, einheitliche und medienbruchfreie Aktenführung. Alle steuerlich relevanten Vorgänge zu einem Fall oder einer Person werden lückenlos digital zusammengeführt, transparent dokumentiert und revisionssicher verfügbar gemacht. Das schafft Verlässlichkeit, beschleunigt Verfahren und stärkt die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns.
Das Ziel geht dabei weit über die bloße Abschaffung von Papier hinaus. Es geht um eine digitale Gesamtfalldarstellung, eine integrierte Bearbeitung und die konsequente Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die elektronische Steuerakte folgt bewusst keinem Eins-zu-eins-Abbild des klassischen Aktenordners, sondern schafft eine flexible Arbeitsumgebung, die sich an wechselnde Rahmenbedingungen anpasst und den Beschäftigten jederzeit Zugriff auf die relevanten Informationen ermöglicht.
Hier wachsen Fachlichkeit und Verwaltungsprozesse zusammen – föderal abgestimmt, aber mit klarer Verantwortlichkeit vor Ort. Hessen wird seine Rolle als Steuerungsmitglied im KONSENS-Verbund weiterhin aktiv nutzen, um diese Synergien zu vertiefen und die digitale Transformation der Steuerverwaltung konsequent voranzutreiben.
Konstanze Bepperling, Oberfinanzpräsidentin, Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main
Erst wenn in der Testumgebung alles korrekt läuft, wird die Software für einen Piloteinsatz und eine spätere landesweite Installation vorbereitet. In einem mehrstufigen Prozess, in dem eine Software für eine Verteilung in den 28 hessischen Finanzämter sorgt, wird die neue Version der elektronischen Steuerakte bei den Usern aufgespielt. Hier stimmen sich die Beteiligten eng miteinander ab. „Die Zusammenarbeit von HZD, OFD und den Finanzämtern erfolgt in jeder Phase der Softwarefreigabe sehr eng, um zielgerichtete Lösungen für die Finanzämter zu erarbeiten und die Downtime in den Finanzämtern während der Verteilung möglichst gering zu halten“, erklärt Niklas Zimmer, Steuerinspektor bei der OFD. „Auf diese Weise wird der normale Arbeitsbetrieb nur geringfügig beeinträchtigt.“
User der hessischen Finanzämter können sich außerdem über ein Ticketsystem bei der HZD melden, wenn es Anwendungsprobleme mit der elektronischen Steuerakte geben sollte. Die OFD und die HZD können bei Bedarf auf einer UNIFA-Testumgebung (Universeller Finanzamtsarbeitsplatz) den Fehler nachstellen, bieten Lösungsvorschläge und geben die Informationen an das Entwicklerteam weiter.
Auch in der Abteilung „Verfahren der Steuerverwaltung“ in der HZD sind verschiedene Bereiche indirekt mit der elektronischen Steuerakte befasst, da sie für die Entwicklung, die Pflege und den Betrieb verschiedener KONSENS-Verfahren verantwortlich sind, aus denen sich die elektronische Steuerakte ihre Informationen zieht.
Anspruchsvolle Vorgaben und Rahmenbedingungen
Wie alle anderen KONSENS-Produkte unterliegt auch die elektronische Steuerakte hohen Anforderungen. Dazu gehören die Vorgaben der Technischen Zielarchitektur KONSENS (TZAK) ebenso wie die BSI-Sicherheitsstandards. Wie bei den Aktensystemen anderer Ressorts spielt die Revisionssicherheit bei der elektronischen Steuerakte eine zentrale Rolle, das heißt, die Unterlagen sind fälschungssicher, vollständig und jederzeit für Prüfer verfügbar. Jeder Zugriff und die Bearbeitung der Unterlagen werden protokolliert. Dies ist auch wichtig, da mit Blick auf effizientere Prozesse mehrere User gleichzeitig auf eine elektronische Steuerakte zugreifen sollen. Der Zugang zum jeweiligen Steuerfall oder zu den Vorgängen, die zu einer Person gehören, wird lückenlos und medienbruchfrei bereitstellt. Auch hinsichtlich des Datenschutzes und des Steuergeheimnisses gelten autorisierte Personen Akteneinsicht nehmen können. Entsprechend klar ist die Rollen- und Rechtestruktur aufgebaut. Diese legt fest, wer in den Finanzämtern welche Akte und welche Inhalte einsehen darf. Während die Amtsleitung meist weitreichende Zugriffsrechte hat, erhalten Sachbearbeitende nur einen eingeschränkten Zugriff, der vom ihnen zugeordneten Steuernummernkreis abhängig ist. Dagegen können weder Bürgerinnen und Bürger noch deren bevollmächtigte Steuerkanzleien Einsicht in die elektronische Steuerakte nehmen.
Im Hintergrund aktiv: Datenbank und Metadaten
Die elektronische Steuerakte greift im Wesentlichen über die GDA auf die dort hinterlegten Metadaten zurück. Die Datenbank und das Ablagearchiv bilden das Rückgrat der elektronischen Steuerakte, denn über sie werden die Dokumente aus den KONSENS-Verfahren zusammengeführt und stehen überall und jederzeit zur Verfügung. Auf diese Weise können die Bearbeitungsprozesse deutlich effizienter gestaltet werden.
Die aus der GDA gezogenen Metadaten beschreiben, strukturieren und steuern die Darstellung der Inhalte. Man unterscheidet zwischen
- deskriptiven Metadaten, die Beschreibungen wie Steuerart oder Veranlagungszeiträume enthalten,
- strukturellen Metadaten, die Beziehungen zwischen Aktenelementen abbilden, etwa zwischen Bescheiden und Steuererklärungen,
- administrativen Metadaten, die Informationen für Verwaltung und Zugriffskontrolle liefern,
- technischen Metadaten, die Format, Größe oder Speicherort definieren und
- rechtebezogenen Metadaten, die die Zugriffsrechte und Urheberinformationen steuern.
Damit werden Dokumente eindeutig identifizierbar, korrekt klassifiziert und leichter auffindbar. Außerdem ermöglichen die Metadaten automatisierte Workflows, hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Kontinuierlicher Ausbau
Der Großteil aller KONSENS-Verfahren und Anwendungen ist inzwischen an die elektronische Steuerakte angeschlossen, der Ausbau wird kontinuierlich fortgesetzt. Mit der damit verbundenen Erweiterung der elektronischen Steuerakte werden die Prozesse in den Finanzämtern und die zügige Bearbeitung der Steuererklärungen weiter verbessert.