Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, digitale Prozesse effizient, sicher und wirtschaftlich umzusetzen. Um diesen Handlungsgrundsätzen gerecht zu werden, kommt man bei etlichen Verwaltungsprozessen nicht umher, Standardlösungen vom Markt zu nutzen, statt aufwendige Eigenentwicklungen zu realisieren. Warum diese Option oft mehr Sinn ergibt und für welche Bereiche sie sich besonders eignet, zeigen ausgesuchte Beispiele der HZD.
IT-Lösungen vom Markt
Alles andere als Convenience
Schnell verfügbar
Ein wesentlicher Bonus und oft der ausschlaggebende Punkt ist die Kosteneffizienz. Standardlösungen sind in vielen Fällen deutlich günstiger als individuelle Softwareentwicklungen, da Anschaffung, Wartung und Weiterentwicklung durch den jeweiligen Anbieter erfolgen. Außerdem sind diese Lösungen sofort einsatzbereit, sodass lange Entwicklungszeiten entfallen und digitale Verwaltungsdienste schneller zur Verfügung stehen. Gerade in Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement oder Personalverwaltung sind etablierte Marktprodukte daher eher die Regel als die Ausnahme. Die HZD setzt beispielsweise bei der E-Vergabe solch eine Marktlösung ein. Hanne Fröhlich, die dieses und weitere Produkte in der HZD verantwortet, macht deutlich: „Für bestimmte Prozesse gibt es einfach sehr gute Lösungen. Ich würde mir beispielsweise nie zutrauen, eine E-Vergabe-Anwendung selbst zu entwickeln, denn dafür braucht es ein sehr komplexes juristisches Vergabewissen.“
Spezialisierte Produktteams
In Fröhlichs Verantwortungsbereich fällt ein weiteres Standardprodukt, das die HZD als Kollaborationstool für die Verwaltung und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten einsetzt: SharePoint. Genau wie bei anderen Standardlösungen wird der Betrieb von SharePoint in der HZD durch eine ganze Reihe von Verfahrensprofis und Betriebsverantwortlichen sichergestellt. Denn mit dem Tool allein ist es bei Weitem nicht getan. „Das Produkt ist nur ein Teil der Lösung“, ergänzt Hanne Fröhlich. „Wir kümmern uns in der HZD auch um das Anforderungsmanagement, die IT-Sicherheit, stabile Betriebsabläufe oder den Support. Wenn unsere Kunden spezielle Anforderungen haben, müssen wir schauen, was am besten passt. Dafür übernehmen wir die Kommunikation zwischen den Kunden und den Herstellern. Wir leisten hier also eine Art Übersetzungsarbeit, für die technisches Know-how unbedingt erforderlich ist. Außerdem setzen wir im Bedarfsfall unsere Entwickler ein, um spezifische Anforderungen an Verfahrenslösungen auf der Plattform bereitzustellen.“
Wir übernehmen die Kommunikation zwischen den Kunden und den Herstellern und leisten hier eine Art Übersetzungsarbeit, für die technisches Know-how unbedingt erforderlich ist.
Dies kann auch Thomas Schlander bestätigen, der die Portallösungen der HZD verantwortet und dafür ebenfalls auf Marktlösungen setzt: „Für unsere Plattform hessen.de greifen wir auf die Open-Source-Lösung Drupal zurück. Mit dem etablierten Content-Management-System konnten wir die Anforderungen der Hessischen Staatskanzlei und der Ministerien individuell umsetzen, um so ein einheitliches Bild nach außen zu transportieren und den Onlineredaktionen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten. Hätten wir die Plattform selbst entwickelt oder ein kostenpflichtiges CMS verwendet, wäre das deutlich zeitaufwendiger und kostenintensiver gewesen.“
Noch greifbarer werden die Vorzüge bereits vorhandener Produkte in Bereichen, wo Eigenentwicklungen schlicht und ergreifend nicht möglich sind, wie beispielsweise bei der Telekommunikation. Für den Landesstandard HessenVoice und die damit verbundenen 82.000 Telefone in der hessischen Verwaltung setzt die HZD auf den Anbieter Damovo. Doch anders als bei sonstigen Marktlösungen übernimmt die HZD hier bewusst nicht den Betrieb, sondern verfolgt ein alternatives Modell: „Wir setzen bei HessenVoice bewusst auf einen Full-Managed-Service“, erklärt Jasmin Fritz-Weber, die den Bereich Unified Communications in der HZD verantwortet. „Der Anbieter stellt das Produkt und übernimmt auch den Betrieb. Aber auch bei einem Full-Managed-Service macht sich nicht alles von allein. Wir übernehmen eine koordinierende Rolle und steuern das Produkt so, dass es sich ideal in den Landesstandard einfügt. Selbst wenn wir am Ende die letzte technische Schraube nicht selbst drehen, ist dafür eine umfassende Expertise in unseren Teams erforderlich.“
IT-Sicherheit und Abhängigkeiten im Blick
Ein weiterer Pluspunkt von fertigen Tools liegt in der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die Anforderungen an Datenschutz oder Barrierefreiheit kauft man sich meist praktischerweise mit ein. Aber nicht immer würden Standardprodukte nur Vorteile bringen, so Thomas Schlander. „Das Thema Sicherheit ist oft ein wunder Punkt. Zwar haben wir gerade bei Drupal ein Produkt im Einsatz, das sehr vorbildlich mit potenziellen Sicherheitslücken umgeht, aber das ist nicht die Regel. Wir sind bei der Nutzung von fertigen Produkten immer in einer gewissen Abhängigkeit und müssen uns darauf verlassen, dass die Hersteller Sicherheitslücken schnell schließen. Und selbst wenn regelmäßige Updates und technologische Anpassungen inklusive sind, kann es auch mal passieren, dass der Support ausläuft oder gewisse Komponenten nicht fortgeführt werden. Hier müssen wir mitunter sehr schnell reagieren und neue Lösungen suchen. Umso wichtiger ist ein gut aufgestelltes Expertenteam in der HZD, welches das Produkt gut kennt, ausreichend testet und Patches sowie neue Releases mit Know-how begleitet.“
Standardlösungen mit IT-Expertise
Gerade für Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement oder Telekommunikation sind Produkte von der Stange also sehr gut geeignet. Sie bieten eine zuverlässige, wirtschaftliche und schnell umsetzbare Möglichkeit, um Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Dennoch betreiben sich die Produkte nicht von allein. Damit sie sich in die Standards sowie Vorgaben des Landes einfügen und die Bedürfnisse der Kunden erfüllen, braucht es IT-Dienstleister wie die HZD. Sie fungieren als Schnittstelle, die eine solide Brücke zwischen Kundenanforderungen und technischer Umsetzung schafft.