Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems DMS 4.0 läuft planmäßig und erfolgreich. Knapp die Hälfte aller Rollout-Projekte ist bereits abgeschlossen. Mit dem Go-live im Juli 2025 im Regierungspräsidium Darmstadt sind nun auch alle drei Regierungspräsidien auf das neue System umgestellt. Besonders bemerkenswert: Nur einen Monat zuvor konnten innerhalb von vier Wochen gleich vier Behörden mit dem DMS 4.0 ausgestattet werden – das ist aktueller Rekord bei der Rollout-Geschwindigkeit.
Einführung im Akkord
Insgesamt wurden bereits 23 behördliche Einführungsprojekte abgeschlossen, 17 befinden sich aktuell im Rollout, zehn weitere stehen noch aus. Mittlerweile arbeiten rund 15.000 Landesbedienstete mit dem neuen System. Insgesamt soll DMS 4.0 an etwa 25.000 Büroarbeitsplätzen der hessischen Landesverwaltung eingeführt werden und zusätzlich an rund 15.000 weiteren Arbeitsplätzen, die für die Nutzung der elektronischen Akte relevant sind. Es ist geplant, dass die flächendeckende Einführung bis Ende 2026 abgeschlossen sein wird.
Kompetenzzentrum sichert Erfolg
Das Hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation sowie das Hessische Ministerium der Finanzen steuern das Projekt, während die HZD die Umsetzung vor Ort verantwortet. Hierfür wurde das DMS Competence Center (DCC) ins Leben gerufen. Es ist in der HZD angesiedelt und unterstützt die Behörden bei der Einführung und dem Betrieb und entwickelt das DMS 4.0 weiter.
„Die Einführung eines neuen Systems, das landesweit zum Einsatz kommen soll, ist ein echtes Mammutvorhaben. Mit DMS 4.0 haben wir ein innovatives Produkt entwickelt, das seine Leistungsfähigkeit im Verwaltungsalltag unter Beweis stellt. Der technische Betrieb läuft ziemlich rund“, erklärt Arne Schneider, der Leiter des DCC. „Dank automatisierter Serverbereitstellung gelingt der Ausbau der Infrastruktur fast geräuschlos.“
Darüber hinaus koordiniert das DCC Schulungen für Fachadministration, Vor-Ort-Betreuerinnen, Multiplikatorinnen und Führungskräfte – für einen reibungslosen Übergang und eine nachhaltige Nutzung.
Ein System, das Interesse weckt
Der Erfolg und die bereits abgeschlossenen Rollouts sorgen für steigendes Interesse: Behörden, die ursprünglich nicht im Rollout-Plan vorgesehen waren, haben bereits Anfragen für die Teilnahme am Projekt gestellt. Die digitale Akte in Hessen nimmt damit konkrete Gestalt an und lässt die digitale Verwaltung zur gelebten Praxis werden.