„Glauben Sie mir, alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.“ Dieser Satz stammt aus einer Rede der ehemaligen Hewlett-Packard-CEO Carly Fiorina. Vor 25 Jahren bezog sie ihn auf die „schöne neue Welt“ der E-Services im Internet. Heute wird er gerne als Naturgesetz der digitalen Transformation zitiert. In Bezug auf die Digitalisierung der Verwaltung wirkt dieses Zitat ein Vierteljahrhundert später noch fast wie eine Vision, die in starkem Kontrast zu der harten Realität des Föderalismus, komplexer Gesetzgebungen und fehlender Standards steht. Dabei sind die positiven Aspekte einer E-Akte in der digitalisierten Verwaltung sowohl für interne als auch für externe Nutzende enorm.
Digitale Akten
Papierberge adieu
Das Langzeitprojekt „Einführung der E-Akte in der deutschen Verwaltung“ hat nach Anlaufschwierigkeiten und zuweilen herber Kritik an Tempo aufgenommen – auch wenn die Fortschritte in Bereichen wie Justiz, Steuer oder Gesundheitswesen unterschiedlich groß sind und die föderale Struktur ein heterogenes Bild der in der Verwaltung eingesetzten Lösungen mit sich bringt.
Die Benefits der E-Akte
Das manuelle Blättern und Suchen in Papierbergen entfällt. Dank Volltextsuche werden Dokumente ohne großen Zeitaufwand gefunden.
Sicherer Zugriff aus dem Homeoffice oder von unterwegs – die Akte ist nicht mehr physisch an den Schreibtisch gebunden.
Mehrere Personen können medienbruchfrei gleichzeitig und durchgängig digital dieselbe Akte einsehen – ohne Ausdrucke, Scans oder Informationsverlust.
Wer hat wann was geändert? Die Revisionssicherheit ist durch lückenlose Protokollierung deutlich höher als bei Papier.
Riesige Archivräume werden überflüssig, Papier- und Druckkosten sinken massiv.
Durch digitale Workflows wird die Bearbeitungsdauer von Anträgen erheblich verkürzt.
Durch automatisierte Workflows und digitale Wiedervorlagen werden Verwaltungsvorgänge und Durchlaufzeiten insgesamt deutlich gestrafft.
Vom EGovG zum OZG 2.0
Rückblick: Das im August 2013 in Kraft getretene E-Government-Gesetz (EGovG) setzt als Ziel, eine digitale und medienbruchfreie Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Behörden zu etablieren. Es verpflichtet Bundesbehörden und empfiehlt Ländern und Kommunen, Verwaltungsleistungen elektronisch bereitzustellen, sprich: einfachere und userfreundlichere Dienste in digitaler Form anzubieten. Damit ist die Rechtsgrundlage zur elektronischen Aktenführung fixiert.
Im Zuge dieser Entwicklung müssen Behörden zudem ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen, damit E-Akten effizient und sicher bearbeitet, organisiert und archiviert werden können. Um die technisch-organisatorischen und finanziellen Voraussetzungen zu schaffen, wird für die Realisierung der E-Akte ein zeitlicher Ermessensspielraum gewährt, das ambitionierte Datum: 1. Januar 2020.
In der Folge verabschieden fast alle Bundesländer eigene Landes-E-Government-Gesetze, um ähnliche Vorgaben für die Landes- und Kommunalverwaltungen zu schaffen. Hessen ist hier Vorreiter und setzt das landeseigene E-Government-Gesetz (HEGovG) in seiner ersten Fassung am 25. September 2018 in Kraft.
Das EGovG allein führt nicht zu einer flächendeckenden Digitalisierung von Dienstleistungen. 2017 wird das Onlinezugangsgesetz (OZG) verabschiedet und nach Ablauf der 5-Jahres-Frist plus einer zweijährigen Verlängerung schließlich das OZG 2.0 ratifiziert, auch um den Handlungsdruck in Sachen digitale Verwaltungsleistungen zu erhöhen.
Gemeinhin wird die E-Akte häufig für zwei zusammenhängende, aber dennoch unterschiedliche Dinge verwendet:
- als Dokumentensammlung
Die E-Akte ist das digitale Pendant der klassischen Papierakte oder anders formuliert: die strukturierte Bündelung von Dokumenten zu einem bestimmten Vorgang, z.B. eine Bauakte oder Personalakte. In Hessen regelt der Hessische Aktenführungserlass (AfE) die ordnungsgemäße Aktenführung. - als Dokumentenmanagementsystem
Es bildet das technologische Fundament der E-Akte und meint ein gesamtes System, das mittels Software die Verwaltung von elektronischen Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus (Erfassung, Speicherung, Archivierung) ermöglicht – inklusiveFunktionen wie Volltextsuche, Versionierung, Metadaten-Management oder Schnittstellen. Ein modernes DMS ermöglicht also erst die prozessgesteuerte E-Akte, bei der Dokumente automatisiert in Workflows (Posteingang – Bearbeitung – Genehmigung – Archiv) fließen, intelligent verknüpft und behördenübergreifend verwaltetet werden können.
Herausforderung Föderalismus
Eine der großen Hürden in der Umsetzung der Herkulesaufgabe E-Akte besteht in der durch den Föderalismus bedingten Komplexität: Bund, 16 Bundesländer und eine Vielzahl von Kommunen, die durch unterschiedliche politische Prioritäten und mit unterschiedlichen Kapazitäten auf verschiedene Lösungen, zeitliche Verläufe und Standards setzen.
Auf Bundesebene wurde mit dem Jahreswechsel 2024/2025 der Rollout der E-Akte Bund offiziell abgeschlossen und der standardisierte Wirkbetrieb in ca. 200 Bundesbehörden aufgenommen. Währenddessen zeigt sich den in Ländern und Kommunen noch ein heterogenes Bild mit Produkten diverser Anbieter und einer Vielzahl kleinerer, auf individuelle Anforderungen zugeschnittenen E-Akte-Systemen. Das Nebeneinander der Softwarelösungen erschwert naturgemäß die Integration von Ebenen-übergreifenden Fachverfahren und die Etablierung ressortübergreifender Workflows.
Herausforderung Gewaltenteilung
Eine fundamentale Rolle bei der Einführung der E-Akte spielt zudem die Gewaltenteilung. Der Gesetzgeber (Bundestag/Landtag) steckt zwar den Rahmen für die E-Akte und kontrolliert auch deren Umsetzung durch die Exekutive. Der Grundsatz der Gewaltenteilung verhindert aber, dass die Digitalisierung zu einer unzulässigen Machtkonzentration oder gegenseitigen Beeinflussung der Staatsgewalten führt. Mit Blick auf das Gebot der richterlichen Unabhängigkeit unterliegt z. B. insbesondere die E-Akte in der Justiz strengeren Anforderungen als in der Verwaltung:
- Die Exekutive, z. B. das Justizministerium, darf über die technische Infrastruktur keinerlei Zugriff auf die Inhalte richterlicher Akten (Judikative) erhalten.
- Eine funktionelle Trennung muss gewährleistet sein: IT-Systeme der Justiz müssen so gestaltet sein, dass die Unabhängigkeit der Rechtsprechung gewahrt bleibt. Dies betrifft etwa die Hoheit über Löschfristen und Zugriffsrechte.
- Die Justiz nutzt daher häufig eigene, abgeschottete Netze und Fachverfahren, um jedwede Beeinflussung durch andere Behörden auszuschließen.
- Datenaustausch erfolgt über definierte, gesicherte Schnittstellen (z. B. elektronischer Rechtsverkehr), statt alle Gewalten in einem Datencenter arbeiten zu lassen.
Zusammenfassend sorgt die Gewaltenteilung dafür, dass die E-Akte kein Überwachungsinstrument einer Gewalt über die andere wird, was aber die technische Standardisierung und Interoperabilität erheblich bremsen kann.
Angesichts der großen Komplexität verschiedener E-Akte-Systeme und der jeweils angeschlossenen Fachverfahren auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene sind Schnittstellen entscheidend. Hier setzt der E-Akte-Adapter der HZD an, der Dokumente aus Fachverfahren direkt in die E-Akte überträgt – vollautomatisch, in Echtzeit und ohne Zutun der User. Er verarbeitet Dokumente unterschiedlicher Strukturen und sorgt dafür, dass sie in der digitalen Akte korrekt abgelegt, nachvollziehbar und revisionssicher erscheinen.
Herausforderung gesetzliche Rahmenbedingungen
Für die E-Akte existiert in Deutschland nicht ein einzelnes „E-Akte-Gesetz“, sondern – verteilt auf Bundes- bzw. Landesebene – ein ganzes Geflecht aus verschiedenen Gesetzen und Vorgaben, je nachdem, ob es um die Verwaltung, die Justiz oder das Gesundheitswesen geht.
Neben den erwähnten „Grundgesetzen“ wie EGovG, HEGovG oder der für die obersten Bundesgerichte verpflichtenden Verordnung über die elektronische Aktenführung (BGAktFV) sind insbesondere Gerichte und Staatsanwaltschaften mit Sonderregelungen bedacht, etwa die auf 1. Januar 2026 datierte Einführung der elektronischen Akte in der Justiz, die Elektronische-Rechtsverkehrs-Verordnung ERVV oder das seit 1. Januar 2018 eingerichtete „besondere elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) für die sichere papierfreie Kommunikation und den Austausch mit Gerichten.
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
EU-weit gültig, schreibt unter anderem vor, wie Daten verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden müssen - Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in Deutschland, ergänzt und konkretisiert die DSGVO - Signaturgesetz
definiert Voraussetzungen für die Nutzung elektronischer Signaturen zur rechtlichen Absicherung digitaler Dokumente - Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung
schreibt vor, dass E-Akten-Systeme in der Verwaltung für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein müssen.
Die E-Akte in Hessen
Die E-Akte ist kein monolithisches System, sondern das Zusammenspiel unterschiedlicher Lösungen und fachlicher Anforderungen. Während in der Justiz höchste Maßstäbe an Unabhängigkeit und Sicherheit gelten, stehen in Strafverfahren medienbruchfreie Übergänge zwischen Polizei, Staatsanwaltschaft und Gerichten im Fokus und in der Steuerverwaltung effiziente Massenprozesse und Automatisierung. Eine Schlüsselrolle übernimmt das landesweit einheitliche Dokumentenmanagementsystem DMS 4.0. Es bildet das Fundament der digitalen Verwaltungsakte in Hessen und schafft die Grundlage für standardisierte Prozesse und behördenübergreifende Zusammenarbeit – vom digitalen Posteingang über die Bearbeitung von Dokumenten bis zur revisionssicheren Archivierung.
Die verschiedenen Ausprägungen der E-Akte zeigen, wie Digitalisierung konkret wirkt: Sie verändert Arbeitsweisen, beschleunigt Verfahren und eröffnet neue Spielräume für Automatisierung. Zusammengenommen zeichnen sie das Bild einer Verwaltung im Wandel – weg von Insellösungen, hin zu vernetzten, zukunftsfähigen Strukturen.