Projektmanagement und Services

Mit optimierten Prozessen zum Erfolg

Gelingende Projektarbeit erfordert eine gute Balance zwischen strukturiertem und standardisiertem Vorgehen auf der einen und flexiblem, spontanem Handeln auf der anderen Seite. Die Praktikabilität eines Vorgehensmodells für IT-Projekte ergibt sich daraus, in welchem Maß sich dieser Balanceakt damit realisieren lässt. Die Entwicklung des „Vorgehensmodells Projekte 2.0“ startete im dritten Quartal 2020 mit dem Ziel, allen Projektbeteiligten – von der Leitung bis zum Teammitglied – praktikables Werkzeug an die Hand zu geben und gleichzeitig den nötigen Handlungsspielraum zu lassen.
Das HZD-Team Zentrales Projektmanagement entwickelte es auf Basis von Landesrichtlinien und Best- Practice-Beispielen gemeinsam mit erfahrenen Projektleitenden in einem agilen Vorgehen. Bereits Anfang 2021 konnte das „Vorgehensmodell Projekte 2.0“ in den Pilotbetrieb gehen. Dort wurde es ein halbes Jahr auf Herz und Nieren geprüft und gleichzeitig agil weiterentwickelt, bevor es einige Monate später in den regulären Betrieb überging und damit für alle IT-Projekte in der HZD verbindlich eingeführt wurde.

Orientierung für alle Projektphasen

Die zunehmende Geschwindigkeit der Verwaltungsdigitalisierung verlangt ein agiles Handeln in einer immer komplexer werdenden IT-Welt. Das Vorgehensmodell bildet alle Phasen der Projektarbeit ab: von der Vorbereitung über die Initialisierung, Durchführung und den Abschluss bis hin zur Übernahme in den Betrieb bzw. in die Nutzung. Es lässt sich intuitiv über die verschiedenen Phasen hinweg anwenden. Die dafür nötigen Werkzeuge wie Informationen, Checklisten oder Prozessbeschreibungen sind übersichtlich für jeden Schritt online abrufbar. Qualitäts-, Risiko-, Änderungs- sowie das Scope- und Anforderungsmanagement begleiten die Projektphasen durchgehend. Darüber hinaus steht das Team Zentrales Projektmanagement persönlich bei Fragen zur Verfügung.

Trotzdem werden nicht alle Projekte über einen Kamm geschert. Je nach Komplexität sind unterschiedliche Herangehensweisen sinnvoll. Das neue Vorgehensmodell klassifiziert deshalb Projekte von relativ komplex (A) bis relativ einfach (C). Je nach Kategorie werden unterschiedliche Verbindlichkeiten fällig. Das hat den Vorteil, dass sich der Aufwand für kleinere Projekte deutlich reduziert und Projektleitungen mehr Handlungsspielraum erhalten.

Das Vorgehensmodell Projekte 2.0 gibt Handlungsempfehlungen von Beginn bis zur Überführung in den Betrieb. Einer der entscheidenden Vorteile des neuen Vorgehensmodells liegt in der Verzahnung der verschiedenen Projektkomponenten miteinander. Egal ob es um die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vor Beginn des Projekts, die Identifikation der Risiken oder die Dokumentation geht. Einen besonderen Mehrwert erhält das Vorgehensmodell in der HZD durch seine Schnittstelle zum MIS, dem Management-Informationssystem.

Management-Informationssystem

Die von der HZD entwickelte Anwendungsplattform MIS ist eine webbasierte Plattform zur Steuerung einer ressortübergreifenden Zusammenarbeit verschiedener Landesvorhaben. Das System ermöglicht es, prozessgesteuert Statusinformationen dezentral durch die Projektleitung und produktverantwortliche Stellen erfassen zu lassen. Diese werden in der Managementansicht konsolidiert und können über eine Filterung gezielt analysiert werden. Über seine Mandantenfähigkeit ermöglicht MIS die Kooperation von Ressorts im Rahmen übergreifender Vorhaben.
Dabei werden die jeweils erforderlichen Informationen für die beteiligten Parteien gezielt aufbereitet, gleichzeitig wird eine revisionssichere Datentrennung gewährleistet. Zusätzlich verfügt die HZD mit dem MIS über ein Controlling-Werkzeug, das das operative Projekt- und Verfahrensmanagement sicherstellt. Zu den weiteren Vorteilen des Tools gehört, dass Projektmanagement-Prozesse in MIS integriert und eine automatisierte Erstellung verschiedener Dokumente wie Statusbericht oder Lenkungsausschuss-Präsentation enthalten sind.

MIS wird ständig ausgebaut und weiterentwickelt. Zu den Neuerungen 2021 zählten u. a.:

• Die Darstellung der in MIS hinterlegten Daten über Power BI und damit die Möglichkeit, Informationen mit anschaulichen Visualisierungen und dynamischen Reports auswerten zu können.
• Bei Neuanlage von Projekten im MIS werden Lieferpflichten gemäß dem Vorgehensmodell automatisch mitangelegt.
• Mehr Überblick für alle Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter durch die neue Kachel „Kurzansicht Vorhaben“: Hier werden alle aktiven Vorhaben dargestellt. Ziel ist es, mehr Synergie zu erzeugen und den Erfahrungsaustausch zu vereinfachen. 

Controlling von Digitalisierungsprogrammen

Der Geschäftsbereich der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung (HMinD) nutzt die Integrationsplattform von MIS seit April 2021 für das IT-Controlling bei der Steuerung der ressortübergreifenden Digitalisierungsprogramme und beim strategischen Management des Digitalisierungsbudgets (die sog. Digitalmilliarde). Mit der Weiterentwicklung zur webbasierten Anwendung SDC Hessen (Strategisches Digitalisierungscontrolling), dem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase und dem Betriebsübergang Ende 2021 hat das HMinD den Prozess zur Verwaltung der Digitalisierungsmaßnahmen vollständig digitalisiert – von der Antragstellung, über das Controlling bis hin zur Genehmigung. Damit steht für Hessen erstmals ein umfassender Überblick aller Digitalisierungsmaßnahmen des Landes zur Verfügung.

Die Anbindung der Ressorts Anfang dieses Jahres ermöglicht es, zusätzlich vielfältige Informationen zentral für alle vorzuhalten und nutzbar zu machen. Durch die Integration weiterer Arbeitsprozesse soll in Zukunft das Informationsmanagement für alle Beteiligten deutlich vereinfacht und qualitativ verbessert werden, um Entscheidungsprozesse sowohl auf fachlich-strategischer als auch auf budgetärer Basis optimal voranzutreiben. Mit dem geplanten Rollout eines volldigitalisierten Beantragungsprozesses können die verantwortlichen Akteure die Informationen für die Fachgespräche zukünftig durch standardisierte Berichte aufbereiten und so den Informations- und Abstimmungsaufwand erheblich reduzieren.

Eine Servicestelle zur zentralen Steuerung

Um Projekte, Programme und Multi-Projekte effektiv zu steuern, etabliert die HZD mit Beginn 2022 die Servicestelle DVH 4.0 (Digitalisierungsvorhaben). Die Servicestelle ist die zentrale Steuerungs- und Kompetenzinstanz sowie das Bindeglied zwischen dem HMinD und den Digitalisierungsprojekten in der HZD. Sie trägt die Verantwortung dafür, dass die Anforderungen der Auftraggeberin den richtigen Adressaten finden. Als technische Basis dient auch hier das MIS. Damit werden der Über- und Gesamtblick auf aktuelle und zukünftige Digitalisierungsvorhaben sichergestellt und eine einheitliche Sicht der HZD und des HMinD auf den Gesamtstatus aller Vorhaben ermöglicht. Der Aufbau einer standardisierten Berichterstattung sorgt für einen transparenten Informationsaustausch. Die Projekte selbst werden nach dem neuen Vorgehensmodell durchgeführt.

Mit der Kombination aus Vorgehensmodell und Management-Informationssystem ist die HZD optimal gerüstet für gegenwärtige und zukünftige Herausforderungen in der Projektarbeit. Ein rundum positives Feedback erhielt die HZD u. a. vom Rechnungshof, dem sie 2021 ihr neues Vorgehensmodell vorstellte. Beide Tools, MIS und das Vorgehensmodell, eignen sich nicht nur für IT, sondern auch ganz allgemein für Projekte und können ebenso in anderen Ressorts und Dienststellen des Landes genutzt werden. Eine erste Anwendung außerhalb der HZD findet das neue Vorgehensmodell im Hessischen Kultusministerium.