New Work in der Verwaltung?

New Work in der Verwaltung? Und sie bewegt sich doch!

Ende 2018 war ich Teil einer Delegation der HZD, die eine sogenannte „agile organisation“ besuchte, nämlich die in Wiesbaden ansässige Seibert Media. Wir wollten uns vor Ort anschauen, was das konkret für das Thema Führung bedeuten könnte und ob Elemente auf die HZD übertragbar sind. Während unseres Besuchs lernte ich eine völlig andere Arbeitswelt kennen, so etwas wie das andere Ende der Fahnenstange. Schon die Atmosphäre der Räume versprühte Kreativität und Lebendigkeit, aber auch eine offene Kultur des Miteinanders. Im Gespräch erfuhren wir, dass eine Basis des 1996 gegründeten Softwareunternehmens, für die 180 Menschen in Deutschland und den USA arbeiten, das Vertrauen in das eigenverantwortliche Handeln der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist. Dazu gehört auch, dass sie sehr frei über Ort, aber auch Zeiten der Arbeit entscheiden können, solange die Arbeitsergebnisse stimmen und die Abstimmung im Team gut funktioniert. Mein erster Eindruck war so positiv, dass ich kurz mal überlegte, ob ein Wechsel dorthin etwas für mich wäre, auch wenn ich den Altersschnitt von Seibert Media um 20 Jahre gehoben hätte. Die Übertragung dieser oder ähnlicher Formen der Zusammenarbeit auf unsere Strukturen und unsere Art des Arbeitens erschien mir in dem Moment fast unmöglich.

Und was hat das mit New Work zu tun?

Und doch fanden sich auch in der HZD erste Überlegungen und Ansätze – organisatorisch, didaktisch und natürlich technisch. Schon vor dem Ausbruch einer mysteriösen Lungenkrankheit in Wuhan, geschweige denn der Identifikation des SARS-CoV-2-Erregers, schrieb mein Kollege Dr. Markus Beckmann in der Web-Lounge der INFORM 4/2019 zu den Auswirkungen von New Work: „Aber ist nicht ein wesentlicher Teil der Digitalisierung auch Reaktion auf sich verändernde Lebens- und Arbeitsweisen? Die Durchmischung von Arbeits-und Privatleben durch die Flexibilisierung von Arbeitszeiten und -orten erfordert auch neue Formen der Arbeits-und der Selbstorganisation. … Und welche Rolle spielt dabei die Digitalisierung? Sie ermöglicht es, in einem sich verändernden Umfeld die benötigten Informationen und Dienste ‚zur richtigen Zeit am richtigen Ort‘ nutzen zu können.“

Wenn ich mir das heute vor Augen führe, dann war das, was agile Organisationen wie Seibert Media seit ihrer Gründung praktizieren und verinnerlicht haben, eine mögliche Umsetzung von New Work. In der HZD hingegen taten wir uns Anfang 2020 alleine bei der Einführung von Homeoffice für alle noch schwer, zu dick schienen die zu bohrenden Bretter, die „old structures“ aus Gesetzen, Regelungen und technischen Rahmenbedingungen.

Und dann kam Corona …

Was im Januar 2020 noch „Fiktion“ zu sein schien, wurde Ende März mit Erklärung des weltweiten Pandemiezustandes und den Kontaktbeschränkungen binnen zwei Wochen auf einmal Realität. Neben Geschäften und Kultureinrichtungen, Straßen und Bahnen, Schulen und Büros waren auch die HZD-Standorte wie leergefegt. 90 Prozent der Kolleginnen und Kollegen irgendwo im Homeoffice – und alle arbeiteten. Und zwar vielfach zunächst daran, diese Arbeitsform für alle Beschäftigen des Landes möglich zu machen. Also IT-Services so zu ertüchtigen, dass ortsunabhängiges Arbeiten möglich ist. Dazu musste u.a. die zentrale Netzwerkinfrastruktur erweitert, HessenAccess und HessenConnect nahezu flächendeckend ausgerollt werden. Aber es mussten eben auch Regeln angepasst und das Vertrauen in die Selbstorganisation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesetzt werden. „Der ab dem 16. März 2020 eingeleitete Schwenk ins Homeoffice hat ohne Komplikationen und größere Reibungsverluste in der HZD funktioniert“, stellte Direktor Joachim Kaiser bei der Dienstversammlung wenige Monate später fest.

New Work … der unvorhersehbare Anfang ist gemacht.

Vor knapp zwei Jahren sind wir davon ausgegangen, dass diese Form des Arbeitens nur eine temporäre Erscheinung für die Dauer der Corona-Pandemie sein würde. Inzwischen fragen wir uns immer öfter: Ist das jetzt der Normalzustand? Ist ein Zurück überhaupt noch möglich?

Mitten in der Pandemie wurden mehrere Arbeitsgruppen im Land ins Leben gerufen. Sie setzten und setzen sich intensiv und aus verschiedenen Perspektiven mit den Veränderungen, die weit über das Thema „mobiles Arbeiten“ hinausgehen, auseinander. Die „AG Flexibles Arbeiten im Finanzressort“ entwickelt Rahmenbedingungen zur Flexibilisierung der Arbeit im Finanzressort. Die „Task Force Digitales Lernen“ beschäftigt sich mit Lösungsvorschlägen zum Aufbau eines zentralen Angebots für eine Online-Lernplattform. Die „ZAL-AG“ gestaltet die derzeitigen dienstrechtlichen und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen für flexibles Arbeiten neu.

Hessens CIO Patrick Burghardt hat die „AG Corona Lessons Learned“ initiiert, in der ich die HZD vertreten durfte. In dieser angenehm konstruktiven AG haben Vertreterinnen und Vertreter verschiedener Ressorts in zahlreichen Online-Konferenzen Handlungsempfehlungen – gewonnen aus den positiven Erfahrungen während des ersten Lockdowns – für eine dauerhafte Veränderung der Arbeitswelt in der Verwaltung abgeleitet. Einer Arbeitswelt, die ganz im Sinne von New Work mehr Flexibilität bietet, was Ort und Durchführung der Arbeit ermöglicht, und so mehr Spiel- und Freiraum für jede Einzelne und jeden Einzelnen.

Die meisten Handlungsfelder, die die „AG Corona Lessons Learned“ identifiziert hat, betreffen die IT. Sie reichen von dem landesweiten Rollout einer Online-Konferenzlösung wie HessenConnect über die flächendeckende Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse bis zur Optimierung des Wissensmanagements unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz.

Eine der Kern-Empfehlungen bezieht sich auf die Weiterentwicklung des HessenPCs zu einem ortsunabhängig nutzbaren Gesamtpaket aus Hard- und Software-Komponenten. Dazu gehört auch die Bereitstellung einer Virtual Desktop Infrastruktur (VDI), in der virtuelle Arbeitsplätze angeboten werden, die sowohl orts- als auch geräteunabhängig genutzt werden können. Dazu gab es in der HZD bereits 2019 einen Proof of Concept und den ersten Use Case, den sogenannten VDI-Entwicklerclient, der im September dieses Jahres auf der Verfahrenscloud Hessen umgesetzt wurde.

Einige der Erkenntnisse aus der Pandemie sind sicher auch in die „Strategie Digitales Hessen 2030“ eingeflossen, die von der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung in diesem Juni veröffentlicht wurde. Hier wird explizit der Mensch in den Mittelpunkt gestellt und die Ermöglichung vielfältiger Lebensformen und Arbeitswelten durch die Nutzung der Digitalisierung adressiert. Dementsprechend heißt eines der neuen Design-Prinzipien für die IT-Architektur in der Landesverwaltung „Mobile First“. Dieses Prinzip hat Einfluss auf die Gestaltung neuer IT-Services und wurde insbesondere auch bei unseren internen Überlegungen für den weiteren Aufbau der Cloudplattform für die hessische Landesverwaltung auf Basis der Verfahrenscloud Hessen mitgedacht.

Dies sind nur einige wenige Beispiele. Fest steht: IT spielt heute schon und morgen noch mehr eine elementare Rolle in der Arbeitswelt. New Work ist aber weit mehr als eine „zeitgemäße“ IT. Auch wenn wir heute noch relativ am Anfang stehen, es ist die Chance für den Anfang einer neuen Ära des Arbeitens …

Autorin des Beitrags

Janina Einsele
Enterprise Architektin bei der HZD