Menschen in Anzügen und Jacketts, die mit den Händen auf einen Tisch stützen. Das Bild ist überlagert von gestapelten Transport-Containern und hellen Lichtpunkten

Onlinedienste für den bundesweiten Einsatz

Zusammen mit dem Hessischen Ministerium der Finanzen (HMdF) feiert die HZD einen Meilenstein bei der Verwaltungsdigitalisierung: Das Projekt zur Bereitstellung von drei EfA-Onlinediensten konnte erfolgreich abgeschlossen werden. Diese stehen auch anderen Bundesländern für die Nachnutzung zur Verfügung.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat in Deutschland den Weg für eine moderne und digitalisierte Verwaltung geebnet. Ein bedeutender Schritt in dieser Richtung ist die Digitalisierung der bundesübergreifend geltenden Verwaltungsleistungen inklusive der Onlineanträge nach dem Einer-für-alle-Prinzip (EfA). Dabei erstellt und betreibt ein Bundesland einen Onlinedienst, welcher von allen anderen Bundesländern mitgenutzt werden kann. Dem Land Hessen obliegt die Federführung für die Umsetzung von acht EfA-Leistungen im Themenfeld „Steuern & Zoll“. Mit der Umsetzung von drei dieser acht EfA-Leistungen – nämlich der Ausfuhr von Kulturgütern, der Ausfuhr von Medizinprodukten sowie der Ein- und Ausfuhr von Arzneimitteln – wurde die HZD beauftragt.

Die Gesamtverantwortung für das Projekt lag im Ministerium für Finanzen (HMdF), welches im Schulterschluss zum Bund auch die Finanzierung sichergestellt hat. Die fachliche Verantwortung im Teilprojekt „Ausfuhr von Kulturgütern“ lag beim Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK), während das Hessische Ministerium für Soziales und Integration (HMSI) diese Rolle für die anderen beiden Teilprojekte einnahm. Die kooperative und konstruktive Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten bildete das Fundament für den Erfolg des Projektes. 

Digitalisierungsplattform als Basis

Für die Entwicklung und Bereitstellung der Onlinedienste wurde die übergeordnete Plattform EfA-Dante erstellt. Sie ermöglicht es, dass alle drei Online-formulare auf zentral bereitgestellte Funktionen und Schnittstellen zugreifen können. Technisch basiert die digitale Antragserfassung für EfA-Onlinedienste auf dem Formularmanagementsystem eines privaten Anbieters. Zusätzlich hat die HZD das System um zahlreiche Funktionen erweitert und flexibel gestaltet, sodass sich Änderungen auf der Plattformebene direkt auf alle Formulare auswirken und nicht mehr in jedem Formular angepasst werden müssen (z.B. Barrierefreiheit, Responsive Design oder Formularlayouts). Anbindung von E-Goverment-Basiskomponenten Zudem gab es eine Reihe von Vorgaben zu erfüllen, die sich aus dem OZG, den EfA-Mindestanforderungen und der Single Digital Gateway-Verordnung (SDG-VO) ergeben – also dem Ziel, ein einheitliches Zugangstor zur Verwaltung in der EU zu schaffen. Dafür musste die HZD zahlreiche externe E-Government-Basiskomponenten an EfA-Dante anbinden und in die Onlineformulare integrieren:

  • BundID / „Mein Unternehmenskonto”: elektronische Authentifizierung mittels der BundID (für Bürgerinnen und Bürger) sowie „Mein Unternehmenskonto“ (für Organisationen)
  • Portalverbund Online-Gateway (PVOG): Schnittstelle, die einen Zugriff auf die Daten der jeweils für das Onlineformular zuständigen Behörde erlaubt (Name, Adresse, Logo etc.)
  • FIT-Connect: datenschutzkonforme Übermittlung der eingereichten Anträge an die zuständige Vollzugsbehörde
  • Nationale Feedback-Komponente (NFK): zentraler Service für das Sammeln von Nutzerrückmeldungen

Damit die Formulare bundesweit genutzt werden können, mussten die unterschiedlichen Formulare der Bundesländer außerdem vereinheitlicht und standardisiert werden. Dieser Ansatz folgt dem Föderalen Informationsmanagement (FIM). Das beinhaltet rechtliche Vorgaben zu den Leistungsbeschreibungen, Datenschemata für Formulare und Prozessmodelle für Verwaltungsabläufe sowie zu einer bundesweit einheitlichen Dokumentation. Die bundesweite Zusammenarbeit im Projekt brachte aber auch eine Vielzahl von administrativen Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich der übergeordneten Koordination und Verabschiedung der Einzelverträge. Die unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen in den Bundesländern erforderten eine sorgfältige Abstimmung sowie die Einbindung von juristischen Experten, um einheitliche Vertragsregelungen sicherzustellen. 

Agil zum Ziel

Das Projekt wurde auf Basis von agilen Projektmethoden durchgeführt. Auf diese Weise konnten Verwaltungsmitarbeitende sowie Antragstellende bereits in einer sehr frühen Projektphase funktionsfähige Versionen der Onlineformulare nutzen, um diese zu testen und zu kommentieren. Das dadurch erhaltene Feedback sowie weitere Anforderungen haben die Projektverantwortlichen nach und nach in den Folgeversionen integriert.

Bildung einer Nachnutzungs-Allianz

Die Nutzung der EfA-Onlinedienste ist generell für die Bundesländer freiwillig – eine Abnahmeverpflichtung besteht also nicht. Aus diesem Grund mussten die Lösungen sowohl beim Preis als auch beim Leistungsumfang überzeugen. Dank der durchdachten, digitalen Lösung der HZD und des unnachgiebigen Engagements des HMdF, des HMWK sowie des HMSI haben sich im Verlauf des Projekts – je nach EfA-Leistung – zwischen 12 und 16 Bundesländer für die Nachnutzung der angebotenen Onlinedienste entschieden. Diese Anzahl übererfüllt die Anforderungen des Bundes und gewährleistet auch finanziell einen langfristigen Betrieb.

Nach der Erfüllung aller vom Bund gestellten Vorgaben und der Anbindung von fast allen Bundesländern hat das Projekt Ende 2023 seinen erfolgreichen Abschluss gefeiert. Mit der Umsetzung der EfA-Onlinedienste wird nicht nur ein effizienterer Verwaltungsprozess ermöglicht, sondern auch eine skalierbare Grundlage für zukünftige digitale Innovationen in der öffentlichen Verwaltung geschaffen.

Autorinnen und Autoren des Beitrags

Jan-Peter Schulz
Programmleiter

Karin Schaffer
Projekt-Portfolioleiterin

Jana Weger
Projekt-Portfolioleiterin