In der Welt der Justiz spielen Akten eine entscheidende Rolle. Sie bündeln alle Dokumente und Informationen, die als Arbeitsgrundlage bei einem Rechtsstreit dienen – von Schriftsätzen und Anträgen über Beweismittel und Protokolle bis zu den Entscheidungen, die letztendlich getroffen werden. Ohne Akte gibt es faktisch kein Verfahren. Mit der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte wird diese Arbeitsgrundlage nun zukunftsfähig, schneller zugänglich und für alle Beteiligten jederzeit sicher verfügbar.
Justizakte
Von Fall zu File
Elektronischer Rechtsverkehr als Basis
Die Grundlage für ein instanzenübergreifendes Arbeiten mit der E-Akte der Justiz wurde im so genannten e2-Verbund geschaffen, in dem sich sechs Bundesländer – darunter Hessen – seit 2014 zusammengeschlossen haben. In Arbeitsteilung entstand während der folgenden Jahre eine Reihe von Anwendungen für den elektronischen Rechtsverkehr, mit deren Hilfe alle an einem Justizarbeitsplatz anfallenden Aufgaben erledigt werden können. Zentrale Komponente ist die Softwarelösung e2A, die federführend vom Justizressort Nordrhein-Westfalen entwickelt wurde und zur Erstellung und Bearbeitung elektronischer Akten dient.
Für die Landesintegration und den Betrieb dieser E-Akte-Software sind die am Verbund beteiligten Länder selbst zuständig. In Hessen hat die HZD diese Aufgabe übernommen. Sie stellt zum einen die nötige IT-Infrastruktur zur Verfügung, zu der neben leistungsfähigen Servern mit ausreichend Speicherkapazitäten und stabilen Netzwerkverbindungen auch die IT-Arbeitsplätze für die Nutzenden gehören. Außerdem schafft sie Schnittstellen zu den Fachverfahren, die bei der Justiz im Einsatz sind, damit die dort anfallenden Dokumente in die Fallakten einfließen können.
Die Bundesländer Hessen, Bremen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Saarland und Sachsen-Anhalt haben im e²-Verbund vier Produkte entwickelt, um das Arbeiten mit der E-Akte zu ermöglichen: e²A (zur Generierung elektronischer Akten), e²S (ein Saalanzeige- und Saalmanagementsystem), e²T (zur elektronischen Textverarbeitung) und der von Hessen entwickelte Baustein e²P. e²P dient zur Übermittlung der digitalen Dokumente zum Arbeitsplatz und wird von der HZD bereitgestellt. Die in enger Zusammenarbeit mit der IT-Stelle der hessischen Justiz entwickelte Anwendung ist ein System zum elektronischen Postein- und Postausgangsmanagement, mit dem Dateien aller Art weitgehend automatisiert verarbeitet und verteilt werden können.
Eingeführt und bereit für das Tagesgeschäft
Wie im E-Justice-Gesetz der Bundesregierung gefordert, hat das Land Hessen die E-Akte pünktlich zum festgelegten Stichtag am 1. Januar 2026 flächendeckend eingeführt. Dazu mussten im Vorfeld rund 10.000 Arbeitsplätze bei laufendem Betrieb technisch umgerüstet werden – eine riesige Aufgabe, die dank umsichtiger Planung ohne nennenswerte Zwischenfälle über die Bühne ging. Seitdem führen alle Gerichte und Staatsanwaltschaften des Landes die Akten von neu aufgenommenen Fällen rein digital. Nachdem durch den flächendeckenden Rollout sichergestellt wurde, dass die juristischen Instanzen mit der E-Akte arbeiten können, wird nun sukzessive eine Reihe noch offener Aufgaben abgearbeitet. Wegen der aufwändigen Vorbereitungsarbeiten zur Anpassung der E-Akte-Software sind zum Stichtag noch nicht alle Fachverfahren an die E-Akte angekoppelt.
Weil die zur Einbindung nötigen Maßnahmen insbesondere bei umfangreichen Verfahren wie dem Handelsregister und dem Grundbuch noch mehrere Monate in Anspruch nehmen, hat die Bundesregierung die Frist zur Anbindung an die E-Akte bis Ende 2026 verlängert. Bis zu diesem Zeitpunkt sollen auch flankierende Projekte abgeschlossen sein, die den Auf- und Ausbau der elektronischen Kommunikation mit anderen Ressorts wie beispielsweise der Polizei zum Ziel haben.
Wie gesetzlich gefordert hat Hessen die Einführung der E-Akte in der Justiz bis Ende vergangenen Jahres mit dem Rollout im Strafbereich erfolgreich abgeschlossen. Eine herausragende Leistung aller Beteiligten. Seitdem sind alle hessischen Gerichte und Staatsanwaltschaften in der Lage, Gerichts- und Ermittlungsverfahren volldigital zu führen und zu bearbeiten. Viele Prozesse werden so effektiver und schneller, z. B. weil sich Postlaufzeiten erheblich verringern oder Aufgaben automatisiert erledigt werden können. Hierdurch können im Interesse der Rechtssuchenden Verfahren insgesamt in kürzerer Zeit bearbeitet werden.
Ein weiterer Mehrwert der E-Akte ist die örtliche Flexibilität, die sie bringt. Wenn Akten elektronisch auch für mehrere Personen zeitgleich verfügbar sind, müssen sie nicht mehr aufwändig transportiert oder dupliziert werden, und man kann auch eilige Sachen insbesondere aus dem Homeoffice heraus bearbeiten. Homeoffice wird so für fast alle Bediensteten effizienter und besser durchführbar. Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung erhöht zugleich die Attraktivität der hessischen Justiz als Arbeitgeber.
Die E-Akte und ihre Werkzeuge modernisieren langjährig eingeübte Prozesse und Arbeitsweisen. Um weitere Potentiale der E-Akte effektiv nutzen zu können, muss auch die Hardwareausstattung teilweise erweitert werden. So verändert die EAkte auch die Ausstattung und das Erscheinungsbild von gerichtlichen Sitzungssälen und Justizarbeitsplätzen. Schließlich bildet die E-Akte das Fundament für einen effektiven Einsatz von Automatisierungs- und KITools in der hessischen Justiz. Es werden weitere Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, denk- und greifbar. Diese wollen wir zukünftig in der hessischen Justiz nutzen.
Tanja Eichner
Staatssekretärin, Hessisches Ministerium der Justiz und für den Rechtsstaat
Solide Grundlage mit Luft nach oben
Um das knapp bemessene Timing mit dem unverrückbaren Einführungstermin halten zu können, mussten die Entwickler der E-Akte-Software noch stärker als sonst Prioritäten setzen. Mit Blick auf das große Ganze wurde die Umsetzung der nicht priorisierten Features auf die Phase nach dem Stichtag verschoben. Darum müssen die User aktuell noch eine Reihe von Kinderkrankheiten in Kauf nehmen, an deren Beseitigung aber mit Hochdruck gearbeitet wird.
Ein Problem, mit dem sich die HZD als Bereitsteller von IT-Ressourcen in Form von Rechenleistung und Speicherplatz auseinandersetzen muss, ist die Performance bei der Übertragung von E-Akte-Daten. „Als wir vor rund fünf Jahren die benötigten Kapazitäten berechnet haben, war noch nicht abzusehen, wie extrem das rund um die E-Akte zu übertragende Datenvolumen tatsächlich wachsen würde,“ so Winfried Klüber, der bei der HZD als Bereichsleiter die E-Justice-Verfahren des Landes Hessen betreut. „Wir waren uns sehr wohl bewusst, dass Justizakten oft um ein Vielfaches umfangreicher sind als beispielsweise die Akten von Steuervorgängen. Darum wurden für das von der Justiz genutzte Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach – kurz: EGVP – statt der üblichen 10 MB auch 200 MB eingeplant. Aktuell wird dieses Volumen in einzelnen Bereichen aber schon auf 1 GB je Nachricht angehoben.“
Ich habe die Besorgnisse gut in Erinnerung: Akten am Bildschirm lesen? Muss man nicht doch wieder alles ausdrucken? Wie kommt man in der Sitzung zurecht? Ist das auch sicher? Behält man den Überblick? Alles „Schnee von gestern“. Wer möchte zurück zur Papierakte? Ich kenne niemanden. Schnelle Kommunikation, (ziemlich) durchgängige Verfügbarkeit, Homeoffice und mobiles Arbeiten, paralleler Zugriff, Strukturierungs- und Recherchetools: Die Vorteile der E-Akte liegen auf der Hand, man möchte sie nicht mehr missen. Aktenregale und Ablagen verschwinden, das Bild der Dienststellen verändert sich. Wie erwartet und erhofft. Es hat seine Zeit gebraucht, aber im großen Ganzen hat es funktioniert. Sicherheit und Zuverlässigkeit gehen nun mal vor, man darf nicht damit spielen, auch wenn eine Pilotierung mal länger dauert. Die Justiz muss sich auf ihre IT fest verlassen können. Und das konnte und kann sie, auch dank ihrer IT-Stelle und der HZD. Wünsche aus der Praxis gibt es natürlich immer, kleinere Pannen auch manchmal. Und es wird geforscht, entwickelt und pilotiert, die Welt ruft nach KI, die Justiz auch. Ich sehe es mit Spannung und Freude.
Manfred Beck
Präsident, Landgericht Limburg
Unterwegs zur perfekten Lösung
Um den veränderten Rahmenbedingungen möglichst gut und schnell gerecht zu werden, denkt die HZD in unterschiedliche Richtungen. Zum einen baut sie die Infrastruktur zur Übermittlung und Speicherung der anfallenden Daten konsequent aus. In Ergänzung der eigenen Rechenzentrumskapazitäten hat man sich bereits eine größere Anzahl an Serverplätzen bei unterschiedlichen Rechenzentren im Rhein-Main-Gebiet gesichert.
Außerdem wird die HZD Ankermieter beim Rhöncloud DataRock® Großrechenzentrum, das ganz in der Nähe ihres Standorts Hünfeld liegt und planmäßig im Herbst 2026 den Betrieb aufnehmen soll. Außerdem wird die Verteilung der Kapazitäten auf die User der E-Akte neu gedacht. Bislang waren die Landgerichtsbezirke, zu denen bis zu zehn Institutionen gehören, auf einem Server zusammengefasst. Wegen der enormen Datenmengen, die bereits jetzt anfallen, funktioniert diese Aufteilung aber nicht mehr. Vor allem große Instanzen, wie sie beispielsweise in Frankfurt angesiedelt sind, brauchen einen eigenen Server. „Das ist natürlich ein Kostentreiber,“ gibt Winfried Klüber zu bedenken, der mit seinem Team unterschiedliche Szenarien für eine Konsolidierung entwirft.
Ein weiterer Ansatzpunkt, die Performance zu verbessern, ist die räumliche Zusammenführung von Fachsystemen und Datenbanken. Während die Datenbanken zu großen Teilen im Rechenzentrum der HZD angesiedelt sind, laufen die Fachsysteme in der Regel auf den Servern der juristischen Instanzen, die sie nutzen. Im Betrieb hat sich gezeigt, dass die Übertragung deutlich besser ist, wenn beide Einheiten möglichst nah zusammenliegen.
Darüber hinaus soll der Austausch mit den Entwicklerteams der Fachanwendungen intensiviert werden. Nicht selten hängen die Performanceprobleme mit strukturellen Aspekten der Anwendungssoftware zusammen – beispielsweise, wenn beim Abruf von Dokumenten der Spielraum bei der Suchfunktion zu groß ist und darum unnötig große Mengen an Ergebnissen angezeigt werden. Für möglichst zielführende Lösungen sind darum regelmäßige Arbeitstreffen geplant.
Alternative Ansätze mit Blick auf die Zukunft
Auf gleich mehrere Konten zahlt die Überlegung des HZD-Teams ein, von den bisher eingesetzten Microsoft-SQL-Servern auf eine Open-Source-Datenbank zu wechseln. Dies könnte zum einen niedrigere Kosten mit sich bringen, weil nicht für jeden Arbeitsplatz eine beträchtliche Lizenzgebühr zu entrichten wäre. Zudem ließe sich durch die Entscheidung ein Stück digitaler Souveränität sichern – ein Aspekt, der angesichts der politischen Weltlage immer mehr an Bedeutung gewinnt. Außerdem wird auch bei der E-Akte die Entwicklung in Richtung containerbasierte Plattform gehen. Weitere Überlegungen der Justiz zielen auf eine zentralisierte Datenhaltung zwischen den Kommunikationsbeteiligten aus den verschiedenen Ressorts ab. Damit würde das Verschicken von Daten und Akten entfallen, das besonders viel Kapazität erfordert. Wie das funktioniert, hat die HZD bereits bewiesen: mit dem Sichtungsarbeitsplatz, der den Zugriff auf zentrale Daten der Polizei durch die Justiz digital ermöglicht.