Nahaufnahme einer Druckmaschine, in der Papier durchläuft

Drucken mit Konzept

Mit dem Zentraldruck hat eine Neuerung in der Hessischen Finanzverwaltung Einzug gehalten: Eine Vielzahl an Postausgangsdokumenten der Finanzämter wird nun im Druckzentrum der HZD in Hünfeld gedruckt, frankiert und versendet.

Ortsunabhängig und nachhaltig – so sieht das Druckkonzept für die hessischen Finanzämter aus. Das Auslaufen der Leasingverträge für die Arbeitsplatzdrucker des Innendienstes wurde als Chance genutzt, um ein neues Druckkonzept umzusetzen: Seit Sommer 2021 steht der Zentraldruck sowie das Drucken über Multifunktionsgeräte im Fokus. Zeitgleich wurde die neue Anwendung „Dialog Dokumenteneigenschaften“ für Office-Dokumente eingeführt.

Technische Anbindung

Der Zentraldruck ist wie zahlreiche andere ressortspezifische Funktionen vollständig in Word integriert und kann für neu zu erstellende Ausgangsschreiben, die auf Landesvorlagen basieren, genutzt werden. Perspektivisch werden auch aus den KONSENS-Fachverfahren heraus generierte Dokumente an den Zentraldruck angebunden.

Flexibler dank Zentraldruck

Durch das neue Druckkonzept verändern sich gewohnte, analoge Arbeitsschritte. Der Zentraldruck erschließt neue digitale Prozesse. Bisher wurden Dokumente zum Korrekturlesen ausgedruckt, händisch zur Schlusszeichnung gegeben oder kuvertiert – zukünftig wird stärker auf digitale Prozesse gesetzt und Ausgangsdokumente werden elektronisch bearbeitet, abgeschlossen und zum Druck sowie Versand gegeben. Jetzt können die Beschäftigten flexibel – sowohl vom Arbeitsplatz im Büro als auch aus dem Homeoffice heraus – drucken. Der Adressblock ist anpassungsfähig konzipiert. So haben die Bearbeitenden alternativ die Möglichkeit, die Dokumente zentral oder auch lokal über das Multifunktionsgerät im Finanzamt auszudrucken.

Verbesserte Druckproduktion

Die für den Zentraldruck vorgesehenen Dokumente werden arbeitstäglich auf einem zentralen Druckserver gesammelt und gehen nach Tagesabschluss in den Druck. Es ist programmtechnisch sichergestellt, dass die zentral versandten Dokumente in der elektronischen Akte gespeichert werden – übersichtlich und gut auffindbar für die Bearbeitenden. Ein weiterer wesentlicher Schritt in Richtung Digitalisierung. Zukünftig soll die „hybride“ Aktenführung (ein Mix aus Papier- und elektronischen Dokumenten) vollständig abgelöst werden.

Fazit

Durch die produktive Zusammenarbeit der Kolleginnen und Kollegen der HZD und Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main konnte den Beschäftigten mit dem Zen­traldruck in kürzester Zeit eine Möglich­keit für ein flexibleres Arbeiten zur Verfügung gestellt werden. Die neuen Druckprozesse wurden gut angenom­men und sind mittlerweile fester Be­standteil der täglichen Arbeit in den Finanzämtern.

Der Zentraldruck erschließe neue digitale Prozesse. Jetzt können die Beschäftigen flexibel – sowohl vom Arbeitsplatz im Büro als auch aus dem Homeoffice heraus – drucken.
Susanne Hastrich Fachgebietsleiterin Verfahren KONSENS-Office-Schnittstelle

Info kompakt

Kuvertierung und Kostenoptimierung Weiterverarbeitung durch das HZD-Outputmanagement

Die HZD übernimmt die Dokumente in die tägliche, automatisierte Druckproduktion. Dafür analysiert das Outputmanagement bei den Briefen zuerst Seitenzahl und Adresse und bereitet sie so auf, dass eine Verarbeitung im Druckzentrum erfolgen kann. Damit auch genau das im Kuvert landet, was zusammengehört, erhalten Druckstraße und Kuvertieranlagen die notwendigen Zusatzinformationen. Ein großer Mehrwert ist die Kostenoptimierung beim Briefporto. Die HZD druckt dazu die Frankierung so auf die Schreiben, dass das Porto insgesamt minimiert wird und sortiert für die Post alle Briefe vor. Dann meldet sie bei der Post die Anzahl und die Art der Briefe elektronisch zur Abholung an. Dafür gewährt die Post der Finanzverwaltung Rabatte auf das Porto, die bis zu 41 Prozent (je nach Briefart) betragen können.

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