Illustration mit Uhr, Kalender, Handy und anderen Elementen, die das Thema Online-Terminvergabe veranschaulichen

Termine komfortabel online vergeben

Seit Mai bietet die HZD eine neue Lösung zur Unterstützung der Verwaltungsdigitalisierung an: die Online-Terminvereinbarung (OTV). Pilotkunden sind das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS), das die OTV im Mitarbeiterportal für das Innenressort einsetzt, und in Kürze auch das Justizressort mit den Amtsgerichten Darmstadt sowie Friedberg (Hessen).

Mit der neuen Service-Komponente OTV können Landesmitarbeiterinnen und -mitarbeiter Zeitfenster definieren, in denen sie Termine für bestimmte Dienstleistungen über die verschiedenen Portale zur Verfügung stellen. Diese können dann im Internet von Bürgerinnen und Bürgern oder von Kolleginnen und Kollegen im Mitarbeiterportal (MAP) gebucht werden. So lassen sich beispielsweise individuelle Beratungstermine, Bürgersprechstunden oder Gesundheitstermine unkompliziert anfragen, bestätigen oder stornieren.

Systemanforderungen definieren

Mehrere Kunden hatten bei der HZD den Bedarf an einem Werkzeug für die Online-Vereinbarung von Terminen angemeldet. Auf Initiative der HZD wurde zunächst eine Arbeitsgruppe unter Beteiligung des Hessischen Ministeriums des Innern und für Sport (HMdIS), des Hessischen Ministeriums der Justiz (HMdJ), des Hessischen Ministeriums der Finanzen (HMdF) und der Hessischen Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung (HMinD) ins Leben gerufen, um die Anforderungen an ein geeignetes System aufzunehmen und zu priorisieren. Schon hier wurde klar, dass sowohl für das HMdIS als auch für das HMdJ eine rasche Einführung erforderlich war.

Das Referat IT-Sicherheit ist auf mich zugekommen mit der Bitte um Unterstützung bei der Verwaltung von 27.000 Schulungsterminen im MAP. Schnell war klar, dass das den Rahmen manueller Organisation sprengen würde und ein Tool benötigt wird, dessen Einsatz sich auch wirtschaftlich rechnet.
Anette Ramberger Referat VII 5, IT-Koordination im Innenressort, HMdIS

Da schnell erkennbar wurde, dass für das System nur ein sicherer Betrieb in der HZD in Frage kommt, standen nur wenige Anbieter für das benötigte Buchungssystem zur Auswahl. Auf Vorschlag des HMdJ wurde eine Lösung der Firma publicplan untersucht und anhand des Kriterienkatalogs bewertet. Diese Software wurde ursprünglich für die Justiz in Nordrhein-Westfalen auf Basis von Open-Source-Produkten entwickelt und kommt inzwischen auch in Schleswig-Holstein zum Einsatz. Weitere Bundesländer haben ebenfalls Interesse an dieser Lösung bekundet.

Sowohl für das HMdIS als auch für das HMdJ schien die untersuchte Lösung gut geeignet zu sein, was in einer Teststellung des HZD-Betriebs verifiziert wurde. Mit der Kombination von PHP, Linux, Apache und MariaDB passte sich die Software gut in die vorhandene Drupal-Umgebung ein, sodass die Betriebsmannschaft schon mit vielen Aspekten vertraut war. Die Erprobung ergab, dass sowohl die Kompatibilität mit der Technologie der Landesauftritte (HessenWeb) gegeben war als auch die funktionalen und allgemeinen Anforderungen (Performance, Datenschutz, IT- Sicherheit, Barrierefreiheit etc.) erfüllt wurden.

Die Gerichte waren mit Beginn der Pandemie gefordert, Präsenztermine effizienter und mit weniger Begegnungen abzuwickeln. Die Online-Vereinbarung war die passende Lösung und soll auch nach der Pandemie einen Beitrag dazu leisten, Justizdienstleistungen bürgernah und serviceorientiert anzubieten.
Markus Stub Abteilungsleiter Informationstechnik-Stelle Hessische Justiz

Einführung der neuen Software

Die Planung eines Einführungsprojekts konnte beginnen. Eine Herausforderung war die kurze Projektlaufzeit – beiden Pilotressorts schwebte ein Produktivtermin spätestens zu Beginn des zweiten Quartals 2022 vor.

Das HMinD übernahm die Finanzierung der Einführung der neuen Software im Rahmen des Programms „Digitale Verwaltung Hessen“. Erster Pilotkunde ist das HMdIS, das die Online-Terminvereinbarung Anfang Juni im MAP für die Rolle Innenressort eingeführt hat. Die Justiz wird die Lösung in Kürze als zweiter Pilotkunde auf den Webseiten ausgewählter Gerichte Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung stellen. Nach Auswertung der Erfahrungen im Pilotbetrieb wird die OTV dann weiteren Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Erweiterungen in Planung

Um die OTV optimal an die Erfordernisse der hessischen Landesverwaltung anzupassen, wird parallel zum Pilotbetrieb bereits die Weiterentwicklung vorbereitet. Geplante Erweiterungen sind u.a. eine Komponente zum Veranstaltungsmanagement sowie erweiterte Mobilfunktionen. Die Weiterentwicklung wird im Verbund mit den anderen Bundesländern erfolgen, sodass jedes beteiligte Land von allen Erweiterungen profitiert.