Seit Anfang Mai 2023 wird das HZD-Tool zur Online-Terminvereinbarung in großem Stil vom hessischen Justizressort genutzt: Nach der erfolgreich abgeschlossenen Pilotphase mit den Amtsgerichten in Darmstadt und Friedberg bieten nun 22 weitere Amtsgerichte die komfortable Buchung von Zeitfenstern für angebotene Leistungen auf ihren Webseiten an. So können Bürgerinnen und Bürger künftig rund um die Uhr Termine für eine ganze Reihe von Services vereinbaren – die Einsicht in örtliche Grundbücher, die Beantragung einer Rechtsberatungshilfe, die Entgegennahme von Testamenten zur Verwahrung und anderem mehr.
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Bürgernahes Buchungs-Tool
Anwendung nach Maß
Damit jeder Kunde und jede seiner Abteilungen das passende Werkzeug bekommt, bietet die OTV der HZD eine ganze Reihe von Optionen zur individuellen Konfiguration. Für die Dialogfenster können Drop-Down-Menüs (zum Beispiel zur Listung verschiedener Ämter oder Dienstleistungen) mit Textfenstern für Erläuterungen und Eingabemasken zur Erfassung von Daten flexibel kombiniert werden.
Die freien Terminslots werden zentral verwaltet, mit der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden abgeglichen und automatisch in deren Terminplaner eingetragen. Kalenderfunktionen sorgen für Übersichtlichkeit und bieten gleichzeitig die Möglichkeit, Terminverschiebungen oder Stornierungen vorzunehmen. Die Kommunikation mit den Personen, die Termine buchen, erfolgt automatisiert per E-Mail. Lediglich Terminverschiebungen erfordern manuelle Eingriffe. Zur Optimierung von Abläufen und Personalplanung bietet die OTV die Möglichkeit, statistische Auswertungen zu Terminfrequenzen, Termintreue und ähnlichen Aspekten vorzunehmen.
Über die Standard-Features bietet die Online-Terminvereinbarung der HZD zudem die Möglichkeit, individuelle Anpassungen oder Erweiterungen vorzunehmen. Zu den angebotenen Optionen und den Vorteilen, welche die OTV gerade für Angebote mit zahlreichen Zeitslots bietet, berät das Projektteam der HZD.
Getestet und für gut befunden
„Mit der Online-Terminvereinbarung können Bürgerinnen und Bürger ihre Termine für ausgewählte Justizleistungen, zum Beispiel in Nachlasssachen, unkompliziert von zu Hause aus und unabhängig von den Sprechzeiten bei Gericht vereinbaren. So werden Wartezeiten vermieden und eine flexiblere Terminplanung ermöglicht. Es freut mich, dass die Online-Terminvergabe sowohl bei den Bediensteten der Pilotierungsgerichte Darmstadt und Friedberg als auch bei den Bürgerinnen und Bürgern gut angenommen wird. Im Zeitraum von August 2022 bis April 2023 wurden über 700 Termine für Erbausschlagungen, Testamentsverwahrungen und Testamentsrückgaben sowie für Angelegenheiten der Beratungshilfe online vereinbart. Die Praktikabilität im Arbeitsalltag und die gute Planbarkeit sowie die Synergieeffekte werden von allen Seiten positiv hervorgehoben. Die Online-Terminvereinbarung ist ein vielversprechendes Modell für ganz Hessen, das jetzt in der Fläche ausgerollt wird und damit die Bürgernähe der Justiz einen weiteren großen Schritt voranbringt.“
Prof. Dr. Roman Poseck, Hessischer Minister der Justiz
Auch das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS) nutzt die Online-Terminvereinbarung (OTV) der HZD: Das Referat Zentrales Informationssicherheitsmanagement bietet eine Schulungsmaßnahme für rund 27.000 Beschäftigte des Innenressorts an. Die Terminvergabe erfolgt mit OTV – ohne den bislang nötigen Zwischenschritt über ein Organisationsbüro.
Autor des Beitrags
Heiko Lamers
IT-Projektleitung OTV