Zentral gesteuert – die Servicestelle DVH

Im Sommer 2021 wurde vom Geschäftsbereich der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung (HMinD) die Strategie „Digitale Verwaltung Hessen 4.0“ (DVH 4.0) verabschiedet. Sie ist Teil der Gesamtstrategie „Digitales Hessen – Wo Zukunft zuhause ist“ und beschreibt die notwendigen Ziele und Handlungsansätze für einen erfolgreichen digitalen Fortschritt der hessischen Landesverwaltung bis 2030. Aus diesen Vorhaben wurden konkrete Ziele und umfangreiche Maßnahmen abgeleitet, die unter Beteiligung aller hessischen Ressorts dynamisch umgesetzt werden sollen.

Einzelne Projekte bzw. Produkte befinden sich bereits in der Umsetzung – darunter z. B. HessenConnect 2.0 oder das HessenSmartphone – andere werden zeitnah starten. Zur schnellen und effizienten Steuerung dieser Verwaltungsdigitalisierungsprojekte, -programme und Multi-Projekte hat das HMinD die HZD damit beauftragt, die Servicestelle DVH zu etablieren. Den Aufbau und die Etablierung der Servicestelle DVH verantwortet der Querschnittsbereich D3, das Zentrale Projektmanagement der HZD.

Unter einem Dach gebündelt

Die Servicestelle versteht sich als koordinierende Instanz und Bindeglied zwischen dem HMinD und den DVH-zugehörigen Digitalisierungsvorhaben in der HZD. Sukzessive wird ein übergreifendes Controlling der DVH-Maßnahmen entwickelt, um ein aussagekräftiges Berichtswesen sowie eine einheitliche Sicht auf die Maßnahmen zu gewährleisten. Zudem sollen redundante Arbeiten im Berichtswesen minimiert und eine verstärkte Standardisierung vorangetrieben werden. Als technische Basis hierfür dient das von der HZD entwickelte Management-Informationssystem (MIS), welches sich bereits als gutes Berichtstool etabliert hat. Perspektivisch wird das Aufgabenspektrum der Servicestelle DVH in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten in der HZD erweitert.

Aufbau und Etablierung

Die Startphase zur Etablierung der Servicestelle DVH ist durch einen intensiven Austausch zwischen dem HMinD und den Beteiligten der Servicestelle geprägt. Es werden gemeinsam die notwendigen Grundlagen für das Erreichen der gesetzten Ziele geschaffen.

Eine externe Beratung begleitet mit umfangreichen Workshops den Aufbau der Servicestelle, um alle Perspektiven der Beteiligten zu berücksichtigen. Damit die Steuerung der Verwaltungsdigitalisierungsvorhaben im Sinne der Strategie realisiert wird, werden mit Hilfe von agilen Methoden die Voraussetzungen für ein standardisiertes Vorgehen und einheitliche Prozesse geschaffen. Als erster Schritt wurden zwei Projektanfragen an die Servicestelle DVH übergeben und das Aufgabentracking mit dem Jira Board gestartet.

Steuerung ermöglichen – Transparenz schaffen

Mittelfristig wird die Servicestelle DVH einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, die Vorgehensweisen, Prozesse und Vorlagen im Projektmanagement für alle Verwaltungsdigitalisierungsvorhaben in Hessen zu standardisieren und zu vereinheitlichen. Dadurch wird es auch möglich sein, eine umfassende Gesamtsicht auf das Projekt-Portfolio sowie eine konsolidierte, einheitliche Berichterstattung zu allen Vorhaben zu erhalten. Auf diesem Wege wird die ressortübergreifende, strategische Steuerung der Vorhaben maßgeblich vorangetrieben und ein transparenter Informationsaustausch gewährleistet.

Die Autorin / der Autor

Tülün Syha ist seit 2003 in der hessischen Landesverwaltung tätig. Sie hat 18 Jahre lang in verschiedenen Bereichen der HZD gearbeitet. Seit 2021 verantwortet sie im Referat V2 im Geschäftsbereich der Hessischen Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung unterschiedliche Digitalisierungsvorhaben des Landes Hessen.

Kontakt: tueluen.syha@digitales.hessen.de

Carsten Möller ist seit 2020 Teil des ZPM-Teams. Hier verantwortet er vor allem die Datenbank Digitalmilliarde auf Basis der Plattform MIS. Außerdem wirkt er an der Integration agiler Methoden in das Vorgehensmodell mit.

Kontakt: servicestelle-dvh@hzd.hessen.de