Daten, Analysen, Entscheidungen

Daten sind als Schlüsselressource der Treibstoff der digitalen Transformation. Sie können dazu beitragen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren oder gänzlich neue Nutzungsmodelle zu entwickeln. Die Verwaltung verfügt über immer größere Mengen an Daten, die in einer digitalisierten Welt von IT-Verfahren empfangen, zu neuen Daten verarbeitet und wiederum von anderen IT-Verfahren genutzt werden.

Digitale Informationsquelle mit Potenzial

Daten mit politischer, rechtlicher, wirtschaftlicher, sozialer oder kultureller Bedeutung müssen nach den Vorschriften des Hessischen Archivgesetzes aufbewahrt werden. Dazu prüft das Hessische Landesarchiv regelmäßig, ob die im Land betriebenen IT-Verfahren archivwürdige Daten erzeugen. Um den Archivierungsauftrag effizient zu erfüllen, hat der Kabinettsausschuss Staatsmodernisierung und Digitalisierung vor einigen Jahren den Aufbau eines IT-Portfolios beschlossen. Damit haben alle Ressorts die Möglichkeit, aber auch die Verpflichtung, ihre IT-Verfahren und eingesetzte Software in der Anwendung zu erfassen und zu pflegen. Bereits beim Aufbau des IT-Portfolios wurden die Anforderungen der Hessischen Leitlinie zur Informationssicherheit sowie des E-Government-Gesetzes des Bundes berücksichtigt. Für das Hessische Landesarchiv, das die Aufgabe der Archivierung wahrnimmt, ist das IT-Portfolio Land die wichtigste digitale Informationsquelle. Und auch aus der Perspektive des Ministeriums für Digitalisierung und Innovation birgt das IT-Portfolio erhebliches Potenzial zur Steuerung der im Land eingesetzten IT. Vor allem dann, wenn die Daten von hoher Qualität sind – also möglichst korrekt, aktuell und umfassend beschrieben.

Daten besser nutzbar machen

Aus allen Ressorts wurden Bedarfe und Verbesserungsvorschläge für das IT-Portfolio zusammengetragen. Die gemeinsamen Ergebnisse mündeten in den Auftrag an die HZD, das Portfolio technisch umzusetzen. Derzeit kommt hierfür ein SharePoint-Teamraum zum Einsatz, der für einen ausgewählten Nutzerkreis eingerichtet wurde. Künftig wird dieser Nutzerkreis auf alle Beschäftigten der Landesverwaltung erweitert. Der bisher genutzte Teamraum wird in ein Fachverfahren übergehen – ebenfalls auf Basis von SharePoint. Jeder Nutzer der Domäne „itshessen“ kann sich dann umfassend über das IT-Portfolio informieren. Für Fragen oder Zugriffsberechtigungen auf Portfoliodaten sind die jeweils Verantwortlichen in den Ressorts zuständig. Jedes Ressort verwaltet seine Portfoliodaten in einer eigenen Unterseite.

Die Verfahrensübersichten enthalten mehr als 30 Merkmale zu jedem Verfahren. Mit der Überarbeitung wird die Datenerfassung an vielen Stellen sowohl vereinfacht als auch präzisiert. Dank einer Verknüpfung mit dem Active Directory – dem zentralen Verzeichnis des Landes Hessen – können fachliche und technische Ansprechpersonen sowie IT-Sicherheitsbeauftragte künftig direkt ausgewählt und erfasst werden. Für Angaben zu Dienststellen greift SharePoint auf die Inhalte des hessischen Dienststellenverzeichnisses zurück. Durch die hohe Qualität, die Aktualität und die einheitliche Form der Daten sind – in Kombination mit automatisierten SharePoint-Prozessen – anders als bisher vielfältige Auswertungen und Verknüpfungen mit anderen Datenquellen möglich. Auch den Anforderungen aus den Bereichen IT-Sicherheit und Datenschutz trägt die Überarbeitung Rechnung: Zu jedem Verfahren werden Angaben zu den Schutzzielen, der Aktualität des IT-Sicherheitskonzepts sowie dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abgefragt. Zu guter Letzt enthält das IT-Portfolio auch die Archivierungsmerkmale des Hessischen Landesarchivs. Diese sind ausschlaggebend dafür, ob der Verfahrensoutput – sprich die Daten, die ein Verfahren erzeugt – später tatsächlich einmal ins Archiv des Landes Hessens gelangt.

Grundlage für strategische IT-Planung

Das IT-Portfolio schafft Transparenz über die im Land eingesetzten Verfahren und bietet den Ressorts und der zentralen IT-Steuerung die Möglichkeit zu identifizieren, welche fachlichen oder querschnittlichen Bedarfe durch welche Anwendungen unterstützt werden können. So hat sich die Verfahrensliste bei der Frage bewährt, ob es in der Landesverwaltung bereits IT-Anwendungen zu bestimmten Anforderungen gibt. Durch eine vorherige Auswertung dieser Liste können Redundanzen erkannt und beseitigt oder von vornherein vermieden werden

Mit dem IT-Portfolio verfügt das Land über eine wertvolle Grundlage für fortschreitende Digitalisierungsbestrebungen. Als erprobtes ressortübergreifendes Datenökosystem leistet es neben der Bereitstellung von Datenquellen aus dem operativen Umfeld der HZD einen entscheidenden Beitrag für die IT-Bebauungsplanung. Diese soll nicht nur die IT-Landschaft des Landes in ihrem Ist-Zustand abbilden, sie ist auch Basis für die zukünftige Ausrichtung der IT entlang strategischer und operativer Ziele.

Autorin und Autor des Beitrags

Dirk Mehring
Enterprise Architekturmanagement
Ministerium für Digitalisierung und Innovation

Lejla Trtovac
Gesamtbetriebsleiterin SharePoint
HZD