Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen scheitert oft an der Hürde zwischen Fachanwendung und Archivsystem. Hier setzt der von der HZD konzipierte und entwickelte E-Akte-Adapter an: Er fungiert als intelligenter Hintergrundservice, der Dokumente aus Fachverfahren – wie aktuell dem Wohngeldverfahren eWoG – direkt in die E-Akte-Systeme der zuständigen Behörden überträgt. Der Clou dabei: Die Übertragung erfolgt vollautomatisch und ist für die Sachbearbeitenden in Echtzeit nachvollziehbar.
Flexibilität als Erfolgsfaktor
Ein besonderes Merkmal des Adapters ist seine hohe Flexibilität. Da jede Behörde individuelle Dokumentenstrukturen nutzt, wurde die Software so konzipiert, dass sie unterschiedliche Ordnungssysteme (Akte, Vorgang, Dokument) problemlos bedienen kann. Dank der Anbindung an das Netz des Bundes (NdB-VN) ist der Einsatz nicht nur auf Hessen beschränkt, sondern steht bundesweit allen Behörden offen.
Anbindung und Nachnutzung
Nach der erfolgreichen Pilotierung sind bereits drei hessische Wohngeldbehörden produktiv angebunden. Im ersten Quartal 2026 hat die Ausweitung auf weitere Standorte begonnen; aktuell befinden sich sechs Kommunen in der Testphase. Parallel läuft die Anbindung eines zusätzlichen Fachverfahrens für das Hessische Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt (HMLU).
Um die Lösung über die Landesgrenzen hinaus einfach zugänglich zu machen, ist eine Bereitstellung über den Marktplatz Deutschland Digital der Deutschen Verwaltungscloud (DVC) geplant. Damit schafft die HZD nachnutzbare Standards für eine digitale und vernetzte Verwaltung in Deutschland.