Gemeinsam beschaffen, gemeinsam profitieren

Ob Software, Rechenzentrumsleistungen oder Multifunktionsgeräte – während private Unternehmen oft langfristig und flexibel beschaffen können, ist die öffentliche Hand an das Vergaberecht gebunden. Umfangreiche Regelwerke definieren, wie Vergabeverfahren ablaufen müssen, von der Bedarfsermittlung über die Ausschreibung bis hin zur Zuschlagserteilung. Um diese komplexen Prozesse zu bündeln und zu professionalisieren, hat das Land Hessen mit dem Beschaffungsmanagementerlass (zuletzt aktualisiert im Dezember 2022) zentrale Einkaufsorganisationen im Land benannt: Während das Hessische Competence Center (HCC) für Non-IT-Güter und das HPT für polizeilichen Bedarf zuständig ist, erfolgt die landesweite Vergabe von IT-Leistungen über die HZD.

Zentrale Kompetenz für alles, was mit IT zu tun hat

Zu diesem Zweck betreibt die HZD eine eigene IT-Vergabestelle. Sie ist zentrale Anlaufstelle für alle Vergabeverfahren im IT-Bereich und übernimmt die vollständige Abwicklung – rechtssicher, transparent und abgestimmt auf die Bedarfe der Fachabteilungen. „Wir führen die Vergaben durch, begleiten die Fachabteilungen bei der Beschreibung der Leistung, beraten bei vergaberechtlichen Fragestellungen und übernehmen den gesamten Außenkontakt mit den Bietern“, erklärt Elly Ho, die die Vergabestelle in der HZD leitet.

Ziel ist es, Beschaffungen so effizient wie möglich umzusetzen, ohne die rechtlichen Anforderungen aus dem Blick zu verlieren. Gleichzeitig sorgt die Vergabestelle dafür, dass qualitative Anforderungen der Fachbereiche bestmöglich berücksichtigt werden. „Das Vergaberecht ist sehr formal und setzt klare Grenzen“, so Elly Ho. „Wir zeigen den rechtssichersten Weg auf, um die Bedarfe bestmöglich abzudecken.“

Meilenstein 2025: Rahmenvertrag für Multifunktionsgeräte

Wie anspruchsvoll diese Arbeit sein kann, zeigt ein aktuelles Beispiel aus der Praxis: die europaweite Ausschreibung eines landesweiten Rahmenvertrags für Multifunktionsgeräte. Mit der letzten Änderung des Beschaffungsmanagementerlasses ging die Zuständigkeit für diese Geräte vom HCC auf die HZD über. Ausgangspunkt war eine heterogene Situation: Über 50 unterschiedliche, laufende Verträge einzelner Dienststellen – verbunden mit der klaren Empfehlung des Hessischen Rechnungshofs, diese zu bündeln.

„Wir standen vor der Aufgabe, mehr als 50 bestehende Verträge zu einem einzigen Rahmenvertrag zusammenzuführen“, erinnert sich Evgeny Kovalenko, Vergabejurist in der IT-Vergabestelle der HZD. „Dabei mussten wir nicht nur das Vergaberecht beachten, sondern auch die sehr unterschiedlichen Anforderungen der Ressorts und Dienststellen berücksichtigen.“ Mit externer Unterstützung, die entsprechendes technisches Spezialwissen mitbrachte, wurden die Bedarfe aller Ressorts konsolidiert. Sie bildeten die Grundlage für eine detaillierte Leistungsbeschreibung und die europaweite Ausschreibung. Im Sommer 2025 erhielt der wirtschaftlichste Anbieter den Zuschlag. Seitdem können berechtigte Dienststellen des Landes Hessen Multifunktionsgeräte mit passgenauen Spezifikationen und Funktionen aus dem neuen Rahmenvertrag beziehen – sofern sie keinen eigenen Rahmenvertrag mehr haben. „Die ersten Bestellungen sind schnell bei uns eingetroffen. Wir gehen davon aus, dass sich viele Dienststellen aus dem Vertrag bedienen werden“, so Kovalenko. „Unser Ziel ist es, perspektivisch alle Bedarfe des Landes an Multifunktionsgeräten in einem einzigen Rahmenvertrag zusammenzuführen.“

Ein Service mit Mehrwert für alle

Das Beispiel zeigt, wie viel Koordinationsarbeit, juristisches Know-how und Abstimmung hinter erfolgreichen IT-Vergaben stecken und wie sinnvoll es ist, diese Kompetenz in einer zentralen Servicestelle zu bündeln. So sorgt die IT-Vergabestelle der HZD dafür, dass komplexe Beschaffungsvorhaben nicht zur Hürde werden, sondern zu einem echten Mehrwert für die Landesverwaltung.

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