Berichtswesen

Über das Modul AWM (Auswertungsmanager) oder den Berichtsassistenten können Berichte angelegt werden. In der Regel sind die Fachanwendungsbetreuer für die Definition neuer Berichte verantwortlich und aus diesem Grund wird im Anwenderhandbuch hierauf nicht weiter eingegangen.

Für die Sachbearbeitung steht zur Berichtsdefinition der Berichtsassistent zur Verfügung. Er wird über den Menüpunkt „Assistenten“, oder über das Kontextmenü beim Objekt bzw. Objekttyp aufgerufen. Die Bedienung ist in einem separaten Handbuch beschrieben.

Sachbearbeitern mit entsprechendem Recht steht im Navigator als Objekttyp das Modul „AWM und ATV“ zur Verfügung und sie können dort vorhandene Berichte ausführen. Im folgenden Kapitel werden die verschiedenen Varianten zum Ausführen eines Berichtes erläutert.

Nach Klick auf „Berichte“ werden alle Berichte des FIS aufgelistet. Sie können den Freigabestatus „FREI“ oder „ENTWURF“ haben. Vom Sachbearbeiter können nur die Berichte mit Status „FREI“ ausgeführt werden und die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf diese Berichte.

Das Kontextmenü zu einem Bericht hat folgende Auswahl:

Hinweis: Bei der Bearbeitung von Berichten sind die Regelungen innerhalb eines Verfahrens zu berücksichtigen. Ein Bericht kann ggf. technisch geändert werden, möglicherweise sind aber nur ein Teil der Mitarbeiter dazu berechtigt.

Befehl „Ausführen“

Bei einem ausgewählten Bericht wird durch Doppelklick oder das Betätigen der 
ENTER-Taste der Befehl „Ausführen“ ausgelöst. Hier gelangt man zunächst in die Maske „Bericht ausführen“, in der die Eigenschaften eines Berichtes verändert werden können.

Die Maske enthält folgende Felder:

Die Änderung der Nutzungsart und der weiteren Felder wirkt sich nur auf die einmalige Berichtsausführung aus – die Änderungen werden nicht dauerhaft gespeichert.

Über den Button „Bericht ausführen“ wird die Ausführung gestartet. Nach erstmaligem Ausführen wird das Auswertungsergebnis gespeichert und der Bericht kann neu ausgeführt werden, z.B. mit einer anderen Nutzungsart.

Durch das Anklicken von „Daten erneut abfragen“ wird die Abfrage neu ausgeführt und enthält die aktuellen Daten. 

Nutzungsart

Für die Nutzungsart stehen folgende Optionen zur Auswahl:

Es werden alle vorhandenen Optionen angezeigt, es sind aber nur die Optionen sinnvoll, die mit „Bericht“ beginnen. Bei anderer Auswahl wird eine Tabelle am Bildschirm ausgegeben.

Ausgabedatei – Ablageort definieren

Bei einigen Nutzungsarten werden die Daten in eine Datei geschrieben:

• BERICHT.ASCII
• BERICHT.EXCEL
• BERICHT.REPORT
• BERICHT.XML-DATEI

Der Anwender kann für diese Ausgabedateien einen lokalen Ablageort festlegen.

Dazu im Navigator über „Extras“ das Fenster „Einstellungen“ öffnen. Im Feld „Sonstige Daten“ den gewünschten Zielort für die Berichte eingeben. Die Dateien der Berichte werden nun generell dort abgelegt, auch wenn im Feld „Ausgabedatei“ des Berichtes keine Pfadbezeichnung vorhanden ist.

Feld Ausgabedatei im Bericht

In der Maske „Bericht ausführen“ kann im Feld „Ausgabedatei“

• Der ausgeführte Bericht zur Ablage einen anderen Namen bekommen. Der Name gilt nur für die aktuelle Berichtsausführung und ändert nicht den Namen des Berichtes
• Der Speicherort festgelegt werden. Dies ist notwendig, wenn der Bericht in einem anderen Verzeichnis gespeichert werden soll wie unter Extras/Einstellungen im Feld „Sonstige Daten“ definiert.

Die Angabe der Dateierweiterung ist nicht notwendig, sie wird durch die Nutzungsart des Berichts bestimmt, z.B. „xls“ bei BERICHT.EXCEL.

Bericht über Kontextmenü ausführen

Sofern eingerichtet, kann aus dem Kontextmenü zu einem Objekttypen über die Option „Bericht ausführen“ ein Bericht gestartet werden.