Seine Initialzündung erhielt der Dienst durch den Koalitionsvertrag, der für die hessische Legislaturperiode 2018-2023 geschlossen wurde. Dieser sah unter anderem die Einführung von freiem WLAN für Bürgerinnen und Bürger in hessischen Verwaltungseinrichtungen bis 2024 vor. Die Federführung zur Umsetzung übernahm die Hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung (HMinD), die wiederum die HZD als Partner für die Koordinierung der Umsetzung hinzuholte. Dabei sollte die HZD als Auftraggeber für die Einrichtung des sogenannten HessenWLAN in den Dienststellen fungieren. Mit dem technischen Part wurde ein externer Dienstleister beauftragt.
Trotz Hindernissen auf Kurs
Auf Grundlage einer Bedarfsschätzung, die auch die erwarteten Gäste- und Nutzerzahlen in den einzelnen Behörden berücksichtigte, wurde dafür zunächst eine Staffelplanung erstellt. Die hohe Anzahl an Dienststellen und die Notwendigkeit, Kapazitäten für vielerorts notwendige Verkabelungsarbeiten über bestehende Rahmenverträge abzubilden, entpuppten sich dabei als echte Herausforderung. Auch die durch die Ukraine-Krise bedingten Preisanstiege waren in der ursprünglichen Planung nicht vorhersehbar und mussten im Laufe der Umsetzung durch eine moderate Anpassung berücksichtigt werden. Möglich machte dies ein Erlass des Bundesinnenministeriums aufgrund der besonderen wirtschaftlichen Situation durch die Krise. Durch das Engagement aller Beteiligten konnten schließlich die benötigten Rahmenbedingungen geschaffen werden, um das Vorhaben Schritt für Schritt umzusetzen.
Flächendeckende Ausstattung in Hessen
Die Staffelplanung war ursprünglich auf rund 415 Dienststellen ausgelegt. Für über 90 Prozent dieser Dienststellen liegt ein Auftrag zur Ausstattung mit dem HessenWLAN vor, 271 Behörden sind bis Ende 2023 erfolgreich mit Hotspots ausgestattet. Aufgrund des Erfolgs wurde nachträglich ein weiterer Rahmenvertrag geschlossen, um auch die Bedarfe der hessischen Polizeidienststellen zu decken. Dafür gab es im September 2021 den Zuschlag. So sind weitere 156 Dienststellen der Polizei zur Staffelplanung hinzugekommen, von denen 132 Behörden den Auftrag zur Ausstattung mit HessenWLAN erteilt haben. Bei 63 wurden die Hotspots bis Dezember 2023 installiert.
Starthilfe zur Selbsthilfe
Eine zentrale Servicestelle, die bei der HZD angesiedelt ist, stand den Dienststellen während der Einführung als Kompetenzzentrum bei der Beauftragung und bei der Abwicklung mit Rat und Tat zur Seite. Sie übernahm zudem Aufgaben wie Rechnungserfassung oder Auszahlung der Fördergelder, betreute die Staffelplanung und eskalierte bei Problemen. Der erfolgreichen Informationsinitiative durch die Servicestelle ist es außerdem zu verdanken, dass sich viele zusätzliche Dienststellen dafür entschieden haben, HessenWLAN einzuführen.
Ende Mai 2024 läuft der aktuelle Rahmenvertrag aus. Bis dahin ist die Einführung von HessenWLAN weitestgehend abgeschlossen. Auch die Förderung endet damit. Aus diesem Grund wird die erfolgreiche Arbeit der Servicestelle eingestellt und der Dienst in die Selbständigkeit entlassen. Konkret bedeutet dies, dass die Dienststellen ab Juni 2024 Leistungen zu Errichtung und Betrieb von WLAN-Hotspots selbst abrufen können – die Servicestelle trifft dafür derzeit die Vorbereitungen.
Autoren des Beitrags
Martin Scheuermann
Bereichsleiter RZ Management & Prozesse bei der HZD
Alexander Rosen
Servicestelle HessenWLAN bei der HZD