Zentral beschaffen
Der „Konzern“ Land Hessen sah sich, genauso wie viele große privatwirtschaftliche Unternehmen, mit gewachsenen dezentralen Einkaufsstrukturen konfrontiert, die aus Sicht des Gesamtunternehmens zu unabgestimmten und uneinheitlichen Beschaffungen, hohen Einkaufspreisen und erheblichen Personalkosten führten. Ende 2005 traf daher das hessische Kabinett die strategische Entscheidung, der HZD die Aufgabe des zentralen Einkaufs für IT-Anlagen, IT-Geräte und IT-Dienstleistungen zu übertragen.
Wesentlich geprägt wird dieser Prozess durch klare vergaberechtskonforme und diskriminierungsfreie Verfahren, die durch die HZD-Vergabestelle in allen Phasen gewährleistet werden. Im Einzelfall heißt das u. a.:
- die zentrale Abstimmung und Umsetzung aller Beschaffungsanfragen
- die einheitliche Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften auf nationaler und europäischer Ebene unter Einbindung eines Compliance Managements
- die fortlaufende Überprüfung sinnvoller Bedarfszusammenfassungen und Ausschreibung von Rahmenverträgen für das IT-Standardangebot und die externen Dienstleistungen
Erfolgreiche IT-Beschaffung bedeutet unter Marktbeobachtung zwischen Bedarf und Angebot stets den richtigen Weg zu finden. Dieser Herausforderung stellt sich die HZD-Vergabestelle dauerhaft – alles mit dem klaren Ziel, die dem Land anvertrauten Ressourcen sparsam und effektiv einzusetzen.
Die HZD bündelt das Know-how für IT-Beschaffungen, sichert effiziente, regelkonforme und kostensparende Beschaffungsprozesse und entlastet damit die Dienststellen des Landes Hessen.
Zusammen mit ihren Kunden aus der Hessischen Landesverwaltung überprüft die HZD fortlaufend und unter Berücksichtigung sich ändernder Bedarfsumstände und Marktgegebenheiten die Möglichkeiten der sinnvollen Bedarfszusammenfassung und Standardisierung. Hierzu werden Rahmenverträge nach den geltenden vergaberechtlichen Vorschriften ausgeschrieben und den Kunden in der Regel über ein elektronisches Katalogsystem (E-Procurement) zur verbindlichen Nutzung zur Verfügung gestellt.
Darüber hinaus unterstützt die HZD ihre Kunden bei der Beschaffung von IT-Gütern und IT-Dienstleistungen, die aus wirtschaftlichen Erwägungen nicht sinnvoll "gebündelt“ werden können und deren Standardisierung aus strategischer Sicht nicht erforderlich ist. Auch hier führt die HZD die Vergabeverfahren in enger Abstimmung mit den betreffenden Kunden durch und stellt sicher, dass die relevanten Rechtsvorschriften eingehalten werden.